Gestión de documentos esenciales

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Los desastres (incendios, inundaciones, fallos técnicos o ciberataques) no solo destruyen infraestructuras. Ponen en riesgo la capacidad de una institución para seguir funcionando. La clave para asegurar la continuidad reside en identificar, digitalizar y proteger correctamente los documentos esenciales, es decir, los documentos que, en su caso, resultan críticos para la continuidad operativa.

Garantizar esta continuidad operativa depende en gran medida de la correcta identificación y protección de estos documentos esenciales.

Este artículo explica qué son, cómo identificarlos, cómo digitalizarlos correctamente y qué estrategias permiten preservarlos de forma segura.

¿Qué son los documentos esenciales?

Un documento esencial es aquel que permite asegurar la continuidad en el funcionamiento de una institución, salvaguardando el registro documental que apoya el funcionamiento de sus actividades en caso de desastre. Son indispensables para la toma de decisiones.
Podemos decir que los documentos esenciales son aquellos cuya pérdida impediría a una organización:

• Continuar su actividad con normalidad.
• Proteger derechos de la ciudadanía y del propio organismo.
• Cumplir obligaciones legales, financieras o administrativas.
• Probar decisiones, actuaciones o responsabilidades.

Aunque no existe una ley específica, el marco de referencia lo aportan:

• Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
• Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI)
• Esquema Nacional de Seguridad (ENS) para la conservación, integridad, disponibilidad y trazabilidad de los documentos electrónicos.

Estas normas permiten definir procedimientos, medidas de seguridad y requisitos de conservación.

Cómo identificar documentos esenciales

En primer lugar, la evaluación debe realizarla un comité especializado y basarse en riesgos y prioridades operativas. Los criterios más habituales incluyen:

• Directrices, estrategias y planes institucionales.
• Derechos de propiedad, contratos y convenios vigentes.
• Gestión de infraestructuras y bienes patrimoniales.
• Actas, decretos y resoluciones de órganos de gobierno.
• Expedientes con valor probatorio o de rendición de cuentas.

Es decir, los documentos esenciales son aquellos que aseguran la continuidad del funcionamiento de una institución u organismo y protegen sus intereses legales y financieros.

En este sentido, la organización podrá comparar qué documentos son verdaderamente críticos (y deben recibir mayor protección) y cuáles, aunque “importantes”, no revisten la misma prioridad.

Tabla comparativa: esencial vs. no esencial

Innegablemente, es importante poder discernir entre los documentos importantes y los documentos esenciales. Y es que sin los esenciales una institución no podría funcionar.

De acuerdo con esta premisa, el grupo de trabajo de archivos municipales de Murcia publicaron un artículo muy útil en el Boletín de ANABAD en el que proponían como documentos esenciales algunos de los que recogemos en la siguiente tabla:

Tipo de documento	Esencial	No esencial
Actas del Pleno	✔	✘
Cartelería informativa	✘	✔
Expedientes de contratación en vigor	✔	✘
Borradores internos no aprobados	✘	✔
Inventario actualizado de bienes	✔	✘

Ejemplos de series documentales esenciales (ámbito municipal)

Además, basado en el Grupo de Trabajo de Archivos Municipales de Murcia (2016), señalamos algunos ejemplos:

• Ordenanzas fiscales del último año.
• Actas del Pleno y Junta de Gobierno.
• Decretos de Alcaldía.
• Libros de registro de entrada y salida (últimos 2 años).
• Inventario municipal actualizado.
• Expedientes de contratación vigentes.
• Planes urbanísticos en vigor.
• Proyectos técnicos y planos de infraestructuras.
• Expedientes sancionadores en tramitación.
• Expedientes de personal activo y última nómina.
• Presupuesto general y contabilidad del año en curso.

Copia auténtica, trazabilidad y seguridad

En general, la digitalización de los planos de infraestructuras es imprescindible. Asegura el acceso a los proyectos técnicos de titularidad municipal, así como del resto de series expuestas.  Ahora bien, esta digitalización debe basarse en los conceptos de “copias de seguridad” y de “copia auténtica”.

Según la Política de Gestión de Documentos Electrónicos (2013):

1. Si el documento es en papel, debe crearse una copia electrónica auténtica por personal habilitado.
2. Debe conservarse junto al original hasta el dictamen de sustitución.
3. La copia debe almacenarse en repositorios seguros con:
   • Trazabilidad completa.
   • Gestión de accesos.
   • Copias de respaldo automatizadas.

Ventajas de externalizar el repositorio documental

Externalizar el repositorio documental permite disponer de un acceso online seguro con copias de seguridad automáticas, reduciendo tanto el riesgo técnico como el normativo. Además, facilita una operación más eficiente y escalable, al liberar a la organización de la gestión directa de la infraestructura y garantizar una continuidad de servicio más robusta.

En este sentido, nuestro Portal Áurea aporta un nivel adicional de control y consulta. Permite acceder a las series documentales definidas por el propio organismo, previsualizar documentos junto a sus metadatos normalizados conforme a ISAD(G), gestionar permisos diferenciados según perfiles y registrar todas las acciones en logs auditables. Esto convierte al Portal Áurea en un entorno seguro, trazable y adaptado a las necesidades reales de gestión documental.

Seguridad lógica y física

La preservación de documentos esenciales exige medidas combinadas:

Seguridad lógica

• Servidores seguros.
• Acceso controlado.
• Trazabilidad continua.
• Replicación geográfica.

Seguridad física

• Centros de datos con planes de continuidad.
• Sistemas automáticos de extinción por gas.
• Monitorización permanente.
• Infraestructuras certificadas ISO 27001 y RGPD.

En Normadat contamos con un CPD subterráneo tipo búnker y centros secundarios replicados.

Proceso recomendado: digitalizar, custodiar, preservar

1. Digitalizar mediante copia auténtica.
2. Custodiar en repositorios seguros, con trazabilidad y control de accesos.
3. Preservar durante el tiempo legal establecido.

Por eso, en la mayoría de los casos, la externalización es la opción más eficiente en términos técnicos, jurídicos y presupuestarios.

Errores comunes al gestionar documentos esenciales

• No diferenciar entre “importante” y realmente “esencial”.
• No mantener el inventario actualizado.
• No revisar los criterios tras cambios normativos.
• Confiar únicamente en copias locales o físicas.
• No documentar los accesos ni las acciones realizadas.

FAQ

1. ¿Es obligatorio identificar los documentos esenciales?
No existe una norma que lo obligue con esa denominación, pero hacerlo contribuye al cumplimiento de la normativa de gestión documental, conservación y seguridad (NTI, ENS, etc.).

2. ¿Quién debe definirlos?
La organización (comité interno o responsable documental) debe establecer la política, en función de sus propios riesgos, obligaciones y contexto.

3. ¿Cuánto tiempo deben preservarse?
Depende del calendario de conservación y de la normativa sectorial aplicable (archivística, patrimonial, administrativa) y debe definirse internamente.

4. ¿Es válida cualquier digitalización?
No. Debe ajustarse a los requisitos normativos y en su caso realizarse mediante copia auténtica o procedimiento equivalente según normativa pública.

5. ¿Es recomendable la externalización?
Sí, especialmente para garantizar seguridad, continuidad y cumplimiento normativo. Aunque no es universalmente obligatoria. La decisión debe adoptarse evaluando los riesgos técnicos, jurídicos y presupuestarios, y garantizando el cumplimiento de seguridad y conservación documental.

Si quieres saber más, mira esta ponencia de Normadat

Finalmente, puedes ampliar este contenido a través de una jornadas técnicas en las que participamos hablando sobre sobre documentos esenciales:
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Y, si aun te quedan dudas, siempre puedes hablar con nosotros directamente, estaremos encantados de escucharte.

Preguntas Frecuentes