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Imagina la oficina de una empresa o de un ayuntamiento y mezcla falta de planificación y de conocimiento con un poco de procrastinación. Resultado: una oficina llena de papeles, documentos apilados en estanterías al alcance de cualquiera o salas desbordadas llenas de cajas que ocupan más espacio que la propia sala de reuniones. Los papeles en empresa son un problema habitual que bien gestionado, tiene solución.
Las empresas, grandes y pequeñas, no son entes perfectamente organizados, que tienen todo planificado de antemano. La generación de información en cualquier organización comienza desde antes incluso de darla de alta en el registro mercantil. Los primeros documentos recogen la estrategia o los planes de negocio, los contratos legales, las licencias, etc. Desde este momento adquieren un valor importante por dos factores. Primero por la necesidad de consultarlos en cualquier instante para asegurar la continuidad del negocio. Segundo, por la obligación de conservarlos en condiciones óptimas durante por cuestiones legales o normativas específicas. Por desgracia es usual que no se tenga en cuenta esta perspectiva o visión de la empresa a medio y largo plazo. De este modo, estos papeles en empresa tan importantes comienzan a guardarse en los propios despachos (como mucho en alguna sala o almacén habilitado para ello).
La realidad de los documentos que generan los papeles en empresa
Cuando hablamos de documentos a secas nos referimos normalmente al soporte pape clásico. Por otra parte, existen documentos electrónicos, que pueden tener un origen en papel y haber sido digitalizados o bien haber sido creados por computadoras u otros dispositivos informáticos. Con los documentos electrónicos y los archivos (en formato texto, imagen, vídeo, audio…) suelen darse problemas como la duplicación, la pérdida por fallos en los equipos que los almacenan o la generación de carpetas y más carpetas que dificultan la búsqueda de los archivos que no se utilizan normalmente.
Respecto a los papeles en empresa, encontramos a diario situaciones como estas:
– Obligación de conservar algunos documentos:
Dependiendo de la tipología, algunos deben guardarse durante el tiempo que dure un proceso determinado (un contrato laboral) o durante décadas (como los contratos de hipotecas, por ejemplo).
– Deterioro de los archivos:
El papel sufre y se estropea por el paso del tiempo, pero también por las condiciones del lugar donde se guarde (humedad, incidencia de la luz, tipo de caja o archivador…), que lo vuelven amarillento, se resquebraja o la tinta desaparece.
– Uso de espacios:
Lo más normal es que los papeles en empresa se guarden en cajoneras, escritorios y muebles de oficina. Pero también se encuentran almacenes o sótanos con cajas apiladas que contienen la documentación de la empresa. Para profundizar en este punto conviene echar números (recomendamos solicitar un estudio gratuito de costes de custodia). En Madrid, el coste medio por metro cuadrado en una oficina alquilada oscila entre 10 y 30 €/m2 al mes. Si la documentación que se conserva ocupa 15 metros cuadrados, el coste anual de mantener la custodia internamente es de más de 5.000 € en los distritos donde hay más concentración de empresas. Cada organización debería evaluar este gasto sopesando el uso que se le da a la documentación ahí guardada y el coste de oportunidad que supone.
– Riesgos de la custodia documental:
Los riesgos más comunes son los producidos por averías en los edificios, como goteras, humedad o incendios. Las inclemencias meteorológicas también pueden generar los problemas anteriores. También es frecuente que haya pérdidas al cambiar de lugar el documento o por robo. Si no hay alguna medida de seguridad mínima, los riesgos de sufrir sustracciones son más elevados. Para ello, los controles de acceso y cámaras de vigilancia son fundamentales.
– Búsquedas infinitas:
Mientras que los expertos en archivística desarrollan sistemas de clasificación adaptados para que se pueda encontrar cualquier documento custodiado, la mayoría de empresas pueden demorarse horas buscando el papel que expresamente necesitan y que, una vez encontrado, quizá cambie de ubicación. En estos casos, localizar los papeles en empresa puede ser muy complicado.
Cuando te das cuenta de que algo está fallando, tu visión cambia:
¡No quiero que mi documentación esté apilada!
¡Tampoco quiero que mi documentación esté lejos de mis oficinas!
¡No quiero que mi documentación esté expuesta al sol, al fuego, al agua o al viento!
¡No quiero que mi documentación pueda ser vista por nadie que no sea yo!
Soluciones eficaces para evitar papeles en empresa
– Custodia:
Siempre es bueno consultar con expertos en archivística o documentación para mejorar las instalaciones de custodia. Pero, como hemos visto, en muchas ciudades el coste de mantener instalaciones de esta clase internamente es altísimo. Por eso, la mejor opción es externalizar el servicio. De esta forma se solucionan varios de los problemas comentados. Los riesgos se minimizan cuando el proveedor de custodia tiene las instalaciones adecuadas. Son claves los Sistemas de seguridad y accesos limitados, con sistemas de extinción de incendios por gas inocuo. También muy necesarios son la utilización de armarios compactos que protegen de la luz, la humedad y el agua.
Como es habitual, a mayor número de cajas que se custodien, menor coste unitario. Aun así, por nuestra experiencia y, a pesar de que haya bajado el precio del suelo durante los años de crisis, aunque se externalice este servicio con pocas cajas, suele salir más barato que mantenerlas en las dependencias de la propia empresa. Un ahorro de costes y una disminución de riesgos simultánea… difícil de rechazar. Como vemos, gestionar los papeles en empresa puede ser muy eficaz y productivo si se aborda bien.
– Digitalización:
La mejor manera de luchar contra el deterioro o la pérdida de documentos. Además de tener copias digitales disponibles en cualquier ordenador con acceso habilitado, los métodos modernos de digitalización permiten indexar los documentos, extrayendo patrones, tipologías de datos, reconocimiento de firmas, etc.
– Expurgo:
Deshacerse de aquellos escritos en formato papel que ya no son útiles o han perdido vigencia es una forma inteligente de ahorrar recursos y dejar de amontonarlos en cajones, mesas y estanterías. Para aquellos soportes que incluyan información delicada o privada, la mejor opción es la destrucción certificada, que garantiza la completa eliminación de los documentos y la información que contienen (sin posibilidad de reconstrucción) cumpliendo la LOPD y su posterior reciclaje respetando el medioambiente.
Últimos consejos de ingeniería documental para gestionar los papeles en empresa
Pedir presupuesto a varios proveedores de custodia, digitalización o expurgo de documentación, comparar precios y prestaciones (las diferencias en custodia se dan por factores como la seguridad, el sistema de extinción de incendios o la apilación de cajas). Porque aunque se trate de documentación que no suele usarse, de vez en cuando se necesita tener a mano, y más si contiene información importante que no puede deteriorarse, perderse o eliminarse aún.
Normadat es especialista en evitar papeles en empresa
En Normadat nos encargamos del ciclo completo para la digitalización de los documentos, desde la recogida de la información hasta la optimización de los procesos de negocio. Podemos realizar proyectos puntuales de digitalización o end-to-end para evitar papeles en empresa.
Preguntas Frecuentes
Los problemas más comunes incluyen la ocupación excesiva de espacio físico, el deterioro de los archivos por el paso del tiempo o malas condiciones de almacenamiento, y las búsquedas infinitas para localizar documentos. También existen riesgos como pérdidas por fallos estructurales o robo, y la dificultad para cumplir con las obligaciones de conservación legal.
Es crucial para asegurar la continuidad del negocio, ya que documentos como estrategias, planes de negocio o contratos legales pueden necesitar ser consultados en cualquier instante. Además, existen obligaciones legales y normativas específicas que exigen la conservación de ciertos papeles en condiciones óptimas durante años o incluso décadas.
El artículo sugiere tres soluciones principales: la custodia externa, la digitalización y el expurgo. La custodia profesional ayuda a minimizar riesgos y optimizar el espacio, la digitalización combate el deterioro y facilita el acceso, y el expurgo permite deshacerse de documentos obsoletos de forma segura.
La externalización del servicio de custodia minimiza los riesgos de deterioro, pérdida o robo, ya que los proveedores cuentan con instalaciones adecuadas y sistemas de seguridad avanzados. Además, suele resultar más económico que mantener el almacenamiento internamente, liberando espacio valioso en la oficina y reduciendo costes operativos.
La digitalización combate el deterioro y la pérdida de documentos físicos, ofreciendo copias digitales disponibles desde cualquier ordenador con acceso habilitado. Permite indexar documentos, extraer patrones y reconocer firmas, lo que facilita enormemente la búsqueda y gestión de la información.
