Sistema de gestión documental: qué es, cómo funciona y para qué sirve

24 de octubre de 2023

En esta era de la información, las empresas se enfrentan a un desafío constante: la gestión eficiente de una gran cantidad de documentos y datos.

En este contexto, un sistema de gestión documental, conocido como DMS por sus siglas en inglés (Document Management System), surge como una solución fundamental. Este tipo de sistemas se han convertido en una pieza clave para las organizaciones que desean mantener la información organizada, segura y accesible.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es una herramienta que facilita el almacenamiento, administración y control del flujo de documentos dentro de una organización. Su principal objetivo es organizar documentos e imágenes digitales en una ubicación centralizada, accesible de manera eficiente a los empleados. Esta definición se basa en la necesidad de mantener la información ordenada y disponible en el ámbito empresarial donde la generación de datos crece exponencialmente y los métodos tradicionales de almacenamiento resultan insuficientes.

En concreto, implementar un sistema de gestión documental es un paso crítico en la transición hacia la digitalización. Esto implica convertir documentos en papel en versiones digitales. Aunque el proceso de digitalización puede ser un desafío, una planificación cuidadosa y organizada es esencial para aprovechar al máximo las capacidades del sistema.

Para qué sirve un sistema de gestión documental

Veamos las funciones implícitas más importantes de un sistema de gestión documental:

Digitalización de documentos

Ciertamente, en papel es el primer paso al implementar un sistema de gestión documental. Mediante el uso de escáneres, los documentos físicos se transforman en versiones digitales que se almacenan en un repositorio central. A pesar de la inversión de tiempo y recursos que esto conlleva, la digitalización es esencial para liberar el potencial de un DMS. Transformar documentos físicos en archivos digitales permite una gestión más eficiente, búsqueda rápida y un acceso simplificado para todos los empleados. Por cierto, NORMADAT ofrece la realización de este proceso con escáneres de alta producción.

Localización central

En la mayoría de las empresas, la información llega y fluye a través de múltiples canales y sistemas, lo que resulta en grandes volúmenes de datos desorganizados y dispersos. Un sistema de gestión documental resuelve este problema al almacenar y organizar toda la información generada en la rutina diaria de la empresa en un único lugar central. La empresa tiene control total sobre quiénes pueden acceder a estos documentos, gracias a la asignación de permisos. Esta centralización simplifica el flujo de trabajo al eliminar la necesidad de buscar documentos en redes de carpetas dispersas.

Mejora del flujo de trabajo

En efecto, un DMS puede transformar los flujos de trabajo en procesos más productivos y eficientes. La automatización de tareas, como recordatorios, flujos de aprobación y seguimiento de procesos, proporciona una visión global de las actividades de la empresa. Esto permite el seguimiento de tareas en curso, la identificación de tareas completadas y la automatización de aquellas repetitivas, lo que ahorra tiempo y recursos.

Seguridad de la información, clave en un sistema de gestión documental

Sin duda, la seguridad de la información es una preocupación fundamental para las empresas. Muchas aún almacenan documentos en papel, lo que aumenta el riesgo de pérdida o daño. Los DMS resuelven este problema al crear copias digitales de los documentos en papel, reduciendo significativamente el riesgo de pérdida. Además, estos sistemas pueden ofrecer capacidades de recuperación de datos en caso de desastre, garantizando que la información crítica esté resguardada de manera segura.

Compartir documentos

Asimismo, la necesidad de compartir documentos es común en el entorno empresarial. Los sistemas de gestión documental simplifican esta tarea. Permiten la creación de grupos de trabajo y el acceso ilimitado a la ubicación central, lo que facilita la distribución de documentos tanto interna como externamente. La colaboración con grupos externos, como proveedores y clientes, se vuelve más fluida y elimina la necesidad de usar unidades USB o enviar múltiples versiones de documentos por correo electrónico.

Colaboración documental

Algunos sistemas de gestión documental permiten a varias personas trabajar en un documento simultáneamente mientras este se encuentra en la ubicación central. Esto facilita la colaboración y el intercambio de ideas entre los empleados. Sin embargo, para que la colaboración documental sea efectiva, es crucial que el sistema de gestión documental esté completamente integrado en la organización y que se aborden los desafíos comunes que pueden surgir.

Control de versiones

Por otro lado, el control de versiones es otro desafío común en las organizaciones. La falta de control puede llevar a que los empleados trabajen en versiones incorrectas de documentos, lo que puede ser costoso y desorganizado.

Los sistemas de gestión documental abordan este problema proporcionando un historial de versiones que permite el acceso a cualquier edición anterior del documento. Esto facilita la recuperación, modificación o eliminación de información, garantizando la integridad de los documentos.

¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental funciona como un repositorio centralizado que almacena y administra documentos digitalizados, controla el flujo de información dentro de una organización y facilita el acceso a la información según las necesidades de los usuarios. Por igual, puede dotar de inteligencia a los documentos mediante la parametrización de información relevante, lo que permite la automatización de procesos. Antes, tales pasos requerían tediosas tareas de organización de la información.

Desde luego, un aspecto fundamental de la funcionalidad de un sistema de gestión documental es la automatización del mantenimiento normativo. En el ámbito legal, un sistema inteligente de gestión documental permite asociar a un documento información como su periodo de vigencia, fecha de vencimiento, resultados de inspecciones, y otros datos relevantes. Esto posibilita la creación automática de calendarios y planes normativos, la programación de alarmas y la ejecución de notificaciones. Incluso, al combinarlo con una base de datos de activos, se pueden asociar documentos a los activos que respaldan, permitiendo la creación de mapas de control del estado legal de dichos activos.

También es posible integrar el sistema de gestión documental con un sistema de gestión de mantenimiento de activos, lo que facilita la generación automática de órdenes de trabajo para próximas inspecciones. Esta retroalimentación entre sistemas optimiza la gestión del mantenimiento normativo y reduce la carga administrativa. Al mismo tiempo, se disminuyen los incumplimientos normativos y los requerimientos administrativos, proporcionando a la empresa herramientas poderosas para la gestión técnica y la toma de decisiones estratégicas en cuanto a la legalización de activos y su impacto en el valor patrimonial.

Pasos de la gestión documental

La gestión documental es un proceso continuo y dinámico en el que los directores toman decisiones sobre la información producida por una organización, evaluando su valor actual y futuro para los usuarios. A continuación, describimos las etapas clave de la gestión documental:

  • Planeación. En esta fase, se establecen normas y protocolos de gestión documental, se categorizan los documentos, se define su importancia y se implementan estrategias para la producción, categorización, digitalización y almacenamiento de documentos.
  • Producción. En esta etapa se evalúa, categoriza y da ingreso a los documentos según su relevancia. Se utilizan herramientas tecnológicas para optimizar el proceso.
  • Trámite. Se gestiona la influencia de cada tipo de documento dentro y fuera de la organización, verificando la calidad, la importancia y la facilidad de acceso.
  • Organización. Se revisan, valorizan, organizan, categorizan y almacenan los documentos de acuerdo con lineamientos de gestión documental.
  • Transferencia. Aquí se consideran los tiempos de conservación, formatos, migración y conversión de documentos, utilizando instrumentos archivísticos como tablas de valoración documental.
  • Disposición. Se determina el ciclo vital de los documentos y se establecen parámetros para conservar, eliminar o digitalizar documentos.
  • Preservación. En esta etapa, se busca conservar los documentos a largo plazo, definiendo los medios y formatos de cada uno.
  • Valoración. Se evalúa constantemente el valor de cada documento, priorizando los más importantes y analizando si los documentos secundarios deben mantenerse o eliminarse.

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  • Tratamiento y gestión de facturas de proveedores mediante un portal.
  • Digitalización e indexación de documentos.
  • Custodia de backup.
  • Tratamiento de archivos y bibliotecas.

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