Preguntas frecuentes sobre las notificaciones electrónicas de la administración pública

29 de febrero de 2024
por Isabel

Como su denominación lo indica, las notificaciones electrónicas obligatorias son aquellas comunicaciones oficiales que los organismos de la Administración Pública dirigen a empresas, entidades y personas físicas, por vía telemática. Dichas comunicaciones tienen total validez legal y pueden estar relacionadas con procesos abiertos o trámites en los que están involucradas las personas notificadas.

En esta ocasión, desde NORMADAT quisimos hacer una recopilación de las preguntas más frecuentes de los usuarios respecto a las NEO. En particular de aquellas emanadas por la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social.

¿Cuál ley regula las comunicaciones y notificaciones electrónicas?

Para empezar, las comunicaciones  y notificaciones electrónicas tienen fundamento en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Este instrumento legal derogó la Ley 11/2007 y de forma parcial el Real Decreto 1671/2009. En consecuencia, estableció el uso de medios electrónicos de forma obligatoria para las personas jurídicas y entidades sin personalidad. Mientras que las personas físicas pueden elegir este tipo de  notificaciones de forma voluntaria en sus relaciones con la Administración. La citada Ley entró en vigor el 2 de octubre de 2016.

¿Quiénes están obligados a acogerse a estas notificaciones?

En concreto, el Artículo 14 de la citada Ley especifica a los sujetos obligados a relacionarse con las AAPP de forma electrónica son:

  • Personas jurídicas.
  • Entidades sin personalidad jurídica.
  • Aquellos que ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de tal  actividad profesional. Incluso, los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
  • Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la AP.
  • Por supuesto, también están obligados  a usar estos medios los empleados de las Administraciones Públicas para realizar trámites y actuaciones con ellas, dada su condición de empleado público y tal como lo determine la propia Administración.
  • Asimismo, las Administraciones podrán establecer reglamentariamente la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para procedimientos específicos y para determinados colectivos de personas físicas que por razones de capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos así lo amerite.

¿Cómo puedo enterarme de las notificaciones?

Al respecto, el interesado debe registrarse en la sede electrónica del organismo de AP e identificar un dispositivo electrónico y/o una dirección de email mediante la que la entidad enviará los avisos.

En sí, lo que recibirá el interesado en su dispositivo o email es un aviso de carácter únicamente informativo. A la notificación completa con sus detalles y requerimientos de documentos y/o trámites sólo podrá acceder en la plataforma de la Administración Pública emisora. Igualmente, puede hacerlo mediante el punto de acceso general de la Administración General del Estado (notificaciones.060.es), a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH). Cabe destacar que al tener acceso esta notificación completa, se entenderá que la persona está compareciendo ante el organismo público por vía telemática. En el mismo momento, conocerá las notificaciones electrónicas pendientes.

Si el interesado no proporciona dirección de email alguna o no configura un dispositivo para la recepción de los avisos, tendrá que revisar su cuenta abierta en las entidades de la Administración Pública con las que esté relacionado. Bien sea, la AEAT, el ayuntamiento del municipio, DGT, etc.

Por cierto, las Administraciones están obligadas a cursar las notificaciones dentro de un plazo de 10 días a partir de la fecha en que se dicte el acto. Entonces, te recomendamos revisar tu correo o tus cuentas en dichos organismos con idéntica frecuencia.

¿Quiénes están obligados a recibir notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria?

Además de los indicados arriba, tienen la obligación de recibir notificaciones electrónicas de la AEAT aquellos contribuyentes que:

  • Estén inscritos en el Registro de Grandes Empresas.
  • Tributen en el Régimen de Consolidación Fiscal del Impuesto sobre Sociedades.
  • Por igual, quienes aporten tributos en el Régimen especial del Grupo de Entidades del IVA.
  • Quienes están inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME).

A propósito, el interesado tendrá  acceso a las notificaciones de la AEAT desde la sede electrónica del organismo (sede.agenciatributaria.gob.es), accediendo al «Área personal» y luego al apartado Mis notificaciones. Como dijimos, también puede hacerlo a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú).

¿Qué puede comunicar la AEAT por vía telemática?

En particular, las personas y entidades antes nombradas tendrán la obligación de recibir por vía electrónica todas las notificaciones remitidas por la Agencia Tributaria en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior. Así como también en procedimientos de gestión recaudatoria de los recursos de otros Entes y Administraciones Públicas de acuerdo a su competencia. De hecho, la notificación electrónica será la forma habitual de notificación de las actuaciones de la Agencia Tributaria en estos casos.

Aun así, la AET podrá recurrir a medios no electrónicos cuando:

  • La comunicación o notificación se haga con ocasión de la comparecencia espontánea del obligado o su representante en las oficinas de la entidad y solicite la comunicación o notificación personal al momento.
  • Se quiera asegurar la eficacia de la actuación administrativa practicando la notificación mediante entrega directa por parte de un empleado de la AEAT.

Sin embargo, la Agencia no emitirá de forma electrónica las comunicaciones y notificaciones que vayan acompañadas de elementos no susceptibles de conversión en formato electrónico. Lo mismo aplica para las que deban practicarse personalmente o las que contengan medios de pago a favor de los obligados tributarios (cheques).

Tampoco lo hará en casos de participación telemática en procedimientos de enajenación de bienes desarrollados por los órganos de recaudación de la AEAT.

Del mismo modo, no se notificarán telemáticamente  las comunicaciones dirigidas a entidades de crédito en los supuestos de:

  • Estar adheridas al procedimiento para efectuar por medios telemáticos el embargo en cuentas.
  • Actuar como entidades colaboradoras en la gestión recaudatoria de la Agencia Tributaria.
  • Que estén adheridas al procedimiento electrónico para el intercambio de ficheros entre la AET y las entidades de crédito, en el ámbito de las obligaciones de información a la Administración tributaria referidos a extractos normalizados de cuentas corrientes.

¿A qué aplican las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social?

Según el Artículo 2 de la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, las disposiciones de dicha regulación aplican a las notificaciones y comunicaciones electrónicas dirigidas a personas físicas, empresas o entes sin personalidad jurídica que sean sujetos de relaciones jurídicas con la Administración de la Seguridad Social. Específicamente, a lo relacionado con: inscripción de compañías, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización, recaudación y prestaciones, así como respecto a cualquier otra relación jurídica con la Seguridad Social.

En el caso de las mutuas que colaboran con la Seguridad Social, estas deben incorporarse al sistema de notificación electrónica regulado en la citada orden. La forma de recibir las notificaciones será mediante comparecencia en la SEDESS (Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones), desde la fecha en que se autorice su constitución.

¿Quiénes deben recibir notificaciones electrónicas de la Administración de la Seguridad Social?

Por otro lado, el Artículo 4 de la referida orden determina que están obligados a recibir notificaciones y comunicaciones que les dirija la Seguridad Social:

  • Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica, así como quienes ejercen actividades profesionales para la que se exija colegiación obligatoria. Esto aplica cuando la notificación o comunicación se genere por razón del ejercicio de tales actividades.
  • Las personas físicas no incluidas en el grupo anterior y que deban incorporarse al Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social (Sistema RED). También, aquellas que, sin estar obligadas, se adhieran voluntariamente a este. Estas últimas quedarán obligadas a comparecer en la SEDESS para acceder a las notificaciones desde su incorporación efectiva al Sistema RED.
  • De igual manera, las personas físicas no incluidas en los grupos anteriores que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones. Especialmente si tales prestaciones son por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
  • Quienes estén inscritos en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social como apoderados para recibir notificaciones y comunicaciones de la Seguridad Social. O los que ostenten un poder general inscrito en el Registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado. Aun cuando sus poderdantes no estén obligados a relacionarse electrónicamente con esta.

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