Cómo mejorar la gestión de notificaciones electrónicas

19 de febrero de 2024

Como consecuencia de la revolución digital, las empresas y la Administración Pública están cambiando su forma de comunicarse y agilizando sus procesos. Al respecto, los recursos y soluciones tecnológicas son indispensables para garantizar la operatividad y competitividad de las compañías. Incluso, son necesarios para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones fiscales y tributarias. Esto se debe a que todas las Administraciones Públicas cambiaron su forma de notificar, pasando de la carta certificada a la notificación electrónica por comparecencia. Tal evolución obliga a toda organización a contar con un sistema efectivo para la gestión de notificaciones electrónicas.

¿Por qué necesitas una solución de gestión de notificaciones electrónicas?

Como dijimos, los organismos de la Administración Pública española como la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social o la Dirección General de Tránsito, envían sus notificaciones por vía telemática. Por tanto, el personal administrativo de las empresas debe revisar constantemente las bandejas de entrada de correos. Es importante recordar que el plazo límite para la recogida después de su recepción, descarga y certificación mediante procesos de autenticación y otros procesos es de 10 días. Todos estos trámites demandan mucho tiempo y recursos si se ejecutan de forma manual. Entonces, si el volumen de notificaciones es alto, la empresa corre el riesgo de imposición de multas por incumplimiento de plazos o por no confirmar su recepción.

Cabe destacar que la digitalización de los procesos en las Administraciones Públicas (AAPP) contribuye de manera decisiva a reducir el uso del papel. En este sentido, los artículos 40 a 46 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas regulan las formas en que deben realizarse las notificaciones de resoluciones y actos administrativos. Dicho instrumento legal establece la obligación de los organismos oficiales de transmitir notificaciones por vía telemática. Más aún, prevé que la persona objeto del acto o trámite administrativo debe comparecer vía electrónica. Tal disposición dio origen a las NEO o Notificaciones Electrónicas Obligatorias.

Este texto legal se suma a las Normas Técnicas de Interoperabilidad reguladas en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.

¿Qué son las Notificaciones Electrónicas Obligatorias?

En concreto, las notificaciones emanadas de las AAPP a personas físicas o jurídicas han de enviarse dentro de los diez días contados desde fecha en que haya sido dictado el acto. Estas deben contener el texto completo de la resolución. Por igual, el ciudadano o empresa involucrada podrá responder si da por finiquitada la vía administrativa. En función de ello, está en el deber de presentar los recursos judiciales y administrativos, el organismo ante el que debe presentarlos y el plazo para hacerlo. Tal acción no impide que el notificado presente otro recurso que considere relevante. De allí, que las notificaciones pueden corresponder a actuaciones y procedimientos de la AEA y hasta con multas por infracciones de tránsito.

Ciertamente, el artículo 41.1 de la citada Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas determina que: “Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía.” Aunque en algunos casos excepcionales podrían enviarse por medios no electrónicos.

En resumen, las NEO son los anuncios emitidos desde la sede electrónica de las AAPP destinados a determinadas personas o entidades públicas o privadas. Su propósito es comunicarles sobre procesos abiertos en los que están involucrados.

¿Cómo se hace llegar la notificación?

Para recibir las NEO, el interesado debe identificar un dispositivo electrónico y/o suministrar una dirección de email. Ambos elementos permitirán el envío de tales anuncios, aunque no para la práctica de notificaciones en su totalidad.

Es decir, el ciudadano o empresa solo recibirá un aviso informativo de la existencia de tal notificación mediante su dispositivo o email. Sin embargo, para acceder a la misma, debe entrar a plataforma de la AP emisora de la notificación. También puede hacerlo a través del punto de acceso general de la Administración General del Estado (notificaciones.060.es), empleando la Dirección Electrónica Habilitada (DEH). Esta es la forma de comparecer ante el ente público por vía telemática.

Por el contrario, si el interesado no suministra su dirección de email o no configura dispositivo alguno para recibir los avisos, debe revisar frecuentemente su cuenta abierta en las entidades de la AAPP con las que se relacione. Ya sea, la AEAT, la DGT, el gobierno de su comunidad autónoma, municipio etc. Como mínimo, esta revisión debe hacerla cada diez días.

¿Quiénes reciben y deben gestionar las notificaciones electrónicas?

En concreto, el artículo 14.2 de la citada ley establece que:

“… estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.”

Es pertinente aclarar que cada AP está facultada para decidir la obligación de relacionarse con ella por vía electrónica para determinados procedimientos. A propósito, deben cumplir con tal disposición los colectivos de personas físicas que en razón de su capacidad económica, técnica o por su área profesional, entre otros aspectos, tengan acceso a recursos y soluciones que faciliten la comunicación telemática.

¿Cómo mejorar la gestión de notificaciones electrónicas obligatorias?

A pesar del avance que significó la Ley 39/2015 en cuanto a la agilización de trámites con AAPP, para muchas empresas de gran tamaño resulta complejo hacerse cargo de la gestión de notificaciones electrónicas. Más aún en el caso de organizaciones con comerciales o técnicos en movilidad, ya sea en coche particular o corporativo. En estos casos, puede que ni se enteren en qué momento han cometido una infracción captada por una cámara de vigilancia. Lo cierto es que, al no consultar el portal de la DGT constantemente no sabrán que cursa una multa que deben recurrir o pagar.

Por razones como esta los departamentos administrativos de tales empresas se ven obligadas a gestionar tanto las NEO propias de su operación, como las de sus empleados. Y lo que es peor: terminan pagando sanciones por incumplimiento, lo que afecta la rentabilidad. ¿Esto ocurre en tu organización? Es tiempo de probar el Servicio de Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias de NORMADAT.

¿En qué consiste nuestra solución?

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  • De igual forma, realizamos la configuración de los permisos de acceso a notificaciones con logs de acceso y uso. Esto proporciona control y seguridad totales.
  • Disponemos de un panel de control mediante el que gestionamos todas las NEO enviadas a tu empresa y canalizamos su trámite. Así podemos controlar el volumen de notificaciones y la relación de usuarios receptores.
  • Monitorizamos todas las plataformas de AAPP con las que tu compañía tiene relaciones. De esta manera, podemos garantizar que gestionamos el 100% de las NEO.
  • A todo lo anterior, debemos sumar que la solución de NORMADAT admite integraciones con repositorios de cliente y facilita una curva de aprendizaje en razón de su matriz de decisiones completamente configurable. Por si fuera poco, los usuarios tienen a disposición un panel de control propio mediante el que podrán solicitar cualquier acción.
  • El servicio incluye resolver inconvenientes como la falta de datos, duplicados y otros.
  • ¡Y esto no es todo! Porque la solución de gestión de notificaciones electrónicas de NORMADAT cuenta con una matriz de delegación que prevé toda la casuística en esta actividad. Aún en ausencia de los obligados por vacaciones, cambios de departamento, bajas, jubilaciones y otras.
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