Cómo proteger información confidencial de una empresa

25 de agosto de 2023

Sin duda, la información es un activo invaluable en el dinámico entorno empresarial actual.

Desde los detalles operativos cotidianos hasta las estrategias de negocio más confidenciales, los datos impulsan cada aspecto de una empresa. No obstante, junto con esta creciente dependencia de la información surge la necesidad crítica de protegerla de amenazas potenciales. Ahora bien, ¿cómo proteger información confidencial de una empresa sin sacrificar su accesibilidad para las personas pertinentes? Es lo que trataremos de explicar a continuación.

¿Qué son los datos confidenciales de una empresa? En el ámbito de cualquier empresa, ya sea pequeña, mediana, emergente o una corporación multinacional, los datos confidenciales representan el núcleo mismo de su operación. Estos datos concentran información interna sensible que no debe ser divulgada sin la debida autorización. Van más allá de la simple información privada de la empresa, llegando a abarcar los secretos comerciales, propiedad intelectual, planes estratégicos y datos de clientes y empleados.

Desde esta perspectiva, la categorización precisa de estos datos confidenciales es fundamental. Cada empresa tendrá su propia definición de lo que es crítico para su funcionamiento y éxito para determinar cómo proteger información confidencial. Algunos datos pueden ser vitales para la continuidad operativa, mientras que otros podrían tener un impacto sustancial en la competitividad y la reputación. Bajo acuerdos de confidencialidad y mandatos legales, los datos confidenciales también incluyen información privada de clientes y empleados sometida a regulaciones de protección de datos.

¿Cómo proteger información confidencial manteniendo su accesibilidad por las personas pertinentes?

Aunque resulte paradójico, proteger información confidencial consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre la seguridad y la accesibilidad. Limitar el acceso a datos sensibles es crucial para prevenir fugas y amenazas internas. Pero, en el mismo momento, es esencial que las personas pertinentes puedan acceder a la información cuando sea necesario para realizar sus tareas. A continuación, resumiremos algunas estrategias clave para lograr este sensible equilibrio:

Clasificación inteligente y evaluación de la seguridad actual

El primer paso hacia una protección efectiva de la información confidencial es la clasificación minuciosa. Determinar qué datos son críticos, valiosos, confidenciales o públicos permite una comprensión clara de qué información requiere una protección más rigurosa. Esta clasificación también orienta la asignación de recursos para salvaguardar los datos en función de su importancia.

Además, es esencial evaluar el estado actual de la seguridad de la información en la empresa. Esto implica identificar las amenazas y riesgos a los que se enfrenta la información confidencial y analizar las medidas de seguridad ya implementadas. Solo al tener un panorama completo de la situación actual, se pueden tomar decisiones informadas sobre las mejoras necesarias.

Análisis de riesgos y probabilidades

Una vez clasificados los datos y evaluadas las medidas de seguridad existentes, es tiempo de realizar un análisis de riesgos detallado. En concreto, esto exige identificar las amenazas potenciales y evaluar su probabilidad e impacto. Los mapas de riesgos pueden ofrecer una visualización clara de las amenazas y las áreas donde se necesita intervención.

Este análisis de riesgos proporciona la base para determinar las medidas de seguridad adecuadas que logren reducir dichas amenazas. Por igual, comprender la probabilidad e impacto de cada riesgo ayuda a priorizar las inversiones en seguridad y a tomar decisiones fundamentadas sobre cómo mejorar la protección de los datos confidenciales.

Implementación de políticas de seguridad de la información

Asimismo, las políticas de seguridad de la información son la base de la protección de datos confidenciales. Estas políticas definen las pautas y los procedimientos para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. La implementación efectiva de estas políticas requiere medidas técnicas y organizativas coordinadas.

Es fundamental adaptar las políticas de seguridad a la naturaleza y las necesidades específicas de la empresa. Esto puede implicar la adopción de estándares reconocidos, como ISO 27001 ISO 27002, que proporcionan marcos sólidos para la gestión de la seguridad de la información.

Control de accesos y cifrado para proteger información confidencial

Ciertamente, el control de accesos es crítico para proteger información confidencial. Aplicar el principio del «mínimo privilegio» asegura que solo el personal autorizado pueda acceder a datos específicos según sus funciones. Puedes lograrlo mediante la asignación de roles y perfiles, además de sistemas de autenticación sólidos, como contraseñas seguras y autenticación de dos factores.

En resumen, el cifrado actúa como un escudo virtual para los datos confidenciales. Mediante la conversión de la información en un formato ilegible sin la clave de descifrado correspondiente, el cifrado asegura que, incluso si los datos son interceptados, permanezcan inaccesibles para los intrusos. El cifrado se aplica a archivos, dispositivos y comunicaciones, ofreciendo una capa adicional de seguridad para proteger los datos sensibles.

 

Copia de seguridad y recuperación ante desastres

Desde luego, las estrategias de copia de seguridad y recuperación ante desastres también son vitales para garantizar la disponibilidad de la información confidencial. Las copias de seguridad periódicas crean duplicados de los datos esenciales, lo que permite restaurarlos en caso de pérdida, daño o eliminación accidental. Estas copias deben almacenarse en ubicaciones seguras, fuera del alcance de eventos catastróficos.

Por otro lado, los planes de recuperación ante desastres (DRP) establecen cómo la empresa reaccionará y recuperará sus operaciones en caso de incidentes graves. Esto incluye la restauración de sistemas, aplicaciones y datos críticos en el menor tiempo posible. Las pruebas regulares de estos planes son fundamentales para garantizar su eficacia cuando surgen situaciones de crisis.

¿Es posible recurrir a un proveedor externo para proteger información confidencial?

En efecto, muchas empresas se preguntan si es posible proteger información confidencial con ayuda de un proveedor externo.

Afortunadamente, existen soluciones que pueden ayudar a enfrentar este reto de manera eficaz:

Copias de seguridad en la nube

Por un lado, almacenar datos en la nube ha surgido como una opción popular para numerosas empresas. Este enfoque implica guardar información en servidores remotos mediante la conexión a Internet. Las ventajas son notables: se minimiza el riesgo de pérdida de datos, se libera espacio en los sistemas locales y no se requiere instalación de software adicional.

Las copias de seguridad en la nube ofrecen acceso rápido y remoto a la información almacenada, facilitando la colaboración y la recuperación de datos. Sin embargo, la mencionada opción plantea algunos desafíos: La seguridad puede ser un problema, ya que el control sobre el acceso y la privacidad de los datos recae en el proveedor de servicios.

La interrupción de la conexión a Internet puede limitar el acceso a la información, y las cuestiones legales pueden surgir debido a las jurisdicciones entrecruzadas. Incluso, algunos datos confidenciales, como la propiedad intelectual y los detalles de los clientes, pueden estar más seguros con soluciones alternativas.

Sistema de gestión documental

En contraste, una solución más completa y robusta para proteger información confidencial es la implementación de un portal de gestión documental. Este enfoque permite organizar, administrar y proteger la información confidencial de manera más eficiente. A través de la organización en carpetas, categorías y metadatos, se mejora la accesibilidad y la búsqueda de documentos.

Los usuarios pueden colaborar, asignar tareas y gestionar flujos de trabajo de manera centralizada. En este sentido, la gestión documental ofrece una mayor seguridad y control. Los archivos están protegidos con niveles de acceso y autenticación y los metadatos proporcionan información valiosa sobre cada documento.

La capacidad de realizar búsquedas avanzadas y la opción de personalizar el software para reflejar la marca corporativa son ventajas adicionales. La gestión documental también abarca la digitalización y el escaneo de documentos físicos y puede ser escalable para satisfacer las necesidades cambiantes de una empresa en crecimiento.

Áurea: la plataforma integral de NORMADAT para gestionar y proteger información confidencial

La plataforma Áurea es una solución integral diseñada por NORMADAT para abordar los desafíos que implica gestionar y proteger información confidencial. Áurea reúne una serie de soluciones de back office interconectándolas en un portal único para un manejo más eficiente de los procesos de negocio.

Con la seguridad de la información, la eficiencia en la productividad y el ahorro de costes como fundamentos, Áurea se convierte en una herramienta indispensable para empresas que manejan desde modestos a grandes volúmenes de datos e información.

El portal Áurea integra las siguientes soluciones:

  • Gestión de pago a proveedores: Áurea automatiza y optimiza el proceso de cuentas por pagar, proporcionando un control total sobre las facturas de proveedores. Esta solución reduce errores y fraudes, ahorra tiempo y agiliza la contabilidad. La unificación de canales de entrada de facturas, el procesamiento mediante OCR y los flujos de trabajo de aprobación simplifican y aceleran el proceso.
  • Cartería de empresa y valija digital: Del mismo modo, Áurea centraliza la entrada y salida de documentación y paquetería en una empresa. Ya sea física o digital, esta solución gestiona la correspondencia y los paquetes, incluso en entornos de e-commerce. La centralización y transformación de correspondencia física a digital garantizan un flujo eficiente y trazable.
  • Control de documentación de proveedores homologados: Más aún, para reducir riesgos en áreas como prevención de riesgos y blanqueo de capitales, Áurea gestiona la documentación de proveedores. El sistema notifica sobre la documentación que debe renovarse y mantiene un registro de los documentos críticos, asegurando el cumplimiento legal y minimizando los riesgos.
  • Notificaciones Electrónicas Obligatorias: En esta área, la plataforma rastrea y gestiona las notificaciones emitidas por la administración pública en todas las sedes, alertando a los usuarios y facilitando las respuestas. Esta función garantiza que las notificaciones se atiendan dentro del plazo requerido.
  • Registro de movimientos de documentos: Áurea registra todos los movimientos de documentos, permitiendo a los usuarios acceder a la información cuando sea necesario. Esto incluye los servicios de digitalización y custodia de archivos físicos ofrecidos por NORMADAT, que cumplen con altos estándares de seguridad.

Un socio confiable para proteger información confidencial

En definitiva, NORMADAT ofrece un abanico de modalidades de servicio, adaptándose a las necesidades únicas de cada cliente. Con asesoramiento personalizado, instalación y formación, la implementación de soluciones como Áurea se convierte en un proceso fluido y eficaz. De este modo, ofrecemos una combinación de flexibilidad y escalabilidad, garantizando la capacidad para gestionar y proteger información confidencial, ajustándonos al modelo de negocio de cada cliente. ¡Contáctanos ahora mismo!

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