Digitalización de documentos / digitalización de archivos

La digitalización de documentos o archivos le permitirá acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente del lugar en el que Usted se encuentre.

NORMADAT realiza la totalidad del proceso: recogida, digitalización, indexación, validación de campos, exportación de ficheros a sus servidores, explotación web de imágenes en un entorno seguro.

La digitalización de documentos se realiza en escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o utilizando escáneres especiales para libros o planos. Según el tipo de proyecto, también se digitaliza con escáneres para microfilm, pudiendo digitalizar film, microfichas, negativos, diapositivas..

Pero un documento electrónico no es nada si no va acompañado de los índices que permitan su recuperación posterior. En esta fase del proceso, NORMADAT desarrolla métodos de captura a la medida de cada proyecto, utilizando OCR o videograbación y validando cada campo según indique el cliente (aplicación de dígitos de control, comprobación contra base de datos…)

La puesta a disposición de los documentos al usuario se puede realizar mediante soporte (CD, DVD…), línea de datos, FTP o mediante la explotación web de los documentos electrónicos en nuestra propia página (SSL 128 bits), en este último caso sin que el cliente tenga que adquirir ninguna licencia de software, encargándose NORMADAT del mantenimiento de esta aplicación y de las imágenes en nuestros propios servidores.

Exhaustivos métodos de control de calidad (como la videograbación, que supone la supervisión visual del 100% de los documentos digitalizados) aseguran al cliente la correcta ejecución del proyecto.

El proceso de digitalización de archivos y documentos se puede realizar en las instalaciones del cliente con medios propios (todo material suministrado por Normadat) o del cliente en caso de ser necesario.

  • Recogida. En Madrid con medios propios o en toda España con empresas de mensajería.
  • Tratamiento. El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.
  • Digitalización y escaneado de documentos. Conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta media y alta producción y escáneres de planos. Utilización de VRS® para mejora de la imagen: eliminación debordes, enderezado de imagen, mejora de contrastes …
  • Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras...
  • Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
  • Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…
  • Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.
Digitalización de alta producción

MÁS INFORMACIÓN DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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La digitalización de alta producción permite acceder al documento escaneado y pasar por OCR (Reconocimiento de caracteres), para facilitar las búsquedas y poder trabajar con los documentos en cualquier momento.

Normadat cuenta con el personal más especializado en tareas de digitalización de alta producción.
La digitalización de alta producción conlleva manejar grandes volúmenes de información al mismo tiempo, sin perder el ritmo y haciendo que la información digitalizada llegue a nuestros clientes en el tiempo establecido por contrato.


EJEMPLOS DE DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS:
  • Las compañías de transporte digitalizan sus albaranes para poder gestionarlos en sus sistemas informáticos inmediatamente.
  • Los hospitales digitalizan sus historiales clínicos para no perder detalle de la evolución de los pacientes, sin perder el tiempo en buscar en un archivo físico.
  • Los bancos digitalizan la documentación de transacciones con sus clientes para agilizar todos los trámites.
  • Los notarios digitalizan la documentación con la que trabajan o los abogados digitalizan sus casos para poder utilizarlo en cualquier parte que se requiera, llevando solo un pendrive por ejemplo, sin necesidad de transportar grandes cantidades de documentación, que en ocasiones no sería necesario.
  • Los juzgados digitalizan los expedientes para acelerar los procesos judiciales y descongestionar los juzgados.
  • Seguro que tu sector también maneja grandes cantidades de información en papel que puede optimizarse de manera considerable para trabajar cada día.
proceso de digitalización de documentos y archivos
archivo de empresa digitalizado

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

01

Búsquedas de información

Eficacia en las búsquedas de información o documentación indexada
02

Tiempo de gestión

Reducción inmediata del tiempo de gestión asociada a la documentación digitalizada.
03

Deterioro de papel

Evita el deterioro del documento físico en papel o cualquier otro soporte perecedero
04

Evita pérdidas

Evita la pérdida o extravío de documentación física u originales no sustituibles
05

Liberación de tareas

Libera de tareas asociadas a la documentación física, los rrhh pueden dedicarse a las tareas de su perfil laboral.
06

Costes de RRHH y optimización

Ahorra costes de rrhh y optimiza los recursos