Servicios de Custodia de documentos y archivos en centros especializados para conservación temporal o a largo plazo.
NORMADAT es una de las mayores compañías en custodia de documentación. Contamos con cuatro centros de custodia, 3 de ellos en la Comunidad de Madrid dotados de las máximas medidas de seguridad (CCTV, control de accesos, extinción de incendios por gas y no por agua…) para garantizar la adecuada protección de los documentos que nos confían nuestros clientes.
NORMADAT cubre la totalidad del proceso con medios humanos y materiales propios, desde que el cliente pone a nuestra disposición su documentación hasta que ésta es custodiada en nuestros depósitos especiales.
Una vez en custodia, el cliente puede solicitar una caja o documento, con tiempos de respuesta que van desde una entrega normal al siguiente día a una entrega urgente en 2 horas, bien sea el documento original bien sea una copia digitalizada remitida por correo electrónico.
NORMADAT también cubre el proceso de destrucción certificada de documentación, realizada según el NIVEL 6 DE LA NORMA UNE-EN 15713:2010. Una destrucción que se lleva a cabo en nuestros propios centros de custodia, de tal manera que se evitan los riesgos derivados del transporte.
Este servicio de custodia y gestión de documentación se apoya en una aplicación informática que registra todos los movimientos de un documento y permite al usuario solicitar los mismos a través de nuestra aplicación web, el Portal Áurea.
Normadat cuenta con las más modernas instalaciones para la custodia de archivos, cumpliendo con lo establecido en la normativa vigente y, especialmente, en la relativa a Protección de Datos. Un servicio que le permitirá tener siempre espacion disponible, cumplir con lo indicado en el RD 1720/2007, convertir el archivo en un gasto variable (pagando solo por los servicios solicitados), contar con expertos en el manejo de su informacion, acortar los tiempos de entrega de documentos... En la custodia de archivo han confiado las más importantes organizaciones de este pais, tanto públicas como privadas, y que obtuvo en la ultima encuesta de satisfacción de clientes una nota superior al 7.
- Recogida. En Madrid con medios propios o en toda España con empresas de mensajería
- Inventario. En función de lo indicado por el cliente se extraen los datos de las cajas de archivo y/o de los expedientes para tomar los índices que permitan la recuperación posterior del documento
- Grabación. El inventario se graba o bien se carga en el sistema una base de datos entregada previamente por el cliente, generándose las etiquetas que identificarán cada caja con su referencia y código de ubicación
- Solicitudes. En función de las necesidades del cliente éste podrá solicitar bien una caja completa o un documento concreto y con dos plazos de entrega (Madrid): normal al siguiente día hábil o urgente en 2 h.
- Expurgo. Siguiendo los criterios determinados por el cliente se realizará el expurgo de cajas dando de baja los registros en la aplicación de archivos. Las cajas expurgadas se entregarán al cliente, a la empresa de recuperación que él determine o podrán ser destruidas por Normadat en las propias instalaciones de custodia con un procedimiento según NIVEL 6 DE LA NORMA UNE-EN 15713:2010.
Otras acciones de seguridad para tu documentación: Las nuevas incorporaciones pasan por una zona de tránsito donde se revisa el estado del material recibido y su desinsectación para colocación posterior en estanterías.
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