Servicios de Digitalización de Documentos
Digitalización Documental para automatizaciones e IA
La digitalización de documentos no solo es escanear. Convierte tus documentos en datos usables.
El avanzar hacia proyectos de automatización o uso de inteligencia articial en tu empresa, primero pasa por aquí.
La transformación de documentos de papel a formatos digitales es una práctica esencial para las empresas. Eliminar el papel en la oficina tiene más ventajas que nunca, no solo por el ahorro de costes, sino por la seguridad y facilidad de tener un documento digitalizado y accesible de una manera sencilla y rápida, pudiendo trabajar con toda la información que contiene y explotarla en tu beneficio.
La digitalización documental es la base para:
- Automatización de procesos
- Extracción inteligente de datos
- Búsqueda documental con lenguaje natural
- Validación automática
- Clasificación documental
- OCR avanzado
- Sistemas ECM
- Modelos de IA generativa y entrenamiento de asistentes internos
- Archivo inteligente
Sin documentos estructurados y accesibles, la automatización falla y el proceso se complica.
Acceso instantáneo a la información, colaboración y sostenibilidad, la magia de la digitalización de documentos es la puerta en el éxito de tus proyectos.
En Normadat nos encargamos del ciclo completo de digitalización del documento, desde la recogida de la información hasta la optimización de los procesos de negocio.
Digitalizamos, clasificamos e indexamos tus documentos para convertir archivos físicos en información accesible, trazable y lista para automatizar procesos, aplicar OCR avanzado o utilizar inteligencia artificial.
Podemos realizar proyectos puntuales y recurrentes de digitalización de documentos o end-to-end.
¿Cuál es tu caso? Nosotros hacemos que sea un éxito desde la base.
¿Qué servicios ofrecemos?
Recogida
o recepción de la documentación.
Tratamiento y análisis de los documentos
El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.
Digitalización y escaneado de documentos
Realizamos una conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta producción y escáneres de planos. Utilización de tecnología VRS® y OCR para mejora de la imagen: eliminación de bordes, enderezado de imagen, mejora de contrastes…
Reconocimiento - Óptico – ML – IA
Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras, datos, o formatos desestructurados, tecnología según proyecto.
Grabación y verificación
Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
Validación automática
Según reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host o cualquier otra fuente requerida.
Exportación de datos e imágenes en formatos estándar
(txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.
En este gráfico puedes ver el proceso completo de un proyecto esencial de digitalización en Normadat
Beneficios de la digitalización de documentos
Existen multitud de beneficios para las empresas que llevan a cabo la eliminación de papel de la oficina, pues supone no solo una liberación de espacio físico, sino una gestión y colaboración más rápida entre empleados, proveedores y/o clientes:
- Es la base para poder desarrollar proyectos de automatización o uso de IA
- Documentación indexada para eficiencia a la hora de buscar información
- Reducción de tiempos de gestión
- Eliminar la preocupación del deterioro del soporte físico
- Evita pérdidas
- Ayuda a la sostenibilidad
- Ahorro de espacio físico y tiempo de búsqueda
- Permite la continuidad del negocio en caso de pérdida o daño del soporte físico
- Archivo organizado
Confía en Normadat como tu empresa de digitalización
En NORMADAT, estamos dedicados a realizar proyectos end-to-end para la eliminación del papel y digitalización de documentos en las empresas. Si buscas la mejor manera de garantizar la digitalización parcial o total de tu información para acometer proyectos avanzados, contáctanos.
Por qué elegir a Normadat para un proyecto de digitalización
- Experiencia: Llevamos más de 30 años gestionando información crítica.
- Centenares de proyectos masivos de millones de documentos.
- Tecnología: Digitalización compatible con ENS y NTI.
- Digitalización OCR y clasificación avanzada.
- Integración con automatización documental e Inteligencia Artificial.
- Ciclo completo: Custodia física y digital.
- Seguridad: Trazabilidad completa.
- Procesos auditables.
- Independencia y Solvencia: Recursos propios y perfiles especializados.
- Cumplimiento: SLAs ajustados.
- Flexibilidad: Nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes,
- Precio: Inmejorable relación calidad/precio que garantiza el éxito de tu proyecto.
Qué tipos de documentos se pueden digitalizar
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Digitalización de Documentos Administrativos
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Digitalización de Historiales Clínicos
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Digitalización de Contratos
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Digitalización de Documentación Bancaria
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Digitalización de Albaranes y documentación Logística
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Digitalización de Expedientes y RRHH
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Digitalización de Expedientes Jurídicos
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Digitalización de Planos y Gran Formato
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Digitalización de Libros
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Digitalización de facturas
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Tus documentos van aquí
Preguntas frecuentes
¿Se contempla la recogida de la documentación?
Es decisión del cliente si Normadat se encarga de la recogida de la documentación con vehículos especializados para el traslado de documentación o se encarga el cliente de hacernos llegar el material.
¿Qué formatos de imagen y texto se entregan?
Generalmente los clientes suelen pedir formato pdf, jpg, tiff, xls, txt, csv dependiendo del proyecto y uso al que se dirijan los archivos en los que se trabaja.
Nosotros podemos asesorar en el formato de archivo de salida si nuestro cliente no lo tiene claro.
¿Se aplica OCR FullText a los documentos?
Sí, puede aplicarse OCR full text a la documentación que nos llega. Siempre es aconsejable conocer el uso al que va destinado porque puede ser que al cliente solo le interese extraer cierto número de campos.
¿Se puede realizar la digitalización de documentos en las instalaciones del Cliente?
Sí, puede realizarse la digitalización de la documentación en las propias instalaciones del cliente, bien con los equipos del cliente o llevando desde Normadat la equipación necesaria para poder realizar el trabajo con la calidad requerida.
¿Qué tiempos de respuesta se manejan para la digitalización de documentos?
Existen muchas variables a tener en cuenta como el tamaño del archivo, qué tipo de documentación digitalizar, qué trabajo hay que hacer con cada documento, si solo es escanear, si hay que extraer campos.. Incluso qué tipo de trabajo de preparación previo es necesario para poder digitalizar (si la documentación viene en carpetas de las cuales hay que extraer la documentación, si está grapada…)
Para poder realizar una estimación de tiempo necesitamos conocer cierta información previa. Ponte en contacto con nosotros y lo recibirás sin compromiso.
¿Volvéis a dejar la documentación como estaba?
Antes de empezar un proyecto se define también este parámetro. Hay clientes que necesitan que la documentación quede como antes de comenzar el proyecto y así lo hacemos, pero también hay clientes que solicitan otro tipo de trabajo posterior, como pueda ser reagrupación, destrucción certificada…
¿Es imprescindible digitalizar y normalizar la información antes de un proyecto de automatización?
Sí.
Es la primera fase antes de cualquier proyecto de automatización. El éxito de esta fase, determina el éxito de tu proyecto de automatización.
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