¿Qué son los archivos pasivos y por qué hay que conservarlos? (I)

8 de mayo de 2014

Las diferencias entre archivo activo, semipasivo y pasivo sirven para tener un control más eficiente sobre tu documentación y sobre el coste que pueda generar a una empresa.

En el ámbito de la custodia o almacenaje de documentación, dentro del cual nos encontramos desde expedientes o ficheros hasta informes médicos, debemos tener en cuenta que existen diferentes tipologías de archivo en función de los documentos que contienen (ya sean históricos, administrativos, privados, relativos a empresas e incluso eclesiásticos), de su grado de autonomía (centralizado, descentralizado, mixto, individual…), su ordenamiento (alfabético, cronológico, geográfico…) o por su grado de utilización.

Precisamente en este último punto, en lo relativo al uso que se vaya a hacer de estos documentos, es donde nos encontramos la necesidad de diferenciar entre archivos activos, semiactivos o pasivos.

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su consulta futura por diferentes usuarios sin ser modificados, por ello se llaman de “archivo definitivo”. 

De ahí la importancia de su conservación. Mantenerlos en perfecto estado, almacenados, organizados y categorizados siguiendo unas pautas adecuadas que aseguren su posterior localización, es una tarea fundamental que es llevada a cabo por las empresas especializadas en la custodia de archivos pasivos, como Normadat, responsable entre otras de salvaguardar los archivos de importantes clientes de ramos como Universidades, Redes de Transportes, Banca, Sanidad, Telecomunicaciones…

Normadat cuenta con las instalaciones más avanzadas en materia de seguridad y conservación de archivo de España para mantener toda la documentación en perfecto estado, bien catalogada y clasificada. Estos depósitos especiales de custodia están preparados para asegurar la seguridad, la confidencialidad de la información, su integridad, disponibilidad y la organización de esta documentación.

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