¿Qué diferencias hay entre los archivos activos y pasivos y por qué hay que conservarlos?

Tiempo de lectura: 4 minutos

¿Tienes dudas para saber la diferencia entre los archivos activos y pasivos? En este artículo te contamos todos los detalles relevantes. Las diferencias entre archivos activos, semipasivos y pasivos sirven para tener un control más eficiente sobre tu documentación y sobre el coste que pueda generar a una empresa.

En el ámbito de la custodia o almacenaje de documentación, dentro del cual nos encontramos desde expedientes o ficheros hasta informes médicos, debemos tener en cuenta que existen diferentes tipologías de archivos en función de los documentos que contienen (ya sean históricos, administrativos, privados, relativos a empresas e incluso eclesiásticos), de su grado de autonomía (centralizado, descentralizado, mixto, individual…), su ordenamiento (alfabético, cronológico, geográfico…) o por su grado de utilización.

Precisamente en este último punto, en lo relativo al uso que se vaya a hacer de estos documentos, es donde nos encontramos la necesidad de diferenciar entre archivos activos y pasivos, junto con los semipasivos.

Los archivos activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente. En el caso de los archivos semiactivos, son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente. Los archivos pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos. Estos archivos se necesitarán para su consulta futura por diferentes usuarios sin ser modificados, por ello se llaman de “archivo definitivo”. 

Detallamos a continuación las características más relevantes de cada tipo de archivo, especialmente para entender las diferencias entre los archivos activos y pasivos:

1. Archivos activos:

• Definición: Son aquellos documentos que se utilizan con frecuencia y que son necesarios para la operación diaria de una organización o institución.
• Características:
  • Están en constante consulta o uso.
  • Se almacenan en lugares de fácil acceso para el personal que los necesita, generalmente en oficinas o en sistemas electrónicos de gestión documental de rápido acceso.
  • Incluyen documentos como contratos vigentes, expedientes de clientes activos, documentos financieros del año en curso, entre otros.
• Ejemplo: Facturas recientes, expedientes de empleados activos, proyectos en curso.

2. Archivos semipasivos:

• Definición: Son aquellos documentos que ya no se usan con tanta frecuencia como los archivos activos, pero que aún pueden ser necesarios para consultas esporádicas o para cumplir con requisitos legales o administrativos.
• Características:
  • Se consultan ocasionalmente.
  • A menudo se trasladan a un área de almacenamiento secundario, que sigue siendo accesible, pero no ocupa espacio en las áreas más utilizadas.
  • Este tipo de archivo puede incluir documentos de años anteriores que deben conservarse por razones legales o de auditoría.
• Ejemplo: Registros financieros de años anteriores, contratos ya cumplidos pero aún dentro del plazo de conservación legal, documentos de proyectos finalizados recientemente.

3. Archivos pasivos:

• Definición: Son aquellos documentos que ya no se utilizan regularmente y que solo se mantienen por razones de archivo histórico o cumplimiento normativo. Es una de la principales diferencias entre archivos activos y pasivos.
• Características:
  • Rara vez se consultan.
  • Se almacenan en lugares de acceso restringido, como archivos centrales o almacenes de larga duración. Pueden estar en formato físico o digital.
  • Incluyen documentos que han alcanzado el final de su vida útil operativa, pero que aún deben ser retenidos por periodos específicos antes de su eliminación definitiva.
• Ejemplo: Documentos que tienen valor histórico, registros contables que deben conservarse durante un período determinado por la ley, archivos de empleados que ya no están en la organización.

Esta clasificación permite una gestión más eficiente de los documentos, optimizando el espacio y los recursos destinados a su custodia y facilitando el acceso a la información según su necesidad.

La importancia de una buena gestión de los archivos activos y pasivos

De ahí la importancia de su conservación. Mantenerlos en perfecto estado, almacenados, organizados y categorizados siguiendo unas pautas adecuadas que aseguren su posterior localización, es una tarea fundamental que es llevada a cabo por las empresas especializadas en la custodia de archivos pasivos, como Normadat, responsable entre otras de salvaguardar los archivos de importantes clientes de ramos como Universidades, Redes de Transportes, Banca, Sanidad, Telecomunicaciones…

Normadat cuenta con las instalaciones más avanzadas en materia de seguridad y conservación de archivo de España para mantener toda la documentación en perfecto estado, bien catalogada y clasificada. Estos depósitos especiales de custodia están preparados para asegurar la seguridad, la confidencialidad de la información, su integridad, disponibilidad y la organización de esta documentación.

Nuestros servicios de custodia de archivos son ideales para gestionar adecuadamente los archivos activos y pasivos, y también los semipasivos.

Preguntas Frecuentes