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¿Por qué necesito un Portal de Facturas? La diferencia entre tener o no tener.

 

 



La cuenta de resultados de una empresa nos informa del capital que hemos ganado o hemos perdido en un periodo determinado de tiempo. Nos habla de los beneficios o gastos que hemos conseguido a través de nuestras operaciones comerciales.

Las entradas son nuestras ventas y las salidas nuestros pagos. Entre ellos, el pago a proveedores. Entradas y salidas quedan reflejadas en las facturas que emitimos y recibimos.

Las facturas, por tanto, son la savia de nuestro negocio, los documentos por los que fluyen nuestros ingresos y gastos y determinan en buena medida la salud financiera de nuestra empresa. No solo eso, las facturas y su pago cimientan las relaciones que tenemos con proveedores y colaboradores y fijan los futuros acuerdos que alcancemos. Os hemos hablado de ello muchas veces.

Hemos visto como las facturas recibidas deben ser resueltas de manera ágil, como la gestión documental puede ayudarnos a mejorar los procesos con proveedores o como recuperar el retorno de la inversión, más aun cuando se producen automatizaciones en esta clase de procesos.

A todo el mundo le gusta trabajar con proveedores y colaboradores solventes que aporten productos y servicios de calidad. Para cimentar una relación comercial sana éstos, a su vez, requerirán de un pronto pago justo y adecuado por sus servicios. De esta manera la sinergia que puede crearse puede llegar a ser muy poderosa y provechosa para ambas partes.

La gestión tradicional de facturas en papel retrasa mucho los flujos de pago a proveedores, además de haber quedado obsoleta.  Desde 2018 los subcontratistas deben utilizar, en facturas de más de 5000€, la factura electrónica o factura digital por ley. Pero incluso con facturas digitales el proceso se hace lento y pesado ya que lo que hemos hecho es replicar los procesos tradicionales para facturas que ahora aparecen en formato digital. Se gana en el tiempo de recepción y envío de la factura que viaja a través de la Red de manera instantánea. Pero la gestión de esos PDF adjuntos que nos llegan a la bandeja de entrada de nuestro correo sigue siendo, en la gran parte de los casos, una gestión poco optimizada.

Es aquí donde entra en juego la necesidad de trabajar con un Portal de Facturas.

Analizan gráficos sobre flujos de caja

Portal de Facturas

Gracias a herramientas como el Portal de Facturas podemos reducir considerablemente el coste de gestión por factura, ahorramos espacio físico donde custodiarlas, ahorramos en costes indirectos y, sobre todo, ganamos tranquilidad para nosotros y para nuestros proveedores. Y estas son algunas de las claves para entender como esta clase de proyectos apoyan y mejoran nuestra cuenta de resultados.

Desde un coste estimado por tratamiento tradicional de una factura que se puede llegar a disparar a los 15€/factura pasamos a un coste irrisorio de alrededor de un euro, los procesos quedan definidos y optimizados, salvando una cantidad importantísima de horas en tareas que con un Portal de Facturas nos ahorraremos, además ganamos en la seguridad de la información contenida en las facturas (modificaciones, pérdidas etc.)

La mejora de la cuenta de resultados de cualquier empresa pasa por disponer de un buen servicio de cuentas por pagar. De esta manera se realizan en tiempo los pagos a proveedores evitando demoras y con ellas intereses extras, mantenemos un correcto flujo de efectivo y mejoramos la fidelización de proveedores, engranaje básico para que una empresa pueda ofrecer servicios de calidad. Si nuestros proveedores están contentos por trabajar con nosotros la cuenta de resultados puede ser mejorada en forma de acuerdos económicos más beneficiosos y descuentos.

La cuenta de resultados nos habla de los beneficios o gastos que hemos conseguido a través de nuestras operaciones comerciales Click to Tweet

Controlar el flujo de pago a proveedores

Para mantener este tipo de relaciones comerciales en el tiempo debemos esforzarnos en realizar los pagos a proveedores de manera eficiente y optimizar los procesos de flujo de caja. El flujo de caja viene determinado por el tiempo que pasa desde que se recibe la ganancia de una inversión. Es decir, desde que pagamos a los proveedores y cobramos de nuestros clientes.

Obviamente para obtener un mejor flujo de caja necesitaremos ser muy eficientes a la hora de emitir nuestras facturas para facturar rápido y reducir el plazo de cobro. Nuestros proveedores querrán lo mismo. Como podemos intuir, las negociaciones se vuelven determinantes. Cada una de las partes intentará llegar a un acuerdo beneficioso. Lo sensato es llegar a un acuerdo sobre los plazos y los métodos de pago en las que ambas se encuentren cómodas.  

Cuando hablamos de emitir un pronto pago justo y adecuado no se trata de pagar antes de tiempo, si no de hacerlo en tiempo y forma que haya sido negociada con ellos. En general, a los proveedores les va a interesar recibir el pago cuanto antes y a nosotros disponer de una horquilla más amplia de tiempo para poder financiar nuestras compras. Tiempo y método de pago (trasferencias bancarias, cheques, al contado etc.) compondrán el corpus de nuestra relación con los proveedores. Si respetamos las fechas y métodos de pago acordados evitaremos problemas en la relación contractual como las habituales llamadas de proveedores interesándose por sus cobros y consumiendo un tiempo muy valioso de nuestro personal.

Con soluciones enfocadas a cuentas por pagar, como es el portal de facturas, conseguimos que el pago a proveedores venga regulado de manera automática o semi automática a través de la configuración de alertas y flujos de trabajo donde el pago de las facturas se realiza de forma eficiente avisando a los distintos actores que deben intervenir y que conecta con los distintos ERP del mercado para asegurar una contabilidad óptima.