La transformación digital de los procesos es necesaria porque cambia el paradigma tradicional de acometer tareas hacia un enfoque más ágil, dinámico y efectivo.
Podemos acercarnos a definir la transformación digital a grandes rasgos como una ingeniería de procesos donde se modifican y transforman el modo de hacer las cosas utilizando métodos tecnológicos que ayudan a facilitar procesos y, en última instancia, fomentan un cambio organizacional dentro de las compañías.
Se trata de cambiar el cómo estamos haciendo las cosas para obtener eficiencia y eficacia a través de la tecnología. No hay que olvidar tampoco que en los procesos de transformación digital intervienen dos valores primordiales: tecnología y personas.
Muchas veces se olvida, o no se valora en la suficiente medida, que en los procesos de cambio intervienen las personas como actores esenciales. Con la transformación digital hablamos de tecnología, pero una parte fundamental del proceso de cambio somos las personas.
Nosotros mismos tenemos que ser conscientes de la necesidad de cambiar las cosas para mejorar y agilizar los procesos. De la misma manera que ya no enviamos una carta y esperamos días y días la respuesta, puesto que la tecnología nos ayudó a mejorar ese tipo de gestiones gracias al uso del email, debemos darnos cuenta y ser conscientes de que hay procesos en nuestro modo de trabajar que pueden y deben ser rediseñados para que, a través del uso de herramientas tecnológicas, podamos disfrutar de procesos más eficientes.
¿Qué es la Transformación Digital de Procesos de Información?
Así que el primer paso en un proceso de transformación digital debe ser cambiar nuestra mentalidad. Existen aún numerosos entornos donde la primera traba la ponen las personas que trabajan allí. Son reticentes a cambiar su forma de trabajar porque lo llevan haciendo así muchos años. Y es que muchas ocasiones no son conscientes del beneficio potencial que subyace detrás del esfuerzo inicial de cambio.
Es cierto que en los primeros compases de un proceso de transformación digital puede costar en habituarnos al cambio y a las nuevas herramientas. Pero posteriormente el beneficio que se obtiene es grandísimo porque se trabaja de manera más eficiente y los resultados a corto y medio plazo son muy gratificantes ya que mejoramos procesos que nos permiten focalizar nuestros esfuerzos en los objetivos de nuestra compañía, lo que se traduce en clientes más satisfechos en el caso de empresas, o ciudadanos mejor atendidos en el caso de los organismos públicos.
¿Cómo podemos ayudarlas empresas especializadas a fomentar procesos de transformación digital?
Hay que entender que en este tipo de procesos intervienen personas y tecnología como hemos dicho, pero también flujos de información. El estudio de los diferentes flujos de información es fundamental para entender como fluyen los datos.
Consultoría de procesos de transformación digital
Antes de llegar a la parte deseada de piloto y puesta en producción de cualquier proyecto hay que entender como fluye la información que vamos a manejar. Por tanto, lo primero que debemos hacer es un mapa de la información que manejamos, cómo la manejamos, por qué vías nos llega la información, hacía donde se mueve, qué procesos intervienen para agregar o diseminar datos en estos flujos, que unidades administrativas intervienen, cuando se considera que un proceso ha terminado, qué condicionantes deben ocurrir para que esto suceda…
Hay organismos y empresas que esta fase la tienen muy bien definida y resuelta, y en otros lugares ese mapa de información depende de varias personas, de varios puntos y situaciones confusas, no está centralizado etc.
Lo siguiente al mapa de procesos y flujos de información es conocer qué hacemos con esa información, cómo lo gestionamos, cuándo nos llega esa información, qué hacemos con ella. ¿Nos llega en forma digital o analógico? Hay que ver las interrelaciones que hay entre las distintas tareas que se van moviendo dentro de la organización, en qué punto da comienzo y cuando puede ser archivado el documento. Es decir, hay que ver todos los procesos que actúan sobre esa información para atacarlos. Puesto que, al final, también debemos conocer esos procesos y la información sobre la que se mueven para definir qué herramientas deben manejar esa información.
Esta sería una tercera fase asentada sobre el conocimiento de las dos primeras. La definición de herramientas digitales que vamos a utilizar para gestionar esa información de una manera más eficiente.
Todo esto da como resultado la consultoría, que puede provenir de una empresa externa o podemos hacerla desde la propia entidad si tenemos ese conocimiento.
- Definición de los flujos de información
- Definición de qué procesos hacemos sobre ellos
- Selección de herramientas para manejar la información eficientemente
Y la tecnología se ha democratizado en los últimos años. Podemos utilizar ECM para obtener, gestionar, organizar y almacenar información de manera efectiva, podemos utilizar RPA para automatizar procesos agilizándolos y reduciendo la carga de trabajo de las personas, podemos utilizar procesos de AI (Inteligencia Artificial) que nos permitan clasificar y conducir la información etc. Y todos estos medios tecnológicos son ya muy accesibles y económicos lo que implica que el uso de este tipo de herramientas puede ser incorporado en procesos pequeños para poder empezar, ofrecer un comienzo a nuestras organizaciones y hacerlo de manera económica, ágil y eficiente.
