Back Office Homologacion de Proveedores

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Nos hemos encontrado con que la parte de colaboración por parte del proveedor (facilitar su documentación concretamente) es la más tediosa de conseguir por parte de nuestros clientes.

Para solventarlo e intentar contribuir a mejorar esa situación, hemos desarrollado una plataforma muy amigable para que los proveedores lo tengan muy fácil.

¿Qué ocurre si contrato un proveedor y no está al corriente de pago de sus obligaciones tributarias?

Las personas que contraten o subcontraten la ejecución de obras o la prestación de servicios serán responsables subsidiarios de la deuda derivada en la parte que corresopnda a las obras o servicios objeto de la contratación o subcontratación.

Esta responsabilidad no será exigible cuando el contratista o subcontratista haya aportado un certificado específico de encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias.

¿Qué ocurre si durante la prestación del servicio, no compruebo el alta en la Seguridad Social de todos los trabajadores de mi proveedor?

Los empresarios que contraten con otros, servicios correspondientes a la propia actividad deberán comprobar que dichos contratistas están al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social.

El empresario principal responderá solidariamente durante los tres años siguientes de las obligaciones referidas a la Seguridad Social contraídas por los contratistas y subcontratistas durante el período de vigencia de la contrata.

 

La empresa será responsable administrativa, civil y/o penal de los incumplimientos de sus subcontrataciones (proveedores, empleados...), de forma directa o indirecta, según la infracción cometida en la ley aplicable.

 

 Para reducir riesgos en el ámbito de Prevención de Riesgos, Blanqueo de Capitales o Solvencia Financiera cada sector tiene una documentación susceptible de ser revisada. La más habitual suele ser:

  • Certificado de pago de la Seguridad Social
  • Certificado de pago en la Agencia Tributaria
  • TCs
  • Plan de Contingencias
  • Certificaciones ISO
  • Informes de auditoría
  • Informes de solvencia
  • Seguros

Algunas de las validaciones necesarias para garantizar el cumplimiento legal de la documentación de proveedores suelen ser:

  • Fecha dentro del plazo de vigencia
  • Alcance de las certificaciones ISO similar al descrito por el cliente
  • Carácter positivo del certificado AEAT
  • No existencia de deuda con la Seguridad Social
  • Actividad del seguro de Responsabilidad Civil similar al descrito por el cliente
  • Validación de CIF
  • Coincidencia del número de póliza del recibo bancario con el de RC

El control de esta documentación es una carga de tiempo y gestión para los recursos internos de cualquier compañía que impide que se centren en su core business.

Desde Normadat nos encargamos de garantizar el cumplimiento legal con respecto a la actualización y gestión de la documentación de proveedores.

 

Homologacion de proveedores - Coordinación de actividades empresariales (CAE)

El control total sobre la documentación necesaria de proveedores facilita la coordinación de actividades empresariales y simplifica los trámites para una correcta homologacion de proveedores.

 Ventajas

  • Acceso a potente Plataforma de Gestión Documental
  • Ventana única de Gestión de Documentación de Proveedores
  • Trazabilidad de la documentación alojada en la plataforma para uso seguro de auditores
  • Normalización de la documentación
  • Indexación automática de la documentación
  • Potentes filtros y búsquedas por cualquier campo, a un clic
  • Alertas y avisos de cambio o expiración de documentación
  • Dashboard de control general. Lo importante, a un vistazo
  • Delegación de tareas que no son core business

Beneficios

  • Garantizar Buenas Prácticas en Cumplimiento Normativo
  • Previene ante sanciones económicas
  • Minimiza riesgos causados por terceros
  • Delega tareas menores que ocupan mucho tiempo hacia recursos de Normadat especializados en este tipo de gestiones
  • Implanta un modelo de Prevención Penal
  • Libera de recursos dedicados a soporte para centrarlos en tareas core business
  • Genera una evolución paulatina hacia un modelo de Oficina Sin Papeles
  • Aumenta la productividad y eficiencia del proceso y de los recursos
  • Buenas prácticas en Responsabilidad Social Corporativa (RSC)
  • Genera una percepción de marca responsable y positiva
  • Sin inversiones en tecnología
  • Transfiere el riesgo

 

Flujo de trabajo para el servicio de Back Office de Homologación de Proveedores

APLICACIONES DE USO

Los primeros implicados en que la documentación de un nuevo proveedor o de un proveedor en activo esté al día.
Más allá de la cuenta de resultados, presentar balance de la acción social y el comportamiento ético de la empresa u organización, en relación a sus objetivos y a los de terceros directa o indirectamente implicados tiene repercusiones positivas en las políticas de responsabilidad social corporativa (RSC) y para ello, hay que mantener controlada y con seguimiento la documentación de los proveedores y terceros con los que se trabaja.
Responsables del cumplimiento legal de todos los procesos internos y externos relacionados con la empresa, incluyendo las subcontrataciones.
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Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias, Cartería Digital, Homologación de Proveedores, Tratamiento de Facturas de Proveedores, Digitalización de documentos, Custodia de backup, Tratamiento de archivos y bibliotecas.

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  Normadat certificada en ISO 9001 de Gestión de Calidad Normadat certificada en ISO 27001 de Gestión de la Seguridad de la Información
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Subvencionados por el programa de impulso a la contratación de jóvenes inscritos en el Fichero del Sistema Nacional de Garantía Juveníl, en el ámbito de la Comunidad de Madrid

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