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Transformación digital - Del archivo físico al digital - Documentos digitalizados, documentos electrónicos y transformación digital

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Documentos digitalizados, documentos electrónicos y transformación digital

Caminando hacia lo digital. Según fueron pasando los años todos estos conceptos se fueron clarificando y los retos del pasado empezaron a normalizarse.

Se empezó a trabajar cada vez más en formato electrónico debido a las múltiples ventajas que estos documentos digitales aportan aunque sin perder de vista el formato papel. Las ventajas para hacerlo son múltiples

  • reduce tiempos de consulta
  • asegura la trazabilidad y el acceso
  • elimina costes en papelkeko ok decisión tomada
  • mejora la atención al cliente…

Si bien es cierto que el paso de papel a formato digital conlleva unos costes. Por eso hay que tener claro qué es exactamente lo que queremos digitalizar y para qué queremos hacerlo. En algunos casos el documento digital aparecerá junto su homólogo en papel, en otros el papel puede quedar eliminado.

Los casos más comunes (que no los únicos) por los cuales una empresa puede requerir la digitalización son la rapidez en el trámite y el control de los documentos, finalidades archivísticas para la preservación, digitalizar como plan de contingencia y así no perder nunca la información, y la digitalización certificada. Los tres primeros no eliminan el formato papel, sin embargo en el último caso sí podemos prescindir de él con las ventajas (e inconvenientes que veremos más adelante) que ello nos da.

  1. Digitalizar con el objetivo de controlar y tramitar información rápidamente.

    Se digitalizan documentos con el objetivo último de asegurar que los trámites internos de una empresa u organización se realizan en el menor tiempo posible. No sustituyen el original papel y su nivel de seguridad para acceso y consulta suele ser bajo (porque no se determinen permisos ni otros criterios archivísticos para su organización, debido a la inmediatez y finalidad de su uso) pero generan satisfacción en la empresa gracias al acceso rápido a las imágenes del documento y la pronta toma de decisiones. La calidad de la imagen es la que tiene configurado por defecto el dispositivo que se use, por lo que suele ser menor que en procesos de digitalización profesionales.
  2. Digitalizar para preservar.

    Se digitalizan los documentos y se agrupan siguiendo conceptos archivísticos, es decir, siguen conceptos de orden lógico tales como expediente, series documentales o fondos. Se asegura un control en el ciclo de vida de los documentos.
  3. Digitalizar como plan de contingencia.

    Esta digitalización de documentos sigue un propósito de recuperación de los documentos para tenerlos siempre disponibles de manera rápida. Tienen un mayor nivel de seguridad en el acceso y consulta de los mismos aunque tampoco se pueden eliminar físicamente.
  4. Digitalizar para eliminar el papel.

    Es una alternativa interesante para empresas con altísimos volúmenes de documentación física. Este proceso, al implicar la firma digital, posee un nivel alto de seguridad en la información. Ojo, no todo documento que nace en papel se puede eliminar tras su digitalización.

Como vemos, pueden ser múltiples los motivos por los que una empresa quiera digitalizar sus fondos documentales y grandes las ventajas que esto acarrea. Pero también debemos hablar del nacimiento documental en formato exclusivamente electrónico, el llamado “documento electrónico”, un documento que nace en el mundo digital, se utiliza y es custodiado digitalmente.

A estos documentos se les da el nombre de documentación electrónica y aportan todas las ventajas (e inconvenientes) antes mencionadas en el paso del documento papel al digital. En el tratamiento de estos documentos hay que tener especial cuidado pues deberemos contar siempre con un hardware y un software que sea capaz de leerlos para no caer en la obsolescencia tecnológica.

Como vemos la tecnología es imparable e imprescindible en nuestro día a día, a través de la tecnología se desarrollan los mercados y cada vez más notoriamente es fundamental para el crecimiento de la economía.

Sin embargo, según revelan los informes Industria 4.0 (de la compañía Pwc), el informe España 4.0 (de Roland Berger) y los resultados de la edición de 2016 del Índice de la Economía y la Sociedad Digitales aún seguimos a la cola de Europa en transformación digital.

Según estas fuentes, España sigue por detrás en la transformación digital con respecto a sus socios europeos. Por ejemplo, en el informe publicado por la Comisión Europea se pone de manifiesto, que si bien hemos crecido en el último año, aún seguimos rezagados en la parte de la demanda de servicios digitales en cuestiones tales como la alfabetización digital y el uso de internet. Estos datos, referentes a la población española general, hacen que entendamos mejor la situación reflejada en los otros dos informes sobre lo que está acaeciendo en las industrias y empresas de nuestro país.

En estos informes se indican los principales obstáculos que ralentizan la transformación digital. El primero de estos obstáculos es la falta de cultura digital y de formación, muy en consonancia con el informe de la Comisión Europea. Además, la ausencia de una visión clara de las operaciones digitales y del liderazgo de la alta dirección y un conocimiento confuso de los beneficios económicos de invertir en tecnologías digitales son los otros dos obstáculos a superar. Tanto es así que se estima que para el año 2020 solo un 19% de las empresas del sector industria en nuestro país hayan dado el salto a lo digital frente a un 72% en el resto del mundo.

Cuando hablamos de digitalización, no solo nos referimos al simple hecho de pasar el papel a formato digital del que estamos hablando en este post, sino que es un término mucho más amplio que abarca conceptos tales como el Big Data, Cloud Computing, los wearables, la Inteligencia Artificial, CRM, etc. Todos estos conceptos tratan de cómo se gestiona la información, y de cómo podemos aprovecharla de manera eficiente para que redunde en nuestro beneficio. En el siguiente enlace podéis conocer algo más sobre estos conceptos.

Lo que está claro es que la transformación digital es el presente, que guia la economía a nivel mundial. En particular en nuestro país, aún quedan muchas cosas por hacer como demuestra el puesto 45 en el ranking mundial del “Business Usage Index” (es el índice que mide el grado de aprovechamiento de las tecnologías de la información por las empresas de un país). Las tareas por afrontar para situarnos en los primeros puestos de esta lista son aún muchas.

En consonancia con el resto de informes, el informe “España 4.0” nos habla de los principales problemas para conseguirlo:

  • formación insuficiente
  • falta de inversión
  • usuario poco habituado a lo digital
  • resistencia al cambio
  • costes
  • deficiencias técnicas…

Se hace necesaria una respuesta conjunta de empresas, asociaciones y administraciones para lograr dar una respuesta al hábito digital disruptivo que se ha producido en los consumidores.

En el contexto de este post, podemos afirmar que la transformación digital de documentos es uno de los principales motores de la transformación ya que el análisis de la información permite una mejor toma de decisiones, fundamental para el buen hacer de cualquier empresa.

 

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