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Transformación digital - Del archivo físico al digital - Digitalizar o conservar, ¿por qué no ambas?

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Digitalizar o conservar. ¿Por qué no ambas?

Hoy en día el escenario (también en el ámbito documental) es totalmente distinto. Lo digital coexiste con lo analógico, y parece que seguirá así por mucho tiempo aún.

Los documentos que se generan nacen directamente en formato digital. También la gestión de estos documentos es digital, lo que origina un crecimiento en el volumen de materiales digitales, que deberán ser conservados para las generaciones futuras.

Además de los documentos electrónicos generados, gestionados y custodiados en el ámbito digital, están también los documentos tradicionales en papel, que son digitalizados para poder disfrutar de las ventajas que ofrece el formato digital.

Algunas ventajas de la digitalizacióngráfico de ganancias por digitalizar

  • las búsquedas rápidas de información
  • la recuperación de los datos contenidos en los documentos
  • un control de versiones para saber si un documento ha sido modificado y por quién
  • un flujo estructurado de aprobación o control documental en el que no se pierde en ningún momento
  • la trazabilidad del mismo, etc.

Como vemos, son muchas las bondades para abandonar el mundo analógico del documento y dar el salto al digital. Por ello, las empresas requieren digitalizar todos sus fondos y aprovechar los beneficios de la digitalización.

¿conviene digitalizar todos los documentos?

En muchas ocasiones no será conveniente por criterios económicos y prácticos. Lo más usual es pasar a formato digital los documentos que se utilicen normalmente, aquellos que se consulten y con los que se trabaja a diario, los que en términos archivísticos se llama “documentación activa”.

Éstos serán los documentos que, una vez digitalizados, más rendimiento les podamos sacar y, por tanto, con los que recuperar la inversión realizada en el menor tiempo posible.

Sin embargo, esto no se ha hecho así y ha existido una tendencia en la que se digitalizaban todos los documentos posibles, olvidándose de que digitalizar conlleva un coste.

Puede parecer sencillo el proceso de digitalización de un documento, pero cuando se trata de cientos o miles de documentos es mejor asegurarse que el proceso se lleva a cabo sin errores confiando la tarea a empresas especialistas en trabajos de digitalización.

Gracias a las técnicas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres por sus siglas en inglés) podemos, no solo pasar la imagen de un documento a formato digital, sino que también podemos capturar ciertos campos de interés de un documento e indexarlos para recuperar esa información fácilmente (a través de metadatos) y gestionarla como si de un documento electrónico (los creados directamente en soporte digital) se tratara.

En este proceso ganaremos agilidad en el tratamiento y recuperación de la información contenida en los documentos además del simple hecho de pasar a digital lo que antes se encontraba en papel.

Las ventajas, como señalábamos anteriormente, que ofrece el documento digital frente al tradicional papel son muchas

  • mayor información para una eficaz toma de decisiones
  • sostenibilidad medioambiental
  • interoperabilidad
  • trazabilidad de los procesos…

El papel no está muerto aún. Existe un gran segmento de la población que prefiere seguir realizando gestiones con papel y legalmente hay documentación que aún exige estar en formato papel. Pensemos que la brecha hacia lo digital no es absoluta y que los llamados “nativos digitales” aún no son mayoría, por lo que es algo que coexistirá durante tiempo. Así, es razonable custodiar y conservar documentación que tengamos en papel.

 

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