Transformación digital - Del archivo físico al digital

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Índice del artículo

Vivimos inmersos en una revolución que está cambiando el mundo. Tanto es así que muchos autores han coincidido en llamarla "Tercera Revolución Industrial". Una revolución cuyo germen surge en las décadas de los 50, 60 y 70 con el cambio de la tecnología mecánica a la tecnología digital.


Gracias a esta nueva tecnología, ya en la década de los 90, proliferan y se expanden los dispositivos digitales (ordenadores portátiles, agendas electrónicas, PDA, etc) y, a finales de la década, se inicia el comercio de dispositivos de almacenamiento como el DVD que permite grabar y leer cualquier tipo de información digital, superándose así la fase en la cual los soportes de información eran analógicos (como cintas y casetes) y no permitían búsquedas dinámicas y selectivas de información.

Pero, sobre todo, se multiplicó la capacidad de almacenamiento de la información y con ella, la dificultad para gestionarla. Fueron tiempos en lo que lo digital llegó a muchos de nuestros hogares dándose una democratización de la tecnología, y esto trajo consigo nuevos avances tecnológicos como el escáner, un invento que permitía pasar a este nuevo mundo digital lo que siempre había pertenecido al papel. Se podían digitalizar documentos y trabajar con ellos desde los ordenadores para después, compartir la información.

Los documentos viajaban a través de la World Wide Web (www), un sistema de distribución de documentos de hipertexto, gracias al protocolo de transporte de hipertexto llamado hypertext transport protocol (http) que posibilitó la transferencia de información por bloques, sin necesidad de una conexión permanente entre los ordenadores clientes y servidores... y entonces comenzaron a fluir por este nuevo mundo digital correos, documentos... INFORMACIÓN. Todo cambió hasta tal punto que marcó el comienzo de una nueva era: la llamada Era de la Información.

Y en ese tiempo nuevo, nos encontramos con la duda de qué hacer con la información que durante tanto tiempo se ha custodiado en formatos analógicos, principalmente en papel:


 

Digitalizar o conservar. ¿Por qué no ambas?

Hoy en día el escenario (también en el ámbito documental) es totalmente distinto. Lo digital coexiste con lo analógico, y parece que seguirá así por mucho tiempo aún.

Los documentos que se generan nacen directamente en formato digital. También la gestión de estos documentos es digital, lo que origina un crecimiento en el volumen de materiales digitales, que deberán ser conservados para las generaciones futuras.

Además de los documentos electrónicos generados, gestionados y custodiados en el ámbito digital, están también los documentos tradicionales en papel, que son digitalizados para poder disfrutar de las ventajas que ofrece el formato digital.

Algunas ventajas de la digitalizacióngráfico de ganancias por digitalizar

  • las búsquedas rápidas de información
  • la recuperación de los datos contenidos en los documentos
  • un control de versiones para saber si un documento ha sido modificado y por quién
  • un flujo estructurado de aprobación o control documental en el que no se pierde en ningún momento
  • la trazabilidad del mismo, etc.

Como vemos, son muchas las bondades para abandonar el mundo analógico del documento y dar el salto al digital. Por ello, las empresas requieren digitalizar todos sus fondos y aprovechar los beneficios de la digitalización.

¿conviene digitalizar todos los documentos?

En muchas ocasiones no será conveniente por criterios económicos y prácticos. Lo más usual es pasar a formato digital los documentos que se utilicen normalmente, aquellos que se consulten y con los que se trabaja a diario, los que en términos archivísticos se llama “documentación activa”.

Éstos serán los documentos que, una vez digitalizados, más rendimiento les podamos sacar y, por tanto, con los que recuperar la inversión realizada en el menor tiempo posible.

Sin embargo, esto no se ha hecho así y ha existido una tendencia en la que se digitalizaban todos los documentos posibles, olvidándose de que digitalizar conlleva un coste.

Puede parecer sencillo el proceso de digitalización de un documento, pero cuando se trata de cientos o miles de documentos es mejor asegurarse que el proceso se lleva a cabo sin errores confiando la tarea a empresas especialistas en trabajos de digitalización.

Gracias a las técnicas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres por sus siglas en inglés) podemos, no solo pasar la imagen de un documento a formato digital, sino que también podemos capturar ciertos campos de interés de un documento e indexarlos para recuperar esa información fácilmente (a través de metadatos) y gestionarla como si de un documento electrónico (los creados directamente en soporte digital) se tratara.

En este proceso ganaremos agilidad en el tratamiento y recuperación de la información contenida en los documentos además del simple hecho de pasar a digital lo que antes se encontraba en papel.

Las ventajas, como señalábamos anteriormente, que ofrece el documento digital frente al tradicional papel son muchas

  • mayor información para una eficaz toma de decisiones
  • sostenibilidad medioambiental
  • interoperabilidad
  • trazabilidad de los procesos…

El papel no está muerto aún. Existe un gran segmento de la población que prefiere seguir realizando gestiones con papel y legalmente hay documentación que aún exige estar en formato papel. Pensemos que la brecha hacia lo digital no es absoluta y que los llamados “nativos digitales” aún no son mayoría, por lo que es algo que coexistirá durante tiempo. Así, es razonable custodiar y conservar documentación que tengamos en papel.

 


Equipos multidisciplinares (archiveros e informáticos)

Un poco de historia. Digitalizar, rumbo hacia lo desconocido.
Volviendo al punto de partida de la década de los 90 y ya entrados en el nuevo milenio, hubo un cambio en el paradigma de los profesionales de la información: de clientes de soluciones informáticas a profesionales de las mismas a través de equipos multidisciplinares de archiveros e informáticos.Reunión diferentes departamentos

El objetivo en ese momento era establecer una colaboración que garantizase la perdurabilidad y la accesibilidad de los documentos creados con herramientas informáticas siguiendo criterios archivísticos. Cambiaba el formato del documento pero no el tratamiento que se debía hacer del mismo. Así empezaron a tratarse documentos digitales y se comenzó a hablar de conceptos hoy en día totalmente habituales como

  • control de versiones
  • trazabilidad
  • interoperabilidad
  • firma electrónica…

se trataba de intentar ordenar y clasificar documentos digitales hasta ese momento casi inexistentes.

Para los documentalistas el reto estaba en dar respuesta a preguntas tales como la conservación documental, el trámite de acceso a los documentos, la autenticidad de los mismos etc.

Para los informáticos el punto de mira se dirigía más a cuales serían los metadatos que deberían acompañar a un documento, cómo debía ser el repositorio que los custodiase, cómo garantizar la integridad de los mismos y la identidad de su autor…y un largo etcétera de retos a los que se debía dar una solución.

 


Documentos digitalizados, documentos electrónicos y transformación digital

Caminando hacia lo digital. Según fueron pasando los años todos estos conceptos se fueron clarificando y los retos del pasado empezaron a normalizarse.

Se empezó a trabajar cada vez más en formato electrónico debido a las múltiples ventajas que estos documentos digitales aportan aunque sin perder de vista el formato papel. Las ventajas para hacerlo son múltiples

  • reduce tiempos de consulta
  • asegura la trazabilidad y el acceso
  • elimina costes en papelkeko ok decisión tomada
  • mejora la atención al cliente…

Si bien es cierto que el paso de papel a formato digital conlleva unos costes. Por eso hay que tener claro qué es exactamente lo que queremos digitalizar y para qué queremos hacerlo. En algunos casos el documento digital aparecerá junto su homólogo en papel, en otros el papel puede quedar eliminado.

Los casos más comunes (que no los únicos) por los cuales una empresa puede requerir la digitalización son la rapidez en el trámite y el control de los documentos, finalidades archivísticas para la preservación, digitalizar como plan de contingencia y así no perder nunca la información, y la digitalización certificada. Los tres primeros no eliminan el formato papel, sin embargo en el último caso sí podemos prescindir de él con las ventajas (e inconvenientes que veremos más adelante) que ello nos da.

  1. Digitalizar con el objetivo de controlar y tramitar información rápidamente.

    Se digitalizan documentos con el objetivo último de asegurar que los trámites internos de una empresa u organización se realizan en el menor tiempo posible. No sustituyen el original papel y su nivel de seguridad para acceso y consulta suele ser bajo (porque no se determinen permisos ni otros criterios archivísticos para su organización, debido a la inmediatez y finalidad de su uso) pero generan satisfacción en la empresa gracias al acceso rápido a las imágenes del documento y la pronta toma de decisiones. La calidad de la imagen es la que tiene configurado por defecto el dispositivo que se use, por lo que suele ser menor que en procesos de digitalización profesionales.
  2. Digitalizar para preservar.

    Se digitalizan los documentos y se agrupan siguiendo conceptos archivísticos, es decir, siguen conceptos de orden lógico tales como expediente, series documentales o fondos. Se asegura un control en el ciclo de vida de los documentos.
  3. Digitalizar como plan de contingencia.

    Esta digitalización de documentos sigue un propósito de recuperación de los documentos para tenerlos siempre disponibles de manera rápida. Tienen un mayor nivel de seguridad en el acceso y consulta de los mismos aunque tampoco se pueden eliminar físicamente.
  4. Digitalizar para eliminar el papel.

    Es una alternativa interesante para empresas con altísimos volúmenes de documentación física. Este proceso, al implicar la firma digital, posee un nivel alto de seguridad en la información. Ojo, no todo documento que nace en papel se puede eliminar tras su digitalización.

Como vemos, pueden ser múltiples los motivos por los que una empresa quiera digitalizar sus fondos documentales y grandes las ventajas que esto acarrea. Pero también debemos hablar del nacimiento documental en formato exclusivamente electrónico, el llamado “documento electrónico”, un documento que nace en el mundo digital, se utiliza y es custodiado digitalmente.

A estos documentos se les da el nombre de documentación electrónica y aportan todas las ventajas (e inconvenientes) antes mencionadas en el paso del documento papel al digital. En el tratamiento de estos documentos hay que tener especial cuidado pues deberemos contar siempre con un hardware y un software que sea capaz de leerlos para no caer en la obsolescencia tecnológica.

Como vemos la tecnología es imparable e imprescindible en nuestro día a día, a través de la tecnología se desarrollan los mercados y cada vez más notoriamente es fundamental para el crecimiento de la economía.

Sin embargo, según revelan los informes Industria 4.0 (de la compañía Pwc), el informe España 4.0 (de Roland Berger) y los resultados de la edición de 2016 del Índice de la Economía y la Sociedad Digitales aún seguimos a la cola de Europa en transformación digital.

Según estas fuentes, España sigue por detrás en la transformación digital con respecto a sus socios europeos. Por ejemplo, en el informe publicado por la Comisión Europea se pone de manifiesto, que si bien hemos crecido en el último año, aún seguimos rezagados en la parte de la demanda de servicios digitales en cuestiones tales como la alfabetización digital y el uso de internet. Estos datos, referentes a la población española general, hacen que entendamos mejor la situación reflejada en los otros dos informes sobre lo que está acaeciendo en las industrias y empresas de nuestro país.

En estos informes se indican los principales obstáculos que ralentizan la transformación digital. El primero de estos obstáculos es la falta de cultura digital y de formación, muy en consonancia con el informe de la Comisión Europea. Además, la ausencia de una visión clara de las operaciones digitales y del liderazgo de la alta dirección y un conocimiento confuso de los beneficios económicos de invertir en tecnologías digitales son los otros dos obstáculos a superar. Tanto es así que se estima que para el año 2020 solo un 19% de las empresas del sector industria en nuestro país hayan dado el salto a lo digital frente a un 72% en el resto del mundo.

Cuando hablamos de digitalización, no solo nos referimos al simple hecho de pasar el papel a formato digital del que estamos hablando en este post, sino que es un término mucho más amplio que abarca conceptos tales como el Big Data, Cloud Computing, los wearables, la Inteligencia Artificial, CRM, etc. Todos estos conceptos tratan de cómo se gestiona la información, y de cómo podemos aprovecharla de manera eficiente para que redunde en nuestro beneficio. En el siguiente enlace podéis conocer algo más sobre estos conceptos.

Lo que está claro es que la transformación digital es el presente, que guia la economía a nivel mundial. En particular en nuestro país, aún quedan muchas cosas por hacer como demuestra el puesto 45 en el ranking mundial del “Business Usage Index” (es el índice que mide el grado de aprovechamiento de las tecnologías de la información por las empresas de un país). Las tareas por afrontar para situarnos en los primeros puestos de esta lista son aún muchas.

En consonancia con el resto de informes, el informe “España 4.0” nos habla de los principales problemas para conseguirlo:

  • formación insuficiente
  • falta de inversión
  • usuario poco habituado a lo digital
  • resistencia al cambio
  • costes
  • deficiencias técnicas…

Se hace necesaria una respuesta conjunta de empresas, asociaciones y administraciones para lograr dar una respuesta al hábito digital disruptivo que se ha producido en los consumidores.

En el contexto de este post, podemos afirmar que la transformación digital de documentos es uno de los principales motores de la transformación ya que el análisis de la información permite una mejor toma de decisiones, fundamental para el buen hacer de cualquier empresa.

 


Problemática de conservación de documentos digitales. Obsolescencia tecnológica

La conservación a largo plazo de los documentos digitales es un problema de hace tiempo. De hecho, ya en 2003 la UNESCO habló en la Carta para la preservación del patrimonio digital de la problemática de perder estos documentos soportados a través de medios digitales. dispositivos de almacenamiento obsoletos

Cuando hablamos de patrimonio digital nos referimos a “textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente.” (Definición de la UNESCO). Este patrimonio corre peligro de perderse debido a la rápida obsolescencia tecnológica de los programas y aparatos que les dan soporte. Así que nos debemos preguntar cómo conservarlo.

 


Conservación tradicional VS Conservación digital

La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia naturaleza del formato del documento. 

Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.

Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital. En formato digital, para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible, auténtica e íntegra.

Tiempos y costes asociados a la conservación según el formato del documento

•    Si el formato es de material físico, tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes más bajos para su conservación directa.
•    Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible su lectura.  En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.

Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo central garantizar su autenticidad y la integridad de la información en él contenida. Se busca que cualquier cambio ulterior sea fácilmente reconocible y se distinga fácilmente el original de la copia. En documentos digitales esto se intenta conseguir a través de los metadatos, el control de versiones y estándares sobre acceso, uso e intercambios de la estructura de la información.

La digitalización documental se nos presenta como un buen método de conservación y preservación puesto que diversifica riesgos al custodiar un mismo documento en formato digital y en formato papel.

Reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece.  Se trata de ver la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, si no como un método eficaz para su misma preservación.

Principales problemas para la preservación digital

Están directamente relacionados con las características que acompañan a un documento digital, la dependencia de hardware y software para poder visualizar y leer el documento y, por tanto, sujetos a la obsolescencia de estos elementos esenciales. Cuando hablamos de obsolescencia nos referimos a la caducidad tecnológica que puede llegar a impedir la lectura de un documento que fue generado con programas informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con componentes de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido sustituidos por otros. Los documentos afectados por este fenómeno se suelen denominar “documentos huérfanos”.

Los documentos digitales gozan de un nivel de protección extra ante desastres naturales ya que al poder alojarse en diferentes ubicaciones, se diversifica el riesgo. Es cierto que si los servidores físicos donde se aloja la información sufren un desastre, la información en ellos contenida puede perderse, pero es una posibilidad mucho menor al diversificar riesgos a través de copias de seguridad y backups situados en diferentes ubicaciones físicas. De lo que se trata es de proteger el contenido de los documentos digitales, más que el contenedor, ya que los soportes tienen una función utilitaria y pueden sustituirse sin que se dé una pérdida significativa para el valor del documento.

En la práctica, el cambio de un soporte a otro más moderno que contenga los documentos, se denomina “migración”.  Su función principal es la conversión del documento creado en un entorno y codificado para un formato determinado, a otro formato para que funcione y sea legible en una nueva plataforma informática. Para conseguir esto existen múltiples vías o caminos.

Uno de ellos es poder visualizar un nuevo documento en la nueva plataforma pero sin perder la capacidad de poder visualizarlo también en plataformas más antiguas. Si nos está leyendo algún fan de los videojuegos, entenderá a la perfección este concepto, pues por ejemplo juegos creados para la PlayStation se podían jugar sin problemas en la PlayStation 2 (Es lo que se conoce con el término de “compatibilidad retroactiva”), o los emuladores, que han hecho las delicias de los jugones con ganas de juegos arcade, consolas y ordenadores de todas las épocas.

Hay otras vías como la de la “interoperabilidad” que consiste en que distintos programas puedan compartir los mismos formatos del documento digital. Pero, sobre todo, la manera principal de preservación digital es la búsqueda de formatos estándar y la conversión de los documentos a estos formatos.  Asegurando formatos estándar se garantiza la funcionalidad de los documentos digitales bajo formatos seguros en los que se puedan conservar los valores de un documento a largo plazo.

Tenemos en cuenta que conservación y preservación según el contexto se suelen utilizar como sinónimos, pero tienen unos matices que diferencian la conservación del documento de la preservación del documento. Digitalizar no implica preservar.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea.

Preservación: Largo plazo. Mantener, proteger o resguardar a alguien o algo, intentando conservar su estado, de un daño o peligro.

 

Conclusióngatita Jackie

La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá creciendo. Sin embargo también es preciso señalar que este fenómeno seguirá coexistiendo con el mundo tradicional de documentos en papel durante bastante tiempo aún. Es imprescindible que estos dos mundos coexistan y aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos nos brinda. 

El objetivo de la transformación digital de las empresas no es tanto eliminar el papel, sino la recuperación eficaz de la información contenida en los documentos. Así aseguraremos una mejor y más rápida toma de decisiones además de agilizar todos los procesos documentales, ahorrándonos tiempo y dinero.  

 

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