Facturación electrónica. Todavía nos asaltan dudas al respecto. Hace ya más de un año que si queremos contratar con la Administración Pública, la factura electrónica es de obligado cumplimiento.
La Ley 25/2013 marca que desde el día 15 de enero de 2015 todas las facturas remitidas a las Administraciones Públicas tienen que ser electrónicas. Pero hay más ¿cómo se hace? ¿y si no trabajo con AAPP?
Definición factura electrónica
La factura electrónica es una factura como las de siempre en papel, pero emitida en soporte digital.
Definición de factura: Es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Definición de factura electrónica: Es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico.
Una consideración relevante es señalar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.
Lo primero que hay que pensar es que todas las facturas tradicionales en papel, van firmadas. Pero, ¿cómo se firma un archivo digital?
Para que una factura digital tenga validez legal debe estar firmada, y como ya os podéis imaginar, la firma también debe ser digital.
Aquí entran en juego la firma digital (o firma electrónica) y la digitalización certificada.
A grandes rasgos, la firma digital es una firma que asegura que quien ha firmado la factura, es quien dice ser. Debe ser identificable (demuestra que el documento ha sido firmado por la persona que suscribe) e íntegra (demuestra que el documento no ha sido alterado).
Entonces, la factura electrónica es un fichero digital que contiene una factura y una firma digital. Pero, ¿en qué formato podemos encontrar ese fichero digital? ¿Qué campos obligatorios debemos incluir? Si quisiéramos digitalizar la factura de papel, ¿cómo deberíamos proceder? ¿Qué procedimiento marca la ley?
La mayoría de estas preguntas tienen su respuesta en la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
Pasar una factura papel a factura electrónica
Si queremos pasar una factura en papel a formato digital la Orden nos habla del proceso de Digitalización Certificada. Este proceso consiste en convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común (PDF/A, PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 y TIFF 6.0) y con un nivel de resolución de al menos, 200 pixeles por pulgada (ppp).
Además se debe crear un único fichero digital por cada una de las facturas digitalizadas y este fichero debe ser creado en un proceso automático y desasistido (Vamos, que no dependa de la mano humana). La imagen que se visualiza de la factura en el formato digital debe ser fiel e íntegra, esto quiere decir que tiene que ser como un “reflejo en el espejo” de la factura de papel.
Bien, pues ya tenemos nuestro, por ejemplo, PDF con una imagen exacta de la factura de papel.
Pero ahora debemos incorporarle otro ficherito con los metadatos de la factura. Los metadatos podríamos decir que son el “dato del dato”. La Orden EHA/962/2007 nos marca que los metadatos que debemos encontrar son:
1. Referencia identificativa de la homologación
2. Marca de tiempo
3. Nombre del software de digitalización
4. Versión del software de digitalización
Estos metadatos estarán recogidos en un formato XMP (Extensible Metadata Plataform).
Ya tenemos casi completa la factura digital, fiel reflejo de la de papel, puesto que se ha hecho desasistidamente en un formato aceptado, con una calidad de pixeles por pulgadas aceptada, con sus metadatos adjuntos.
Crear factura electrónica desde 0
Pongamos otro escenario, si queremos crear una factura digital desde 0 debemos tener en cuenta 10 campos obligatorios que toda buena factura debe incluir. Estos campos son:
1. Número de la factura.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos (o denominación social) tanto del que expide la factura como del que la recibe.
4. Número de Identificación Fiscal
5. Domicilio del que expide y del que la recibe
6. Descripción de las operaciones
7. Tipo impositivo del IVA
8. Cuota tributaria
9. Importe total a pagar
10. Fecha de las operaciones que se documentan
Hay que crear la factura con una aplicación informática que asegure que se cumple con los requisitos mínimos que ya hemos visto, debe asegurar que se pueda leer, debe garantizar el acceso a la factura, se deben conservar los datos de la factura y por último, se debe contabilizar.
La factura electrónica se tiene que realizar en dos fases diferenciadas:
- La primera es crear la factura con los campos descritos anteriormente y almacenarla en una base de datos.
- La segunda parte es firmarla digitalmente para asegurar la identidad y la integridad de la misma como ya hemos visto.
Y, por último, el emisor de una factura está sujeto a unas obligaciones para poder emitir facturas digitales. Estas obligaciones son lógicas y normales y aseguran el acceso a la factura, la integridad y la autoría de la misma.
Ahora, en cualquiera de los dos escenarios, solo falta firmarla digitalmente y guardarla. Pero, ¿dónde la guardamos?
Dónde, cómo y cuánto guardar las facturas electrónicas
El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental segura, conservándose por cada documento digitalizado un registro con todos los datos exigibles en la llevanza de los libros registro. Y en el libro registro de facturas expedidas o recibidas se inscribirán las facturas por orden correlativo de llegada y se consignarán ciertos datos que marca la Orden.
Una vez que el año fiscal termina, se realizan los cierres impositivos y se firman digitalmente dichas bases de datos que es como decir que se echa el cierre al armario donde se guardan las facturas. Y con esto, ya tendríamos una copia digital de una factura en papel.
Para finalizar el proceso de la digitalización certificada de facturas es necesario vincular cada factura con los metadatos fecha de la factura, proveedor, CIF del proveedor, base imponible, IVA y total.
Y, ahora sí, ya tenemos descrito todo el proceso de Digitalización Certificada, es decir el paso de factura papel a factura digital con todas las garantías legales.
El periodo de conservación de las facturas electrónicas es el mismo que el de las facturas en papel tal y como consta en la Ley General Tributaria 58/2003 de 17 de diciembre. Los artículos 200 y 201 de dicha Ley General Tributaria se incluyen las sanciones por incumplimiento en la conservación de todos los registros relacionados con la normativa tributaria.
El periodo de conservación al que obliga la Ley General Tributaria para las facturas, se rige por la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido donde es el plazo de prescripción del impuesto el que determina el plazo de conservación. También hay que tener en cuenta que si las deducciones del IVA están sujetas a regularizaciones, el plazo de conservación será del periodo de la regularización y 4 años más.
El artículo 140 de la Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social te recuerda que si son facturas relacionadas con el oro de inversión tiene un plazo de conservación fijo de 5 años.
Teniendo en cuenta la reforma del Código Penal, los plazos de prescripción y exigencia de documentos contables, fiscales y legales se amplía a 10 años.
Y todo esto viene recogido en la web de la Agencia Tributaria
Y lo más importante, que la conservación de toda esta documentación puede ser realizada por un tercero. Externalizar es una gran solución.
Ventajas de la facturación electrónica
- Inmediatez y seguridad en los envíos por medios electrónicos.
- Procesos administrativos más eficaces, solventes y rápidos.
- Mayor control sobre las cuentas ya que permite generar informes a nivel departamento o, por ejemplo, filtrados por importes, números de factura etc.
- Mayor grado de seguridad al reducirse las posibilidades de una falsificación en una factura.
- Uso eficaz en los recursos financieros de la empresa.
- Posibilidad de acceso a ofertas de productos bancarios de confirming o factoring.
Beneficios de la facturación electrónica
- Ahorro económico al eliminar los gastos de papel, impresión, sellos y envío de las facturas. (el Ministerio de Industria estima un ahorro de las empresas de unos 118 millones de euros anuales)
- Ahorro en el tiempo del personal para gestionar una factura con lo que les permite dedicarse a otras tareas más relevantes puesto que conecta un mayor número de tareas dentro de los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción y gestión de rechazos).
- Mayor calidad de servicio al disponer de un modo eficaz de comunicación de los clientes y beneficia a la imagen de empresa que se adapta a las nuevas tecnologías
- Mayor información para una eficaz toma de decisiones.
- Sostenibilidad medioambiental
- Interoperabilidad
Muchas leyes a tener en cuenta, ¿verdad? Esperamos haber arrojado un poco de luz sobre este tema y haber clarificado conceptos.
Si queréis saber más sobre facturación electrónica os recomendamos siempre acudir a las fuentes originales, casi todo normativas vigentes:
- Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre y que entró en vigor el 1 de enero de 2013
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público
- ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas
- Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
- Página oficial (y muy útil) sobre Factura Electrónica del Gobierno de España - Ministerio de Industria, Energía y Turismo - Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
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