Tipos de escáneres - El secreto para OPTIMIZAR RECURSOS en documentación

La optimización de recursos acaba siendo uno de los pilares de la organización cuyo objetivo es la mejora de los procesos y procedimientos. La clave para conseguirlo es la organización.

Cada día generamos innumerable cantidad de documentos físicos que quedan desorganizados y poco accesibles. La tarea de localización se vuelve entonces caótica, haciendo perder tiempo y dinero.

Una manera útil y práctica para optimizar estos preciados recursos es la digitalización de documentos.
Albaranes, facturas, correspondencia, noticias, CV, contratos, hipotecas, libros, expedientes.. Todo tipo de documentos para todos los departamentos; Financiero, Recursos Humanos, Administración, Operaciones, Comercial..

Toda la información a un golpe de ratón, porque la línea recta es el camino más corto, ¿por qué perder el tiempo? ¿Te sobra el tiempo?

Este y otros servicios como la Custodia de archivos o la Destrucción confidencial certificada son una solución tanto al cumplimiento de la LOPD como a la Seguridad de la Información en la empresa. Un respaldo a la tranquilidad, confiándoselo a una empresa especializada, con experiencia.

La digitalización de archivos es una puerta a la  mejora del rendimiento laboral. ¿Quieres conocer más?

Para digitalizar documentos se utilizan escáneres que convierten el documento de papel en formato digital a través del uso de la luz.
Al obtenerse una imagen digital se pueden corregir defectos, recortar un área específica de la imagen o también digitalizar texto mediante técnicas de OCR.

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), así como el reconocimiento de texto, en general son aplicaciones dirigidas a la digitalización de textos. Identifican automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto a partir de una imagen, para almacenarla en forma de datos con los que podremos interactuar mediante un programa de edición de texto o similar. En Normadat utilizamos el programa Atril para gestionar la digitalización de los documentos que escaneamos para nuestros clientes. Posteriormente se realizan tareas de calidad con personal especializado.

La velocidad con la que puedes gestionar los documentos que han sido digitalizados, encontrar los archivos, filtrar los expedientes, reubicar los albaranes etc, con un solo golpe de clic, hace que la digitalización de documentos sea una gran solución para las empresas que manejan cualquier tipo de documentación. Además este tipo de servicio hace que se cumpla con la LOPD y junto con otras aplicaciones y servicios se asegura la confidencialidad total de la información que contienen, certificando la tranquilidad de la empresa.

Los escáneres más extendidos para digitalizar elementos son los planos, pero existen otros tipos también según el uso que se vaya a dar:

• Escáner de rodillo. Como el escáner de un fax.

• Escáner "de barras". Se usan para registrar códigos de barras

• Escáner de mano. En su momento muy económicos, pero de muy baja calidad. Prácticamente extintos.

• Escáner de Planos. Como el de las fotocopiadoras. Para usuario final y PYME.

• Escáner Cenital. Para escanear elementos frágiles.

• Escáner de Tambor. Consiguen muy buena calidad de escaneo, pero son lentos y caros. Para imprentas, laboratorios..

• Otros tipos. Existen tipos de escáneres especializados en un trabajo determinado (por ejemplo para escanear microfilms, o para obtener el texto de un libro completo, para negativos...) Los tipos de escáner más extendidos:

 

 

Son los llamados escáneres de sobremesa, están formados por una superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento a escanear, generalmente opaco, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de captura.

Están indicados para digitalizar objetos opacos planos (como fotografías, documentos o ilustraciones) cuando no se precisa ni una alta resolución ni una gran cantidad.

Los escáneres planos son los más utilizados para cubrir necesidades personales y de pequeñas empresas, así como para procesar documentos, fotografías, libros y otros impresos, cuando es pequeña la colección por digitalizar.

La mayor desventaja de estos escáneres es la limitación respecto al tamaño del documento a escanear, que queda limitado a los formatos DIN-A5 o DIN-A4.

Un escáner cenital es un tipo de escáner que se utiliza para hacer copias digitales de libros o documentos que, por ser viejos o extremadamente valiosos, se digitalizan con otro tipo de escáner para que no se deterioren.

El precio de estos escáneres es elevado y suelen utilizarse en museos, archivos y empresas dedicadas a la digitalización de documentos antiguos, con personal especializado.

Estos escáneres consisten en una cámara montada en un brazo que toma fotos del elemento deseado. Su ventaja principal es que los libros no tienen que ser abiertos completamente (como pasa en la mayoría de los escáneres planos). El escaneo de volúmenes encuadernados se realiza gracias a que la fuente de luz y el sensor CCD se encuentran ensamblados a un brazo de trayectoria aérea.

Los escáneres de tambor son los que más fielmente reproducen el documento original, ya que producen digitalizaciones de gran calidad y resolución (hasta 16.000 ppp de resolución óptica). Sus problemas son la velocidad de escaneo (son lentos), no son indicados para documentos de papel quebradizo porque es necesario curvarlo sobre el tambor y requieren un alto nivel de habilidad por parte del operador. Además, son bastante caros.

Son muy caros, por lo que suelen ser usados exclusivamente por empresas especializadas del sector de las artes gráficas (laboratorios, imprentas, editoriales, etc.).

Utilizan una tecnología diferente a la del CCD. Los originales, normalmente transparencias (aunque se pueden escanear opacos también), se colocan en un cilindro transparente de cristal de gran pureza, que a su vez se monta en el escáner. El tambor gira entonces a gran velocidad mientras se hace la lectura de cada punto de la imagen. La fuente de luz suele ser un láser que se encuentra dentro del tambor (para transparencias) o fuera (para opacos), y el sensor es un tubo fotomultiplicador que recibe la luz de un único punto de la imagen en cada instante.

Producen digitalizaciones de alta resolución y buena gama dinámica entre bajas y altas luces, con imágenes en colores primarios, que pueden ser convertidas en CMYK mientras el lector recorre la imagen.

Los escáneres para transparencias se utilizan para digitalizar diapositivas, negativos fotográficosy documentos que no son adecuados para el escaneado directo. Pueden trabajar con varios formatos de película transparente, ya sea negativa, positiva, color o blanco y negro, de tamaño desde 35 mm hasta placas de 9 x 12 cm.

La calidad obtenida es mayor que la que ofrecen los escáneres planos, aunque hay que tener cuidado con la presencia de motas de polvo o rascaduras en las transparencias, que pueden ocasionar la aparición de impurezas en la imagen digitalizada resultante.

Existen dos modalidades de este tipo de escáneres:

• Escáneres de 35 mm. Solo escanean negativos y transparencias, pero lo hacen a resoluciones muy altas.

• Escáneres multiformato. Suelen capturar transparencias y negativos hasta formato medio o hasta formato de placas 4”x 5” o incluso 5”x 7”, tienen una resolución muy alta y un rango dinámico en ocasiones sorprendente, pero frecuentemente no permiten escanear opacos. El uso de medios transparentes por lo general produce imágenes con un buen rango dinámico, pero, dependiendo del tamaño del original, la resolución puede ser insuficiente para algunas necesidades.

 

Estos escáners son dispositivos manuales que son arrastrados sobre la superficie de la imagen a escanear.

Escanear documentos de esta manera requiere una mano firme, porque una velocidad desigual de exploración produce imágenes distorsionadas, normalmente un indicador luminoso sobre el escáner indica si la exploración fue demasiado rápida. Generalmente tienen un botón "Inicio", el cual es sostenido por el usuario durante la exploración y algunos interruptores para configurar la resolución óptica; y tiene un rodillo, lo que genera un reloj de pulso para sincronización con el ordenador.

La mayoría de escáneres de mano fueron en blanco y negro, y la luz generada por una serie de LEDs verdes para iluminar la imagen. Un típico escáner de mano también tenía un programa que abría una pequeña ventana a través de la cual se podía ver el documento que se escaneaba. Fueron populares durante la década de los 90 y, por lo general tenían un módulo de interfaz propietario específico para un determinado tipo de computadora, generalmente un Atari ST o Commodore Amiga.

 

Los escáneres para microfilm son dispositivos especializados en digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.Puede ser difícil obtener una calidad buena y consistente en un escáner de este tipo, debido principalmente a que suelen tener un funcionamiento complejo, la calidad y condición de la película puede variar y ofrecen una capacidad de mejora mínima. Son escáneres muy caros, existiendo pocas empresas que los fabriquen.

 

1. El color. Los datos que obtienen los escáneres normalmente son imágenes en RGB [código de color]. La profundidad del color depende de las características del vector de escaneado,  que lo normal es que sea de al menos 24 bits. Con más bits se obtiene una mejor calidad o profundidad del color.
2. La resolución. Se mide en píxeles por pulgada (ppp). Los fabricantes de escáneres hacen referencia a la resolución interpolada, que es mucho mayor que la óptica real gracias a la interpolación del software.
3. El rango de densidad. Si el escáner tiene un alto rango de densidad, significa que es capaz de reproducir sombras y brillos con una sola pasada.