En un mercado cada vez más competitivo mejorar los procesos dentro de la empresa ahorrando a su vez costes solo se consigue a través de servicios especializados que estén enfocados a ayudar desde la trastienda, así, lo que ocurra en la tienda redundará en un servicio de mayor calidad y más enfocado hacia lo verdaderamente importante: el cliente.
Back office hace referencia a la trastienda, a todo lo que pasa oculto de los ojos del cliente. A todos los servicios de apoyo necesarios para crear el servicio principal, el que el cliente compra. Y esta clase de tareas no aportan valor pero son esenciales para el funcionamiento de la empresa. Esta clase de servicios back office se pueden asumir internamente o se pueden externalizar. Las ventajas de la externalización son abundantes. Contratar servicios especializados de apoyo permite a la empresa dedicarse en exclusiva a las tareas core que sí aportan y generan valor, mejoran la experiencia del usuario y benefician a la marca. Contratar un servicio BPO parece una decisión coherente, ya que permite un mayor acercamiento a la excelencia en la actividad empresarial propia. La externalización de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés) hace referencia al apoyo profesional de empresas especialistas en las tareas que no se ven (pero que son necesarias y ocupan recursos y tiempo) y que permiten a las empresas clientes despreocuparse y focalizarse al 100% en su producto o servicio.
Estos servicios se pueden dar en la parte del front office, es decir, de cara al cliente con servicios como el marketing, el soporte técnico o nuestro servicio de gestión de publicaciones y merchandising, o desde la parte de back office como una parte del proceso de negocio de la empresa que la ayuda a funcionar eficientemente.
Normadat ofrece un gran abanico de soluciones BPO para el back office que ayudan a nuestros clientes a cumplir sus objetivos y desarrollar sus proyectos con todas las garantías. Las ventajas que ofrecen empresas como la nuestra, especializadas en esta clase de servicios, son obvias. Por un lado se consigue un apoyo especializado al negocio, se minimizan tiempos de gestión, se reducen costes y se optimizan las tareas importantes. Es decir, lo que se consigue al externalizar tareas de BPO en el back office es reducir tiempos, ahorrar costes y mejorar la relación con el cliente. ¿Cuáles son todos esos servicios que se cuecen en la trastienda de un negocio? Veámoslos uno a uno.
Digitalización.
Es uno de las tareas back office más propensas a externalizarse ya que no solo es necesario disponer de tiempo y personal, sino también de equipo y personal especialista para realizarlo, siendo uno de los servicios que más ahorro puede suponer al externalizarlo. Ya te lo contábamos en este post.
Homologación de proveedores
Esta es una actividad esencial para un buen desempeño de la actividad empresarial. Contar con proveedores solventes y que cumplan sus responsabilidades es básico para que la cadena no se rompa en ningún eslabón. Lo que ocurre es que no siempre se dispone del tiempo y el personal para asegurar que nuestros proveedores son serios y están al corriente de pagos de sus responsabilidades. Esta actividad de back office se vuelve aún más acuciante y primordial en casos en los que las empresas puedan convertirse en responsables subsidiarios del mal proceder de sus proveedores, ya que las personas que contraten o subcontraten la ejecución de obras o la prestación de servicios serán responsables subsidiarios de la deuda derivada en la parte que corresponda a las obras o servicios objeto de la contratación o subcontratación.
Gestión de tickets
Cualquier empresa que genere gastos de representación sabrá el tiempo y esfuerzo que requieren llevarlos bien contabilizados y gestionados. Esta tarea back office es una de las que más ha tardado en dar el paso al mundo digital. El departamento de contabilidad de una empresa puede llegar a invertir mucho tiempo en revisar los tickets y las notas de gasto para producir los abonos correspondientes, generar los asientos contables en los libro de registro y, más aún, si pretenden recuperar el IVA de todas esas pequeñas actividades que tienen un montante económico pequeño pero son voluminosas en su número. Esta clase de servicios back office, si están bien gestionados, pueden repercutir unos beneficios iguales o superiores a su coste ya que pueden permitir la deducción del IVA (que por medios propios no llegaríamos a deducir), podremos prever flujos de caja, eliminar los picos de trabajo del departamento contable en los cierres etc.
Tratamiento de facturas de proveedores
Con el crecimiento de una empresa también crecen los volúmenes de facturación y de tareas administrativas recurrentes relacionadas con la búsqueda de facturas, su gestión y su pago cumpliendo siempre con los periodos de tiempo y con el Suministro de Información Inmediata (SII). Este tiempo de gestión en el tratamiento de facturas es amplio, recurrente y sería mucho mejor empleado en tareas más primordiales. Por eso las empresas sin un amplio departamento contable externalizan habitualmente este servicio de back office. Tanto el tratamiento de facturas completas como la gestión de los tickets (que son facturas simplificadas) necesitan una respuesta ágil para cumplir con el plazo de presentación de facturas, de cuatro días desde la expedición de la factura que plantea el Suministro Inmediato de Información (SII), implantado desde julio de 2017.
Prevención del fraude documental
La validación de los documentos presentados en la solicitud de un crédito al consumo requiere velocidad para su tramitación y comprobación de la solvencia financiera del demandante. En muchas ocasiones está agilidad va reñida con los debidos controles necesarios para determinar si un crédito puede ser o no concedido. Además, la entidad prestadora de crédito puede llegar a incurrir en un incumplimiento legal si no dispone de medidas preventivas para luchar contra esta clase de situaciones. Aun siendo una parte importante del proceso de concesión de créditos, la validación de los documentos presentados es un proceso exigente que no es fácil de acometer en tiempo y forma sin contar con herramientas especializadas como de las que disponen empresas especialistas en esta clase de servicios. Con recursos centrados únicamente en validar, controlar y prevenir el fraude en los documentos presentados, suele ser otro de los servicios con mayores visos de ser externalizado o que se incurra en un modelo mixto, sustentado por la empresa pero apoyado por la empresa externa.
Otros servicios.
Complementando servicios de back office puros, encontramos otra serie de servicios que sirven de apoyo a las empresas pero que no se enmarcan dentro de un proceso de back office. Quizá el ejemplo más claro de estos servicios lo encontráramos en la custodia documental, que si bien es un servicio por sí solo, también podría formar parte de la cadena de un servicio, por ejemplo de préstamos hipotecarios: la empresa debería consultar ciertos documentos custodiados en archivo para poder finalizar el proceso de concesión del préstamo.
Custodia de documentos
La custodia de documentos es otra buena tarea para externalizarse ya que, primero, no siempre disponemos de espacio suficiente y, segundo, un espacio de archivo no es un almacén de papeles y requiere numerosas funciones técnicas si queremos tener accesible toda nuestra documentación de manera ágil. Además la seguridad de las instalaciones o una correcta preservación de documentos son elementos costosos y, por tanto, susceptibles de ser externalizados.
Valija Digital
Una de las tareas que más ha ido cambiando con el paso de los años y la llegada de nuevos métodos de trabajo y las nuevas tecnologías. De gestionar un gran volumen de papel, hemos pasado a una gestión primordialmente electrónica de la correspondencia. La transformación digital en este ámbito es destacada. Pero también nuevos actores se han sumado a la fórmula. Con un tráfico del comercio electrónico cada día mayor, las empresas demandan soluciones para el ecommerce que día a día inunda sus recepciones con paquetes provenientes de múltiples tiendas online. Los paquetes se mezclan con notificaciones importantes que aún llegan en papel o con otra clase de cartas. La trazabilidad de todos estos envíos unida a la seguridad de su custodia y entrega al interesado es primordial para el buen funcionamiento de cualquier organización. Además con servicios especializados como el de Normadat, todo el flujo de elementos en papel puede ser transformado en documentos electrónicos que incorporen todas las bondades de la gestión de la documentación electrónica en un servicio de valija.
Destrucción certificada
Las empresas suelen manejar información sensible que en el momento de su eliminación debe hacerse por cauces seguros como dictan las leyes en materia de protección de datos. En estos casos se requiere cumplir con ciertos parámetros legales atendiendo a normas como la UNE EN 15713 de destrucción segura de material confidencial. En este tipo de actuaciones no sirve una actuación interna dentro de la empresa si ésta no está en posesión de un certificado para destruir sus documentos legalmente.
Backup
La custodia de una copia de tus datos o backup ante desastres e imprevistos es de vital importancia para la salvaguarda de la información de las compañías. Existen diferentes métodos para conservar un backup. Tanto si se deben custodiar backups físicos, es decir, discos duros o gestionar copias en la nube, son servicios que deberían ser externalizados en empresas especialistas en la custodia de unidades críticas de almacenamiento y nos puedan ofrecer garantías de recuperación y accesibilidad de los datos.
Como podemos ver el objetivo principal de subcontratar las distintas funciones mencionadas es ayudar a fortalecer el back office de las organizaciones y otras tareas necesarias para conseguir un buen funcionamiento. Los servicios de BPO de back office son operaciones necesarias que tienden a subcontratarse por que no aportan valor pero que deben permitir un flujo de trabajo sincronizado en empresas en las que operan varios verticales de negocio.
Como conclusión, podríamos definir los servicios bpo de back office como un tipo de externalización de procesos de negocios (BPO) en el que las tareas de back office, como las anteriormente expuestas están subcontratadas a empresas especialistas que aportan una mayor rentabilidad en estas tareas, convierten costes fijos en variables y ofrecen un ahorro de tiempos y recursos importante, además de obtener una mayor flexibilidad ante los distintos escenarios que marca el mercado y transferir el riesgo en todas aquellas tareas externalizadas.
