Smart Working, teletrabajo y cómo el coronavirus ha transformado nuestra cultura organizacional

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Desde hace unas semanas nuestras vidas han cambiado radicalmente. Nuestra manera de vivir en la calle, tan mediterránea, se ha visto seriamente afectada por la irrupción de un nuevo virus, el llamado Covid-19 o Coronavirus. La irrupción de este virus ha cambiado nuestra forma de comunicarnos, de socializar, en definitiva ha cambiado nuestra manera de vivir. Y de trabajar.



Desde que comenzaron a llegar los primeros avisos de alarma referentes al Coronavirus, las empresas en nuestro país se han visto envueltas en una carrera para adaptar su infraestructura y modelos operacionales al trabajo desde casa. El estado de alarma limita considerablemente la movilidad de la población y obliga a las empresas a facilitar a sus trabajadores el teletrabajo para rebajar el que previsiblemente será el mayor golpe a la economía global desde la crisis financiera de 2008.

Y es que nos enfrentamos ante una grave situación a nivel mundial como podemos ver en mapas que están realizando su seguimiento en tiempo real como el de GoogleBloomberg o Github.

La producción se ha visto mermada debido al cierre de las fábricas que nos proveían de bienes o de las oficinas de las empresas que nos proveían de servicios, pero a la vez, el otro lado de la moneda económica también se desploma, la población guarda la cuarentena desde sus hogares y el consumo cae en picado.

Este cambio repentino y radical en la forma de trabajar no ha sido fácil y no todas las empresas pueden asumirlo. Existen empresas cuyas políticas empresariales, previas a la situación de alarma, recogían el teletrabajo como modo habitual de su operativa y otras que no habían realizado ningún avance en este sentido. El camino para adaptarse a esta nueva situación de unas y otras, por tanto, no ha sido igual de complicado, pero todas han tenido que realizar unos grandes esfuerzos.

Tampoco existe igualdad en el modo en el que el virus afecta a los distintos sectores que sostienen la economía. Esta situación afecta directamente a los dos ámbitos económicos de la cadena, a los suministros y a la demanda. Solo sectores esenciales en la lucha contra la pandemia están autorizados a continuar su actividad de manera normal tal y como se anuncia en el RD-Ley 10/2020 del 29 de marzo. Sectores como la industria o la construcción, el transporte, la hostelería y restaurantes, el turismo, el comercio minorista no alimentario, la educación, el deporte o la cultura y el ocio y espectáculos han visto decaer su actividad casi completamente. En nuestro país el turismo, uno de los principales motores económicos, verá reducida su actividad de manera significativa.

Trabajar desde casa

El sector servicios referido a trabajos de oficina puede sobrellevar esta situación algo mejor al ser los que pueden seguir desarrollando su trabajo de manera remota, el llamado smart working. Pero la preparación que han tenido que realizar las empresas en tiempo record ha requerido de enormes esfuerzos desde áreas técnicas de TI para que la infraestructura pueda dar soporte a los trabajadores así como el modo de estos de adaptarse a su “nueva oficina” y modo de trabajo.

La infraestructura desplegada por las distintas empresas tiene que soportarse desde la robusta infraestructura tecnológica de comunicación estatal que tiene conectadas 10,261 millones de instalaciones, el mejor despliegue de fibra óptica de la Unión Europea.  Pensemos que solo un 19% de trabajadores trabajaban de forma remota y, además, lo hacían ocasionalmente según un estudio de Infojobs, mucho menos (en torno a un 7%) si tomamos como referencia estudios de Eurosat. Ahora este porcentaje se ha disparado. Desde las empresas están adoptando medidas que faciliten el trabajo remoto.

La infraestructura de contingencia y el ancho de banda por la que las empresas salen a Internet desde su sede se ha debido ampliar en tiempo record para albergar las Redes Privadas Virtuales (VPN) necesarias para facilitar el acceso a la información desde el modo de teletrabajo de la mayor parte de la plantilla, preservando el buen gobierno de los datos y la salud y dando continuidad al negocio frente a una situación adversa como a la que nos enfrentamos. Las VPN permite conectar con el servidor de la empresa de manera segura, de tal manera que tendremos acceso a toda la información igual que si estuviéramos en la oficina. Fuera de estas redes la situación de la información manejada es mucho más vulnerable.

Se ha aumentado el tráfico de videoconferencia, utilizando plataformas como Zoom, Microsoft Teams, Skype empresarial o WebEx, entre otras.  

Todos estos servicios de apoyo a la transformación digital de los procesos se han vuelto indispensables para poder trabajar estos momentos. Obviamente, también ha ganado importancia la digitalización de documentos para facilitar la gestión documental en los nuevos entornos SOHO (Small Office Home Office).

También el control de los accesos remotos de los trabajadores al fichaje y otros entornos es difícil de gestionar si previamente no se tenían soluciones implantadas en este sentido. Por otro lado el trabajador debe preparar su entorno en el hogar y adecuar un espacio donde pueda trabajar con comodidad.

La adecuación del trabajo por objetivos puede ser favorable a la productividad ya que no solo cambiamos los instrumentos y el espacio con el que trabajaremos sino el modo de hacerlo. La llamada multitarea puede ser un foco de dispersión de la concentración que no favorece al final el desarrollo completo de los objetivos a los que nos enfrentamos. Por eso definir unos objetivos claros y precisos puede ayudar a optimizar la jornada laboral.

Gestionar y priorizar el tiempo es imprescindible para la mejora de los procesos y, por ende, de la rentabilidad. Como hemos visto, ahora disponemos de todas las herramientas digitales para hacerlo posible.

Es momento de quedarse en casa. 

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