Si te dispones a leer este artículo, seguramente es porque tienes algunas dificultades con la gestión de información en formatos físicos y electrónicos de tu organización.
Cuando dispones de considerables cantidades de datos digitales y documentos en papel, tú y tu equipo podéis desperdiciar tiempo valioso al buscar uno específico. En este caso, lo más recomendable es recurrir a un servicio externo de consultoría documental que te ayude a organizar el caos.
Como verás a continuación, este servicio no es exclusivo para empresas de cualquier tamaño, sino que puede aplicarse a las administraciones públicas y a organizaciones como bibliotecas y otras.
Definiciones de gestión documental y consultoría documental para entrar en contexto
En primer lugar, para entender las ventajas de la consultoría documental es necesario definir en qué consiste la gestión documental. Esta última es la que justifica la contratación del servicio que nos ocupa, ya sea para definir las políticas y procedimientos de gestión de información o para aplicar soluciones al actual sistema en este sentido.
En concreto, la gestión documental abarca una serie de normas técnicas y prácticas empleadas en la administración de documentos y datos en cualquier formato y/o soporte, generados o recibidos en una organización, cuyo propósito es agilizar la recuperación de información contenida en estos. Del mismo modo, gracias a una correcta gestión documental, es más fácil realizar las siguientes tareas críticas:
- Establecer el tiempo que los documentos deban archivarse.
- Eliminar datos y documentos que ya no tienen ninguna utilidad.
- Garantizar la conservación y confidencialidad en el largo plazo de la información más valiosa.
Todo esto es factible al poner en práctica principios de racionalización y economía.
Ahora bien, para lograr lo anterior, es indispensable contar con una disciplina basada en las normas y técnicas referidas. Si tú o tus colaboradores no tenéis la suficiente instrucción para aplicar estos principios, es mejor contratar a una empresa especializada capaz de proporcionar el asesoramiento y la implementación requeridas. Precisamente, es esta compañía la que prestará a tu organización un servicio de consultoría documental. Este lo podemos definir como el suministro de soluciones que tienen base en normas establecidas o en un replanteamiento de procesos. La propuesta de dichas soluciones parte de un estudio efectuado por profesionales especializados en gestión documental, teniendo en cuenta la situación de tu empresa en este ámbito. En sí, el objetivo es reducir costes y los problemas de tratamiento y almacenamiento de la información.
¿Por qué es importante una consultoría documental?
En líneas generales, una consultoría documental cumple una serie de funciones que optimizan la gestión, búsqueda, consulta y almacenamiento de la información, entre ellas:
- Aportar políticas y soluciones tecnológicas para la creación, administración y gestión de datos y documentos.
- Por supuesto, proporciona métodos de organización lógica de la información.
- Permite asegurar el acceso y disponibilidad inmediata a documentos y datos.
- Mediante la digitalización de documentos físicos, es factible conservar la información contenida en estos.
- Permite establecer estrategias técnicas adecuadas para la gestión documental en general.
Por lo tanto, la consultoría documental ayuda a las organizaciones a manejar la gestión de sus datos e información con estándares de calidad avanzados. Asimismo, hace factible la obtención de beneficios como:
- La optimización de procesos.
- Fortalecimiento de la seguridad de los datos.
- Mejoras en la gestión del tiempo.
- Reducción de costes y de los tiempos de consulta.
- Preservación de los archivos mediante la implementación de la custodia inteligente.
¿Qué ofrece el servicio de consultoría documental de Normadat?
En Normadat somos expertos en gestión y consultoría documental. En tal sentido, nuestro servicio comienza con un estudio y análisis al detalle de la producción documental de tu organización, ya se trate de un organismo privado o público. A partir del mismo, diseñamos la estructura del sistema documental y archivístico. En el mismo momento, proponemos líneas de actuación para implementar un sistema de gestión sólido. A continuación, llevamos a cabo las siguientes acciones:
- Identificar, organizar y coordinar toda la diversidad de archivos generados y recibidos. A los efectos, agrupamos, analizamos y valoramos las series documentales creadas por los diferentes departamentos.
- Crear un cuadro de clasificación de documentos. Para ello, definimos los procedimientos de almacenamiento en los archivos de oficina o de gestión.
- Establecer calendarios de conservación y eliminación de documentos y datos digitales.
- Desarrollo de un plan de implementación y acciones de mejora para asegurar el correcto desempeño del nuevo sistema de gestión documental y el cumplimiento de los objetivos planteados.
Otros servicios que complementan la consultoría documental de Normadat
En el ámbito de la gestión documental, Normadat ofrece una serie de servicios especializados aplicables y/o complementarios, de acuerdo al caso:
Gestión de datos y servicios en archivos
Como parte de las líneas de acción definidas tras la consultoría documental, podemos desarrollar proyectos de tratamiento archivístico en cualquier fase del archivo. Es decir, en oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico. Dicho tratamiento es crítico en función de la conservación y difusión del patrimonio documental y del conocimiento de los mismos, así como de su conservación.
Nuestros especialistas con formación archivística se encargan de:
- Identificar los organismos generadores de información en cada unidad administrativa.
- Organizar, clasificar y ordenar las unidades documentales, para crear el Cuadro de Clasificación.
- Grabar en aplicación informática de archivo, con la finalidad de obtener instrumentos de descripción siguiendo las normas internacionales ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF, etc. Y también recuperar e intercambiar información.
- Signar e instalar los documentos en sus correspondientes almacenes.
- Valorar tales depósitos, con lo que podemos establecer políticas de conservación y expurgo de la documentación; al igual que aplicar el procedimiento de transferencia de la documentación a la siguiente fase de archivo.
- Proporcionar apoyo técnico en gestión electrónica de documentos, digitalización e implantación de software documental.
Servicios a bibliotecas, museos y archivos
En efecto, también proporcionamos consultoría documental y gestión en este campo a bibliotecas, archivos históricos y museos. Para todas estas instituciones, en Normadat ofrecemos soluciones adecuadas.
Nuestros especialistas poseen amplia experiencia en catalogación de todo tipo de materiales bibliográficos, basada en:
- Reglas de Catalogación.
- Normas ISBD.
- Formato MARC21.
- IBERMARC.
- RDA.
Todos ellos, adaptados a cada tipología documental, ya sean: publicaciones periódicas, monografías, manuscritos o material gráfico, material cartográfico, material audiovisual, sonoro y partituras entre otros. Los siguientes son parte de nuestros servicios que aportan valor a la gestión integral de bibliotecas:
- Procesos de clasificación, ordenamiento y registro de autoridades.
- Catalogación de libros.
- Gestión de las publicaciones periódicas.
- Digitalización de libros y otros materiales impresos y en diversos soportes con tecnología de punta.
- Desarrollo y gestión de recursos digitales aplicados a bibliotecas.
- Apoyo en Recursos Humanos a la gestión bibliotecaria y museística.
Tales procesos, en su totalidad siempre se llevan a cabo bajo las normas y estándares aplicables a las bibliotecas y las propias establecidas por cada institución.
Organización y tratamiento de documentos
Durante más de 30 años, en Normadat hemos desarrollado una sólida experiencia en el campo de la organización de archivos, tanto en empresas privadas como en organismos de la Administración Pública.
Para lograr la eficiencia en las estanterías de archivo es indispensable aplicar una normalización adecuada al tipo de documento almacenado. El mencionado procedimiento puede definirse durante la consultoría documental.
Podemos efectuar los procesos derivados de la organización de archivos tanto en nuestras oficinas como en las del cliente.
Custodia de documentos y archivos
Normadat es una de las mayores compañías en custodia de documentación y archivos de forma temporal o a largo plazo. Para cumplir este objetivo, contamos con cuatro centros de custodia, tres de ellos en la Comunidad de Madrid. Todos ellos dotados de las máximas medidas de seguridad: CCTV, control de accesos, extinción de incendios por gas y no por agua, para garantizar la adecuada protección de los documentos que nos confían nuestros clientes.
Cubrimos la totalidad del proceso con recursos humanos y materiales propios, desde que el cliente pone a nuestra disposición su documentación y durante toda su permanencia en nuestros depósitos. Igualmente, es un servicio que podemos proponer en base a la consultoría documental efectuada.
Una vez en custodia, el cliente tendrá acceso a cajas o documentos específicos, con tiempos de respuesta que van desde una entrega normal al siguiente día a una entrega urgente en 2 horas. Bien sea el documento original o una copia digitalizada remitida por correo electrónico.
Este servicio de custodia y gestión documental está basado en una aplicación informática que registra todos los movimientos de cada documento y permite al usuario solicitar estos mediante nuestra aplicación web, el Portal Áurea.
Destrucción certificada
En Normadat también cubrimos el proceso de destrucción certificada de documentación. El proceso es realizado de acuerdo al Nivel 6 de la Norma UNE-EN 15713:2010. Este puede llevarse a cabo en nuestros propios centros de custodia, a fin de evitar riesgos derivados del transporte.
Expertos en consultoría documental
Por todo lo anterior, puedes confiar en nuestro equipo para la realización de una consultoría documental exhaustiva y todos los procedimientos de gestión de datos y documentos propuestos en la misma.
