¿Por qué mantener un archivo pasivo si ya no se usa? Porque la documentación que contiene puede ser reclamada legalmente hasta que cumpla el periodo de retención establecido por cada tipología documental. ¿Quieres saber más?
¿Por qué mantener un archivo pasivo si ya no se usa? Porque la documentación que contiene puede ser reclamada legalmente hasta que cumpla el periodo de retención establecido por cada tipología documental.
Recordemos que los documentos pasivos o históricos (también llamados archivos definitivos), se almacenan y salvaguardan por si pudiesen ser necesarios en un futuro como documentación que acredite o de explicación a una determinada situación, pero no serán modificados.
Especialmente importantes en profesiones como la medicina, la abogacía, ingeniería o arqueología, los archivos pasivos pueden ser documentos de vital importancia para aclarar situaciones presentes o futuras y justificar o dar explicación a situaciones actuales.
Hoy, gracias a la digitalización de los documentos la custodia de los mismos es mucho más sencilla ya que se facilita el almacenamiento de los documentos, la organización es más eficiente y se garantiza una búsqueda más rápida y segura, sin contar con el ahorro de tiempo y espacio.
Además, los programas informáticos de gestión de documentos con los que contamos permiten además que los usuarios puedan solicitar cualquier archivo de forma telemática y que las empresas que los custodian puedan, a su vez, controlar los accesos, registros o solicitudes que se han realizado sobre los mismos.
La custodia o conservación de archivos pasivos a través de los servicios de estas empresas, garantiza además una rápida localización y entrega de los documentos, con plazos diferentes en función de si se trata de una urgencia o una solicitud corriente, así como de si se dispone de dicho archivo en formato digital o no, ya que facilita el envío del mismo por correo electrónico.
