De un tiempo a esta parte, administraciones y organismos públicos están poniendo en marcha proyectos de digitalización de documentos para facilitar los procesos de búsqueda y manejo de informaciones y archivos así como para hacer más sencillos muchos de los procesos administrativos de los ciudadanos.
Son procesos que resultan útiles para estos organismos y les ayudan a mejorar sus servicios ahorrando tiempo y dinero, 
además de tener importantes beneficios para las empresas.
Uno de los principales beneficios es el ahorro económico. Cuando hablamos de ahorro lo decimos en base a las cifras. Y es que, según explican en este artículo, las empresas españolas podrían ahorrar hasta un 20% de su volumen de negocio anual gracias a los proyectos de digitalización de documentos, que nos hace llegar a la denominación del bigger data (o lo que es lo mismo, el siguiente paso al Big Data).
Según los datos extraídos de un estudio patrocinado por Ricoh Europe, 9 de cada 10 líderes empresariales están de acuerdo en que digitalizar y liberar los documentos físicos les ayudaría a mejorar los procesos de toma de decisiones dentro de las organizaciones.
No solo eso, el 84% es consciente de que la digitalización de documentos se reflejaría en un ahorro económico de entre el 5% y el 20% en sus balances anuales, tal y como confirman en el mencionado artículo.
La digitalización de documentos incluye además tareas como la puesta en marcha de la factura electrónica entre empresas y proveedores que, solo entre enero y junio del pasado año 2013, se tradujo en un ahorro de 458 millones de euros.
Así, durante el primer semestre de 2013 fueron 130.000 empresas las que emitieron o recibieron las conocidas como e-facturas. Un incremento del 10% en relación al mismo periodo del año anterior por lo que se estima que el número de empresas inmersas en proyectos de digitalización de datos y uso de facturas digitales aumente en un porcentaje aún mayor.
Además, los proyectos de digitalización de documentos suponen para las empresas la agilización de procesos como el pago de facturas, el control administrativo y financiero de sus negocios así como cualquier otro tipo de archivo de empresa relativo a documentación de clientes o de sus propios trabajadores.
Seguridad de la documentación y mayor control de la misma siendo más complicado que se extravíen o destruyan documentos. Se facilita y agiliza la búsqueda de cualquier tipo de documento y su acceso es mucho más sencillo que con la documentación en papel.
O también y no menos relevante, el importante ahorro en espacio y papel. Una medida con beneficios medioambientales que, además, se traduce en una mejora de la productividad y eficiencia de las empresas a medio y largo plazo.
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