Toda empresa debe solventar el proceso de pago a sus proveedores. Pero la manera de afrontar este proceso, manualmente o de manera automatizada, repercutirá en costes muy distintos por el tratamiento de cada una de las facturas recibidas.
Un enfoque tradicional del proceso de cuentas a pagar implica los siguientes pasos: la recepción de la factura en papel en la empresa, llegada al departamento y a la persona responsable de su tramitación, su apertura, firma y validación por los responsables (departamento, centro de costes…) introducción manual en los sistemas de información (con el consabido riesgo de error), archivado de la factura. Y eso contando que todo vaya correctamente.
El tiempo de procesado de una factura se puede disparar con el proceso tradicional. Además del tiempo que tarda una factura en llegar a la empresa a través del correo, se le suma el tiempo de recepción, de búsqueda de la persona responsable, flujos de validación de la factura…disparando el coste por factura tratada.
Coste de procesamiento de facturas
Para muchos estudios el coste de procesar una factura es difícil determinar exactamente pero, sin embargo, muchos de ellos coinciden en que la horquilla de precios va desde los 5 a los 16€. El estudio de Billentis, por ejemplo, arroja unos costes totales de tratamiento de factura recibida en papel de 11,10€. Según Gartner Group, el personal del departamento financiero y de compras utiliza un 30-40% de su tiempo para gestionar manualmente la factura en un tiempo que oscila entre unos 15 o 20 minutos por factura. Si tomamos como media unos 20€/hora de estos empleados encontramos que procesar cada factura está costando más de 5€. Además del coste de empleados hay que sumarle otros costes:
- Validación y macheo
- Introducción en sistemas de información
- Gestión de disputas
- Gestión del pago
- Archivado
- Material
- Fotocopias
- Metros cuadrados necesarios para custodiar las facturas
Las facturas entrantes llegan y se deben extraer todos sus datos para luego poder explotarlos en un software de gestión o ERP. Los formatos de las facturas son dos: física o digital. El tratamiento de una y otra está diferenciado aunque comparten rasgos comunes.
Se deberán también enfrentar los datos de la factura contra los pedidos de compra para comprobar que todo es correcto. Más tarde entrará a validar dichos importes y servicios el responsable o responsables antes de pasar al área contable para emitir los pagos y dejar la factura correctamente archivada.
Los costes de tramitar una factura manualmente son muy superiores a hacerlo de manera automatizada. La validación de la factura en papel suele ser uno de los principales procesos que la encarecen en forma de tiempo invertido. Cuando una factura llega físicamente a un centro de trabajo, se debe buscar al responsable o responsables para su validación (en muchas ocasiones se requiere de una doble firma) y no siempre es fácil dar con ellos en tiempo y forma, en periodos vacacionales esta demora puede ser aún más alta. Con esta pérdida de tiempo se producen nuevos problemas. El tiempo perdido entre que llega una factura y queda registrada en el sistema contable produce pasivos no registrados que pueden inducir a la toma de malas decisiones financieras. Los pagos se demoran más en el tiempo perdiendo posibles beneficios por pronto pago, produciendo fricciones con proveedores y perdiendo más dinero por la misma cantidad de un servicio o producto cuyo pago se hubiera tramitado de manera efectiva y rápida, por no mencionar el conocimiento perdido sobre la liquidez de la que se dispone, ya que no podemos conocer con exactitud el estado actualizado de las cuentas, el cash flow y los límites de gasto de la empresa.
Por tanto, la automatización de este tipo de procesos aparece como una opción más que viable para bajar el precio de tratamiento por factura y solventar gran parte de los problemas mencionados.
Proceso automático de las facturas recibidas.
Hay muchos procesos en el tratamiento de las facturas que se pueden automatizar:
- Lectura de los campos de una factura
- Clasificación y vinculación a los proveedores
- Aprendizaje en nuevos modelos de facturas para reducir el tiempo de procesado
- Comparar pedidos y proveedores con los datos maestros
- Emparejamiento de facturas, albaranes de entrega, facturas proforma…
- Flujos de aprobación
- Exportación a los sistemas contables
- Pago de las facturas
Gracias a todas estas automatizaciones se consigue una cuantiosa reducción del precio por factura tratada a menos de 3 €.
Gracias a todas estas automatizaciones se consigue una cuantiosa reducción del precio por factura tratada (menos de 3 €) y es por esto que muchas empresas deciden externalizar el proceso de recepción y tratamiento de facturas. Además, sin cambiar demasiado el modo interno de trabajo la empresa, se consigue sistematizar el flujo de caja y la recepción de las facturas de proveedores haciéndolo más eficiente, teniendo un control y registro de la traza de las facturas con pistas de auditoría en todo el flujo para conocer los pasos ineficientes que producen cuellos de botella y eliminar riesgos, retrasos y costes de procesado y archivado manual del papel.
Por otra parte, un servicio de procesamiento de facturas automatizado no solo se ofrece las ventajas ya descritas sino que, en el marco del Suministro Inmediato de Información (SII), cubre las obligaciones legales de comunicación con la AEAT para todas aquellas empresas con una facturación superior a los 6 millones de euros que deben ofrecer una conexión cuasi inmediata de sus registros de facturación. Además, sistematizar los procesos de facturas de proveedores permite modelar flujos de aprobación de las facturas de manera automática para que nos lleguen los avisos importantes a través de cualquier dispositivo, contabilizar después automáticamente las facturas y finalmente realizar los pagos, para terminar el proceso registrando la operación en un ERP.
