En 2017, un estudio realizado en once países por Unit4, llegó a una conclusión preocupante. La investigación encontró que los trabajadores de oficina requerían un equivalente a 69 días al año para realizar tareas administrativas.
Esto suponía para las organizaciones alrededor de 5 billones de dólares en costes al año. No obstante, el despilfarro de horas laborales en tareas repetitivas es tan solo uno de los problemas en el departamento de administración de las compañías. La mayoría de los mismos tienen su origen en la continuidad de una gestión de procesos de forma manual.
En las siguientes líneas expondremos brevemente las situaciones más comunes que hacen más complejo el trabajo en el departamento administrativo. En paralelo, explicaremos cómo la automatización, las herramientas digitales en la nube y la transformación digital en general pueden ayudar a solucionarlos.
¿Qué tareas automatizar para evitar problemas en el departamento de administración?
En realidad, existen varios factores que permiten determinar si un determinado proceso requiere de automatización. Estos son:
- Llevar a cabo la actividad implica realizar un alto volumen de tareas.
- Es necesario contratar a muchos trabajadores para ejecutar todas las tareas que exige el proceso.
- Normalmente es una actividad que debe efectuarse a la mayor brevedad posible.
- Por otro lado, es imprescindible monitorizar y auditar constantemente el cumplimiento de la actividad.
- Su impacto sobre el resto de procesos y actividades de la organización es determinante.
Entre las actividades y procesos más comunes susceptibles de automatizarse para evitar problemas en el departamento de administración, tenemos:
- Procesos de compras.
- Pedidos.
- Pago a proveedores.
- Facturación.
- Procesos del área de Recursos Humanos.
- Nómina.
Al respecto, te sugerimos hacer un análisis objetivo y a fondo en tu compañía para identificar sus necesidades específicas de digitalización. De este modo, podrás implementar las soluciones adecuadas en las áreas que más las necesitan.
Importantes errores humanos, uno de los problemas en el departamento de administración
A decir verdad, aunque cuentes en tu empresa con una plantilla de profesionales experimentados y eficientes, son humanos y, en cualquier momento, cometerán errores. Mientras los procesos administrativos críticos de tu organización sigan siendo manuales, hay más posibilidades de fallos humanos costosas.
Por ejemplo, cuando ocurren equivocaciones en el procesamiento de cuentas por cobrar, las consecuencias pueden ser graves. Cada factura con datos incorrectos o no presentada oportunamente, hace que tu personal invierta tiempo de trabajo valioso en buscar la causa e intentar corregirla. Para ello, deben enviar correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, con lo que también emplean recursos que podrían destinarse a tareas más productivas. Aparte de ser este uno de los problemas en el departamento de administración más frecuentes, la imagen de la empresa puede verse afectada por las quejas de los clientes.
Con un sistema de facturación automatizado, en línea con el departamento de ventas y con la base de datos de clientes, es factible facturar los productos y servicios correctos a los clientes correctos. Sin olvidar, además, reflejar los impuestos correspondientes.
Nuestras cuentas por cobrar se atrasan
Si ya es preocupante equivocarse en la facturación a los clientes, más lo es atrasar el pago a los proveedores. Muchas veces, esto sucede por una ineficiente gestión de las cuentas por cobrar. Si parte de las facturas a cancelar llegan aún en papel, hay un riesgo cierto de extravío. También suelen ocurrir retrasos injustificados en el visado de facturas por parte de los departamentos a los que corresponde verificar la recepción de los productos o el cumplimiento del servicio prestado por el proveedor.
Seguramente, algunos de tus proveedores ofrecen descuentos por pronto pago. O, por el contrario, aplican intereses de mora para los pagos tardíos. En consecuencia, si el departamento de cuentas por cobrar de tu empresa no paga a tiempo, puede estar perdiendo descuentos o pagando más de lo previsto. Mientras más grande sea tu organización y más proveedores necesites, más alto será el coste por no optimizar el proceso de pagos. Y todavía más frecuentes serán los problemas en el departamento de administración.
Ahora bien, la gestión de cuentas por pagar sería mucho más ágil si cuentas con recursos en línea como el Portal de Facturas de Proveedores de Normadat. Con esta herramienta, es posible centralizar los canales de entrada de facturas, evitando así el extravío de documentos y facilitando su trazabilidad.
Por otra parte, es posible controlar cada factura y monitorizar su gestión end to end, por lo que se descarta la recepción del documento mediante distintos canales y se eliminan eventuales emisiones de pagos por duplicado.
También obtienes celeridad en los flujos de aprobación, mediante el visado digital de las facturas, con aprobaciones totales o parciales. Y lo que es más importante, teniendo el documento siempre disponible y a la vista.
Falta de visibilidad de datos, otro de los problemas en el departamento de administración
Sin duda, vivimos en un mundo hiperconectado en el que recibimos, producimos e intercambiamos gran cantidad de información. Los equipos de ventas habitualmente cuentan con herramientas de gestión de la comunicación con los clientes (CRM). Por su parte, los gestores de proyectos suelen emplear plataformas de colaboración para mantenerse en contacto con todos los integrantes del equipo. Entonces, es justo que el personal del departamento de administración disponga de soluciones que le permitan visualizar los datos de la gestión de presupuesto.
Los gestores administrativos tendrán una visión más precisa de la situación en todo momento. Por supuesto, los directivos de la empresa tendrán acceso a esta información actualizada y enriquecida con gráficos. Mediante la misma, tendrán mayor capacidad de tomar decisiones críticas, basadas en datos, con exactitud y rapidez.
La falta de visibilidad de los datos de transacciones es uno de los problemas en el departamento de administración con potencial para comprometer la estabilidad financiera de la compañía. Los responsables de los gastos e ingresos y de la situación financiera de las empresas deben contar con herramientas como el portal online de cuentas por pagar de Normadat para el análisis de datos. La visibilidad de los procesos facilita mucho la toma de decisiones con respecto a sus proveedores y la situación real de la caja. Todos los datos quedan registrados en los procesos contables del portal.
Cualquier aspecto que el responsable del departamento no pueda gestionar y quede fuera de su control produce peligrosos desajustes. Así que es mejor apoyarse en este tipo de herramientas que facilitan la comprensión y análisis de flujos de los fondos de costes y de los indicadores. De esta forma, se consigue un control minucioso de lo que va sucediendo día a día en la empresa, con todas las garantías.
Soluciona los problemas administrativos con las herramientas de Normadat
En efecto, Normadat te proporciona recursos para la automatización de procesos de negocio claves como el pago a proveedores y el control de gestión financiera. Nuestras herramientas y servicios también incluyen:
- Control de notificaciones electrónicas obligatorias (NEO).
- Homologación de proveedores, manteniendo al día la documentación de de los mismos para el cumplimiento normativo de tu empresa.
- Gestión de tickets y notas de gasto Normadat Expense. Herramienta homologada por la Agencia Española de Administración Tributaria, para controlar las políticas de gasto y eficiencia en la aprobación de notas de gasto mediante un proceso totalmente digitalizado.
- Correspondencia, cartería y valija digital. Ofrecemos trazabilidad completa de paquetes y cartas en cualquier sede de tu organización.
- Gestión documental.
- Digitalización de documentos y archivos, con escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o especiales para libros, planos y microfilms.
Contáctanos y resuelve buena parte de los problemas en el departamento de administración de tu empresa.
