Tu empresa sigue procesando facturas de proveedores en papel? ¿Estás empleando mucho espacio para archivar facturas viejas?
Debes saber que la digitalización de facturas es legal en España gracias a la orden EHA/962/2007 de 10 de abril, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Esta tiene apoyo en la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la misma.
En concreto, el artículo 7 de la citada Orden contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros. Una vez digitalizados estos, el obligado tributario podrá prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base. En función de ello es indispensable disponer de un software de digitalización certificado y también de lo siguiente:
(…) el proceso de digitalización garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento firmada con firma electrónica, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación (…)
Por otro lado, si tu compañía no cuenta con una aplicación de digitalización certificada, tienes la obligación de guardar la factura en papel, como mínimo, durante cinco años.
¿Qué es la digitalización de facturas?
Como su denominación lo indica, la digitalización de facturas es un procedimiento que permite pasar facturas de un formato físico en papel a otro digital. En muchos países este proceso de digitalización es legal y dispone de regulaciones establecidas por cada Estado. Ciertamente, la legislación de muchos de estos países valida las copias digitales de facturas emitidas en papel, pero las mismas deben reunir las siguientes condiciones:
- Deben ser legibles.
- Tienen que demostrar la autenticidad de su origen.
- Que su contenido sea íntegro.
- Ser accesibles.
Sin embargo, para evitar confusiones, es necesario aclarar la diferencia entre la digitalización de facturas y el proceso de facturación electrónica. Como dijimos, el primero consiste en pasar una factura física a un formato digital legible (PDF, Word, XML u otro) y procesable por los sistemas de una empresa. Por su parte, la factura electrónica es un comprobante fiscal digital válido generado por una registradora conectada a Internet que, normalmente, está en formato XML. Este documento puede ser leído por un sistema informático, lo que permite registrarlo automáticamente. Una copia impresa del mismo es la que te suministran en el supermercado o en cualquier tienda en la que compras.
¿Cuál es la importancia de la digitalización de facturas?
Sin duda, en un mercado tan competitivo y cambiante como en el que estamos inmersos, procesos tan esenciales como la facturación deben estar digitalizados. En efecto, mantener el procedimiento clásico basado en facturas en papel dificulta y ralentiza el envío, aprobación y materialización de los pagos. Por el contrario, al automatizar las tareas administrativas, estas se simplifican, ya que los procesos de validación y control se programan en tiempo real. Además, es posible llevar una trazabilidad más efectiva y visible de estos.
De igual forma, el vínculo de la automatización de tareas con el uso de Machine Learning reduce la posibilidad de errores y evita los reprocesos. Mejor aún, la gestión oportuna de información permite a las organizaciones comprobar si los pagos generados están dentro de las inversiones aprobadas por las políticas internas. En fin, la incorporación de tecnología inteligente disminuye los problemas en el departamento de administración e incrementa la productividad y el valor comercial de tu empresa.
¿Cómo debe hacerse la digitalización de facturas?
Gracias a los avances tecnológicos, es posible tener acceso a plataformas muy completas para la digitalización de facturas y su posterior procesamiento de forma sencilla, eficaz y segura. En general, los pasos básicos del procedimiento son:
- En primer lugar, la empresa recibe las facturas de sus proveedores en formato físico o electrónico, vía email.
- A continuación, mediante la tecnología OCR (Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres) los datos como la denominación o nombre del proveedor, fecha, números de factura y de orden de compra, etc., son captados.
- La plataforma valida y registra los datos captados.
- Por último, la factura es enviada al departamento respectivo para su aprobación final y pago.
Todo lo anterior permite tanto a tu empresa como a tus proveedores ahorrar tiempo y dinero en un proceso que, hace algunas décadas, era un muy lento y era motivo de quebraderos de cabeza.
En este punto es pertinente hacer un paréntesis para aclarar en qué consiste la tecnología OCR o de reconocimiento óptico de caracteres. La misma es un sistema que visualiza documentos mediante un reconocimiento de caracteres, que funciona de forma idéntica al ojo humano. En el mismo momento, el OCR convierte los datos contenidos en tales documentos (letras y números) a un formato digital que pueda procesar la plataforma. Esto le ahorra a tus colaboradores del área administrativa transcribir los datos uno por uno y les permite registrarlos y contabilizarlos de inmediato.
Beneficios de digitalizar las facturas
En sí misma, la automatización del proceso administrativo de validación y procesamiento de pagos es la ventaja más notable que aporta la digitalización de facturas. Pero, aparte de eso, existen otros beneficios que la incorporación de esta tecnología aporta a las organizaciones. Seguidamente, explicaremos los más relevantes:
- Reduce costes. De hecho, es posible gestionar gran cantidad de documentos empleando menos recursos. En consecuencia, al agilizar los procesos de esta forma, los costes disminuyen significativamente. Tampoco se requieren espacios físicos dentro de las oficinas para disponer pesados archivadores. Esto implica que la empresa no requiere de alquilar, adquirir ni pagar gastos de mantenimiento de locales más amplios para poder albergar dichos archivos.
- Agiliza los procesos. Las soluciones de digitalización y procesamiento de facturas incorporan Inteligencia Artificial, lo que minimiza la duplicación de datos y mejora los tiempos de auditorías de manera considerable. Más aún, con la tecnología de Machine Learning que también incluyen estos sistemas, parte de dichos datos pueden completarse en centenares de facturas de forma automática. De igual modo, estas soluciones ayudan a mejorar y fortalecer las relaciones con tus proveedores.
- Proporciona mayor seguridad. Con las facturas convertidas a un formato digital, ya disminuye el riesgo de pérdida de la información. Al transformarse en archivos informáticos, estas pueden archivarse y ser protegidas con claves de bloqueo. De este modo, el personal no autorizado no tendrá acceso a la información. En este sentido, la mayoría de empresas desarrolladoras de estas soluciones disponen de certificaciones de seguridad que avalan la protección de los datos sensibles de tu compañía.
- Autenticidad garantizada. Dada la incorporación de normativas sobre la digitalización de facturas, estos sistemas dificultan las falsificaciones y garantiza la legalidad de los documentos almacenados.
- Accesibilidad. La información es accesible desde cualquier dispositivo autorizado, incluso desde móviles y portátiles.
La digitalización de facturas junto con el portal de facturas de proveedores CAPIA de NORMADAT agiliza este proceso
Con el portal de proveedores CAPIA de NORMADAT la digitalización de facturas en tu empresa va más allá. Nuestra solución proporciona:
- Canales centralizados de entrada y tratamiento de facturas. Estos evitan pérdidas de documentos y facilitan su trazabilidad. Para ello, ofrecen: preparación, tratamiento OCR, metadatos e indexación.
- Digitalización certificada de facturas, cumpliendo con la normativa y requerimientos de la Agencia Española de Administración Tributaria. Así, descartas la factura en papel para facilitar su gestión -incluyendo el compliance contable- y ahorras los mencionados costes de espacio físico.
- Control de calidad y gestión de incidencias. Con esta funcionalidad, puedes controlar cada factura y monitorizar toda su gestión. Eso evita recibirla por varios canales e incluso que lleguen a emitirse pagos por duplicado. Igualmente, puedes comprobar la correspondencia de datos.
- Controles y workflows de aprobación. Con el portal de facturas de proveedores de NORMADAT dispones de flujos de aprobación y visado digital de las facturas, sin perder el documento. Además, podrás obtener aprobaciones totales o parciales, así como diferentes roles validadores y asignación de centros de coste. De tal forma, suprimes muchos trámites burocráticos.
- Procesamiento automático de facturas en cualquier idioma y de cualquier proveedor fuera de España.
- Servicios de valor añadido, como el cumplimiento con el Suministro Inmediato de Información (SII), integraciones con soluciones ERP y exportación de datos en cualquier formato.
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