Liquidaciones concursales ¿Qué hago ahora con todos estos papeles? Qué hacer con documentación de una empresa en liquidación y durante cuánto tiempo, esa es la cuestión.
La labor de los administradores concursales para conseguir el pago de las deudas de los acreedores y lograr la continuidad de la empresa concursada es difícil y no siempre se consigue.
Una vez agotadas la fase común y la de convenio llega la temida fase de liquidación. Y en muchas ocasiones el qué hacer con la documentación de la empresa puede llegar a convertirse un quebradero de cabeza o, al menos, en un inconveniente. Los colectivos que han de responsabilizarse de los activos de una empresa (y muchos otros) no tienen siempre claro durante cuánto tiempo se debe custodiar la documentación, si depende de alguna ley concreta o si están sujetos al tipo de documentación que deben conservar.
Ya que prestamos servicios al colectivo de administradores concursales en materia de custodia documental, nos hemos topado en ocasiones con este tipo de inquietudes. En este artículo despejaremos dudas y daremos unas pautas para saber a qué atenernos según las distintas leyes.
Toda empresa debe custodiar su documentación, pero los plazos varían en función de los ámbitos en los que nos movamos: mercantil, fiscal o penal.
En el ámbito penal el plazo de prescripción lo rige, como es lógico, el Código Penal que en su artículo 131.1 nos habla de la prescripción de los delitos. Este artículo dicta que el plazo es de cinco años a contar desde la comisión del delito fiscal.
Para explicar os ámbitos fiscal y mercantil acudiremos a un tipo documental común en toda empresa: los libros de contabilidad.
Estos libros de registro contables contabilizan y registran adecuadamente los balances y permiten la llevanza de las cuentas de la empresa a la vez que dan cumplimiento de las obligaciones fiscales justificando los movimientos económicos frente a Hacienda.
En el ámbito contable, todo empresario está sujeto al Código de Comercio, concretamente a su artículo 30 dice “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.
Los administradores concursales también están sujetos a este Código de Comercio ya que, si seguimos leyendo el citado artículo 30, se dice que “En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”.
Así pues, según la normativa mercantil, se debe custodiar la documentación al menos durante 6 años. Y decimos “al menos” puesto que se trata de un plazo de prescripción, que no de caducidad, que puede ser interrumpido en cualquier momento por la Administración.
En el ámbito fiscal la Ley General Tributaria (LGT) en su artículo 66 nos habla de los plazos de prescripción. En dicho artículo se reconoce el derecho de la Administración a liquidar, a recaudar y a sancionar, pero también es reconocido el derecho del obligado tributario a solicitar y obtener devoluciones, en el plazo de cuatro años.
Sin embargo, en el momento en que se procede a investigar delitos fiscales con Hacienda y se inicia el trámite judicial, el plazo de cuatro años se congela y deja de computar.
Continuando la lectura del artículo, en el 66 bis, se da la facultad a la Administración de comprobar e investigar y determinar la deuda tributaria y nos hablan de un plazo de “prescripción de 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.” También en el artículo 115 de la LGT se reconoce que “la Administración Tributaria podrá comprobar e investigar los hechos, actos, elementos, actividades, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria para verificar el correcto cumplimiento de las normas aplicables”. Es decir, que se diferencia entre la prescripción de los créditos fiscales y la facultad de la Administración para comprobar operaciones o actividades realizadas por el obligado tributario en períodos ya prescritos, pero que surtan efectos en ejercicios no prescritos. En definitiva, que la prescripción del derecho a liquidar (4 años) no afecta al derecho a comprobar e investigar (artículo 66.bis LGT).
Entonces, ¿a qué ley se deben atener los administradores concursales para conservar la documentación de las empresas liquidadas?
La respuesta es sencilla: durante el período más amplio al que por cualquier normativa (mercantil, fiscal o penal) se vean obligados.
En términos generales y sin contar con las excepciones o salvedades que se pueden dar, hablaremos de los siguientes plazos:
• Ámbito Fiscal: 4 años
• Ámbito Penal: 5 años
• Ámbito Mercantil: 6 años
El plazo más amplio de conservación de la documentación, que con carácter general se establece, es de seis años desde el último asiento en los libros. Es pues, a este plazo al que, con carácter general, nos debemos atener.
