Se publican 11 guías para cumplir con la Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-eL) y facilitar su implantación a partir de la experiencia acumulada desde el año 2014.
En el año 2014 vio la luz la primera política de Gestión de Documentos Electrónicos promovida por el Ministerio de Hacienda para la Administración General del Estado. Fue consensuada por diferentes órganos del Ministerio y por la Subdirección General de los Archivos Estatales y ampliamente aceptada por organizaciones estatales a nivel, local, regional y por las universidades. Un par de años más tarde, esta política sufrió una revisión en la segunda edición. Ahora, cuatro años más tarde de esta última revisión, se hace necesario una nueva actualización contando con la experiencia que en materia de tramitación y archivo electrónico se ha conseguido.
Los Ministerios de Hacienda y de Política Territorial y Función Pública, en coedición, nos ofrecen una primera versión de la Política de Gestión de los Documentos Electrónicos que intenta orientar de manera más práctica a todo lo referente en los procesos de gestión documental, separando en 11 guías lo ya definido en el NTI de Política de gestión de documentos electrónicos y adecuándose a las leyes que posteriormente al año 2014 (año de la primera versión) habían surgido. Leyes como la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público que obligan a que el expediente sea completamente electrónico.
Problemas encontrados
El objetivo fundamental es la adecuación de las aplicaciones existentes al ENI
- Expedientes en papel y en digital, pero las leyes obligan a que el expediente sea totalmente electrónico por lo que las administraciones lo que hacen es digitalizar toda la parte que está en papel.
- Por otro lado, no hay unidad en los sistemas de almacenamiento, disgregándose los documentos entre éstos y rompiendo la unidad del expediente. Conformar el expediente electrónico de acuerdo al ENI y con garantías es uno de los principales problemas.
- Se han encontrado problemas en la comprensión por parte del personal funcionario de los conceptos documento, expediente, serie documental.
- Los metadatos son importantes y se utilizan algunas herramientas de gestión en las que no se visualizan los metadatos, se deben visualizar. El metadato más problemático está siendo el de “nombre natural” que equivale al título del documento o expediente y es fundamental para su posterior recuperación. Debe ser escrito manualmente por las unidades de la administración pero no se está teniendo en cuenta, complicándose la recuperación de la información en el futuro.
- Necesidad de automatizar el proceso de generación de documentos, implementación de metadatos, registro y notificación a los interesados.
Elementos de la guía
Además de esto, recientemente se ha incorporado al SIA un módulo de información archivística para incluir los metadatos relativos a los plazos de acceso, la caducidad de los valores de los documentos, la eliminación o transferencia, así como el carácter esencial de los documentos en su caso. Esto permite señalar en Guía de Aplicación de Tramitadores y Gestores Documentales que las unidades tramitadoras deben poder ingresar sus expedientes en Archive con capacidad de poder generar expedientes y documentos en formato ENI. Se recogen en la guía cuestiones como los metadatos que deben incluirse en una gestión documental, las ventajas que ofrece un gestor documental o, el punto que nos ha parecido más interesante, una serie de funcionalidades que deben incluirse en los gestores documentales:
- Flujos de trabajo que permita la automatización de la gestión documental.
- Captura de documentos.
- Almacén de datos, documentos y sus metadatos .Control y almacenamiento de las distintas versiones de un documento.
- Identificación única e inequívoca de cada documento.
- Asociación de los metadatos estipulados.
- Agrupación de los documentos en expedientes.
- Conservación de los documentos garantizando su integridad y seguridad.
- Control de accesos y seguridad. Acceso inmediato de los documentos a través de medios de consulta. Del acceso a los documentos, cuando sea necesario, quedará constancia de su trazabilidad.
- La visualización de documentos.
- Búsqueda de documentos y expedientes.
- Consulta de la firma, sello de tiempo y metadatos asociados al documento.
- La copia o descarga en línea de los documentos en formatos originales.
- La impresión en papel.
- Inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante para facilitar su recuperación.
- Almacenamiento y gestión de expedientes electrónicos, de forma temporal, para remitirlos después al Archivo electrónico único.
- Borrado de la información, de acuerdo a la legislación vigente, dejando constancia de su eliminación.
- Cualquier otra función necesaria para cubrir el ciclo de vida de los documentos electrónicos.
- Integración con los sistemas de información como registro, portafirmas, archivo, identificación, etc.
- Trabajo en equipo.
Por su parte, la Guía de aplicación de digitalización de documentos tiene su fundamento en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos que aprovecha el protocolo de digitalización anterior pero le añade las actualizaciones de las citadas Ley 39/2015 y Ley 40/2015.
La necesidad de que las administraciones públicas se doten de políticas reales de gestión del documento electrónico ha promovido y propiciado la aparición de estas 11 guías que, con una vocación claramente práctica, intentan recoger las directrices (legales y prácticas) que toda organización necesita, sus responsabilidades y sus procesos para crear y gestionar documentos auténticos, fiables y que perduren a lo largo del tiempo.
