¿Qué podría ocurrir si no tengo una gestión segura de la información? ¿En qué riesgos incurro?
Se trata de organización y eficiencia. Cuando tu empresa empieza a acumular documentos, expedientes, papeles de todos los tamaños, cajas y más cajas, archivadores, carpetas... es muy difícil encontrar lo que quieres cuando buscas, además de ocupar un espacio importante y desaprovechado.
Los riesgos que corre tu información tienen dos vertienes; la que te afecta a ti y tu negocio, y la que incumple la Ley (y no solo la de Protección de Datos).
- Se pueden usar tus datos cuando tires los documentos a la basura sin destruirlos correctamente
- Con un hackeo pueden robarte la información que tengas en los ordenadores y en los servidores de la empresa (puede eliminar tu página web y todo su contenido, destruir tus facturas por cobrar, robarte la información de tus clientes clave, borrar toda la base de datos del CRM... hasta puede saber toda la información personal y bancaria de tus empleados o de la propia empresa)
- Puede haber inundaciones, incendios y otros incidentes que destruyan todo lo que guardar.
- Puedes estar incumpliendo la ley al solicitar y tratar determinados datos o no hacerlo de la forma correcta.
¿Estoy obligado por ley a tratar mi información o mis documentos de alguna manera concreta?
Sí, por ley cada tipo de documento tiene unas especificaciones en cuanto a su tiempo y modo de conservación, además la información está sujeta al cumplimiento de la Ley de Protección de Datos. Puedes consultar la LOPD, pero si te resulta tedioso, siempre puedes contar con expertos en LOPD que te asesoren y garanticen su cumplimiento en tu empresa. Como expertos en Gestión Segura de Información, Normadat cuenta en plantilla con especialistas en este área que certifican el cumplimiento legal en Protección de Datos entre otros.
Si incumplo la LOPD, no creo que me pillen. Además ¿qué podría pasar si lo hacen? ¿Simplemente pagaría una multa?
Con la proliferación de datos por los soportes digitales que hoy en día utilizamos y los recursos que tenemos disponibles, cada vez es más fácil no solo incumplir la ley (el desconocimiento de una ley no te exime de su cumplimiento), sino que te "pillen" por ello. Si esto sucediera tendrías que pagar una multa, además de que los perjudicados por tu mala praxis pueden comenzar litigios en tu contra o exigir compensaciones económicas por daños y perjuicios, además de perder grandes cuentas por la mala imagen que se genera. Otro asunto es cómo estás actuando ética y profesionalmente al proceder de esta manera. Seguro que a ti no te gustaría que por ejemplo un proveedor lo hiciera contigo, poniendo en riesgo tu negocio.
El "simplemente pagaría una multa" debería preocuparnos, tu negocio está en riesgo continuo, seas del sector que seas. Aquí algunos ejemplos recogidos de la AGPD:
- 40000€ a cada una de las dos clínicas de estética del informe, una de ellas habiendo cesado su actividad. Tema - cesión de datos.
- 50000€ a compañía eléctrica. Tema - datos en contratación telefónica.
- 2000€ a concesionario. Tema - recibir correo electrónico comercial tras ejercer la cancelación de sus listas.
- 20000€ a entidad bancaria. Tema - cámaras de videovigilancia grabando la vía pública.
- 6000€ a empresa de transportes y alquiler de vehículos. Tema - identificación errónea de conductor tras infracción de tráfico.
- 6000€ a asociación de arquitectos. Tema - datos accesibles desde internet por brecha de seguridad en sistemas informáticos.
Entonces, para que me aclare, ¿dónde empieza y dónde acaba la gestión? ¿dónde envío la información? ¿Cómo la recojo o cómo accedo a ella cuando lo necesite?La Gestión Segura de la Información empieza en el momento en que se escribe (incluso un post-it!) o se imprime el primer documento y acaba en su destrucción cuando ya no es válido, cuando se ha pasado a otro tipo de formato válido o cuando legalmente ya no es exigible por ejemplo.
Entre la creación y la eliminación de la información hay todo un ciclo de gestión con diferentes estados y tipos de soporte donde gestionar dicha información.
Normadat posee su propia flota de vehículos isotermos con los que recogemos los documentos físicos que necesites poner en depósitos de custodia. También recogemos aquellos que vayan a la fase de digitalización y deban volver luego a las intalaciones del cliente y por supuesto, recogemos la documentación que va directamente al área de destrucción certificada.
Cuando lo que necesitas es tener la información accesible desde cualquier lugar, sin necesidad de tenerla físicamente en tu oficina ni en tus equipos informáticos susceptibles de sufrir hacking, fallos de harware, errores humanos..., nosotros te facilitamos la herramienta digital para que puedas revisar lo que buscas rápidamente y sin riesgos simplemente con un navegador web y conexión a internet. Esto mejora la eficiencia y productividad del trabajo porque ahorra tiempo y puede ser consultada toda la información por más de una persona al mismo tiempo sin tener que duplicarla, conservando el original en perfecto estado durante toda su vida útil.
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