La Gestión Segura de Información es muy interesante, pero es un término ambiguo, así que teníamos que resolverlo.
Nos han preguntado y hemos respondido ¿Qué es la Gestión Segura de Información? ¿Realmente qué es seguro? ¿A qué llamas información? ¿Para qué sirve? ¿La necesito? ¿Qué me aporta? ¿Cuánto cuesta?
¿En qué consiste la Gestión Segura de Información?
Entre otras cosas, es el tratamiento de datos de forma que ni se pierdan ni se destruyan sin consentimiento ni puedan ser robados o utilizados de manera fraudulenta por terceros.
Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad son los pilares básicos de la Gestión Segura de Información. Desde que se crea la información en cualquier formato hasta que se destruye, todos los ciclos de vida de la información requieren de tratamientos o procedimientos específicos tanto para su conservación como para su accesibilidad y privacidad con el fin de hacer más eficiente su uso y gestión diaria.
¿Cómo sé que es verdaderamente una gestión segura o que no van a utilizarla sin mi consentimiento?
El proceso de gestión de la información para el tratamiento de dicha información en instalaciones externas a las del cliente sigue un procedimiento auditado regularmente y certificado bajo medidas de seguridad reguladas por ley, además de las propias medidas que incorpora Normadat a este proceso como valor añadido de sus servicios. Asimismo, al comienzo de la relación contractual quedan firmados todos los documentos legales que aseguran la no utilización de la información sin el consentimiento del cliente (para los fines especificados en el contrato), a lo que hay que añadir los acuerdos de confidencialidad y secreto profesional que cumple el personal de Normadat que trata en cada momento con la documentación que le sea adjudicada por proyecto.
Por otra parte no es ético, profesional, responsable ni inteligente utilizar la información que nos confían nuestros clientes para otros fines que no sean los meramente contractuales. No tendría mucho sentido atacar nuestros propios principios y nuestro modelo de negocio.
¿Por qué es más segura que gestionarlo dentro de mi empresa?
- Por la experiencia del personal que se encarga de la documentación y de su custodia.
- Por las instalaciones de seguridad construidas con el objetivo íntegro de la seguridad de la información que van a albergar y tratar.
- Por transferir el riesgo a un tercero para que la tediosa tarea del cumplimiento legal en cuanto a información y documentación física de cada uno de los tipos documentales con que se trabaja diariamente se garantice.
- Por disponer de hardware y software específico para este tipo de gestión de información.
- Por aportar valor al cliente abaratando sus costes y ahorrando su tiempo de gestión.
Esto son solo algunos porqués, ¿te contamos más?
Por supuesto que todos podemos gestionar nuestra información de forma segura desde nuestra propia empresa, lo hacemos todos los días. Solo necesitamos sensibilizarnos en cuanto a buenas prácticas de privacidad y seguridad de la información. Todo se aprende.
La cuestión llega cuando tienes un gran volumen de información, donde la gestión diaria se vuelve impracticable haciéndonos perder el tiempo, ralentizando nuestros procedimientos y el crecimiento de nuestro negocio.
Todos podemos tener un manitas en casa para pintar una habitación, ¡y probablemente quedará muy bien! pero cuando hablamos de causas mayores es más rápido, eficiente y al final más barato contar con un pintor experto. Lo mismo sucede con los documentos en cualquier tipo de soporte (papel o electrónico).
Somos expertos en el tratamiento y gestión de información en todo tipo de soportes y documentos, además de conocer los entresijos de la ley de protección de datos (LOPD) y tener certificaciones tanto en Seguridad de la Información (ISO27001) como en Destrucción segura de material confidencial (UNE-EN15713), Gestión medioambiental (ISO14001) o Gestión de la calidad (ISO9001). Las medidas de seguridad físicas y lógicas de nuestras instalaciones así como la extinción contra incendios por gas nos avalan como la empresa con las instalaciones de custodia de archivo más seguras de España. La información física en las mejores instalaciones y la información electrónica en las mejores condiciones de conservación y recuperación con copias de seguridad replicadas y encriptadas, con accesos a la información por niveles de permisos de usuario, contraseñas de nivel alto y con usuarios únicos autorizados por cliente entre otras muchas características de seguridad que aportan gran valor al servicio que prestamos a nuestros clientes y a su información.
¿Para qué me sirve? ¿Qué valor le aporta a mi compañía?
Aprovechamos lo que sabemos hacer realmente bien para crear valor, en lugar de suponer una actividad que solamente implica gastos, riesgos y quebraderos de cabeza para las empresas.
La Gestión Segura de Información es un conjunto de servicios, es un servicio integral que no solo guarda a buen seguro la información de tu empresa y de tus clientes, también la clasificamos, la mantenemos accesible en cualquier momento, lo digitalizamos para que lo tengas a un clic, lo indexamos para que puedas filtrarlo y localizarlo fácilmente y realizamos copias de seguridad.
Para cerrar el ciclo de vida de la información contamos con el servicio de destrucción que deja todo tipo de soporte inutilizable e irrecuperable, preparado para una completa desaparición de la información. Nadie podrá reutilizar tu valiosa información y no tendrás que tener guardados ocupando sitio y empeorando la imagen de la oficina, los miles de contratos, información de clientes, facturas etc, que no necesitas más allá del tiempo en el que legalmente pueden ser reclamados.
Nuestro valor para nuestros clientes, más allá de nuestras instalaciones y los servicios que ofrecemos es el aporte de soluciones con información. Nuestros clientes nos cuentan procesos que tienen, el tiempo que tardan en realizar ciertas tareas y que quieren mejorarlo, acciones en las que quieren eliminar ciertos pasos para abaratar costes, cualquier inquietud que les surge, y juntos creamos la solución perfecta para ellos. Ese es nuestro valor, que cuentas con nosotros.
Todos los días todos tratamos con información de alguna manera, creándola o consumiéndola. Que no se vuelva en tu contra.
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