No llevar un adecuado control en la recepción y lectura de las notificaciones electrónicas puede ser catastrófico si tu empresa trabaja con la Administración Pública.
Si perteneces a una gran empresa que cuenta con una flota voluminosa de vehículos que se desplazan por todo el territorio nacional, te vamos a contar algo que te puede sonar.
¿Alguna vez te ha ocurrido que no puedes presentarte a un concurso público debido a que no estás al corriente de tus obligaciones de pago y (lo peor) no sabíais nada? Es más habitual de lo que parece que una simple multa de tráfico nos deje en una situación comprometida. En ocasiones sucede que no se puede identificar al conductor de un vehículo. Si la multa no puede enviarse a un domicilio concreto ni estamos dados de alta en la DEV, la Administración comunicará la sanción a través de medios alternativos como sedes electrónicas o boletines. Ni siquiera son fiables los servicios gratuitos de alertas de multas pues estos se basan en la lectura de lo publicado en dichos Boletines y no son 100% infalibles. Solo tenemos la certeza de que nos enteramos de que debemos pagar una multa cuando queremos licitar a un concurso público y nos lo denieguen por no estar al corriente de pago con esa administración.
Un ejemplo. Un conductor de nuestra empresa comete una infracción, un radar le fotografía por exceso de velocidad sin identificar al conductor, en un punto de la red de carreteras al que no pertenece su unidad de negocio y por el que solo pasaba. Si la identificación del conductor concluye sin éxito, posiblemente a infracción acabará siendo comunicada por la administración local pertinente en su sede electrónica o en un boletín oficial.
Normalmente las notificaciones permanecen 10 días en el buzón electrónico y una vez finalizado el plazo se entenderán producidas. Posteriormente se dispondrá de un periodo de tiempo para su abono. Obviamente, si no se conocemos la existencia de la multa porque haya sido comunicada a través de una sede electrónica que no consultamos, la multa puede aumentar ya que pasará al procedimiento de apremio tal y como indica el artículo 167 de la Ley 5 8/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria “se iniciará mediante providencia notificada al obligado tributario en la que se identificará la deuda pendiente, se liquidarán los recargos a los que se refiere el artículo 28 de esta ley y se le requerirá para que efectúe el pago”.
¿Cuánto puedo llegar a pagar por no responder a una notificación?
El citado artículo 28 explica el período ejecutivo de cobro de las sanciones, cómo se producirán los recargos del pago y en qué porcentaje:
- El recargo ejecutivo será del cinco por ciento y se aplicará cuando se satisfaga la totalidad de la deuda no ingresada en periodo voluntario antes de la notificación de la providencia de apremio.
- El recargo de apremio reducido será del 10 por ciento y se aplicará cuando se satisfaga la totalidad de la deuda no ingresada en periodo voluntario y el propio recargo antes de la finalización del plazo previsto en el apartado 5 del artículo 62 de esta ley para las deudas apremiadas.
- El recargo de apremio ordinario será del 20 por ciento y será aplicable cuando no concurran las circunstancias a las que se refieren los apartados 2 y 3 de este artículo.
- El recargo de apremio ordinario es compatible con los intereses de demora. Cuando resulte exigible el recargo ejecutivo o el recargo de apremio reducido no se exigirán los intereses de demora devengados desde el inicio del período ejecutivo.
Los plazos exigibles dentro de este procedimiento de apremio quedan reflejados en el artículo 62.5 y, tras la notificación de la providencia de apremio, se dispondrá de otro plazo para liquidar la deuda. Obviamente cuanto más tardemos en satisfacer la deuda los importes se verán considerablemente incrementados.
Si continuamos con el impago de la deuda la Administración dictará nueva providencia para el embargo de sus cuentas bancarias y otros bienes hasta que se satisfaga la deuda y procederá a dicho embargo respetando el principio de proporcionalidad.
Si esto nos sucede una única vez, el disgusto por la sanción económica puede ser sobrellevado. Pero, ¿qué puede ocurrir a una gran empresa con cientos de vehículos y conductores distintos? La respuesta ya la conocemos: se presupuestan partidas económicas sabiendo que esto ocurrirá en mayor o menor medida. Asumen esta situación como algo inevitable, pero lo cierto es que se puede llegar a evitar.
El perjuicio puede ser mayor que lo meramente económico. No llevar un adecuado control en la recepción y lectura de las notificaciones electrónicas puede ser catastrófico si tu empresa trabaja con la Administración Pública ya que, como te decíamos, no podrá obtener el certificado de estar al corriente de pago y, por tanto, no podrá trabajar con la Administración. Es importante señalar, tal y como se indica en los artículos 71 al 73 de la Ley 9/2017, del 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, que las prohibiciones lo son para contratar con la totalidad del sector público.
La solución a esto es una consulta periódica y proactiva de las distintas sedes electrónicas, donde los documentos encontrados sean trasladados a un repositorio documental al alcance de toda la organización y en el que la unidad de negocio afectada sea inmediatamente avisada de la llegada de un nuevo documento que consultar y donde queden registrados los diferentes estados que sufre ese documento (avisado, leído, descargado, tramitado…). De este modo evitaremos restringir nuestro alcance al buzón de nuestra bandeja de entrada y tendremos un control adecuado de todas nuestras notificaciones, estén donde estén.
