Los procesos operativos financieros de contabilidad, cobros y pagos, se encuentran entre los más idóneos para ser automatizados. La optimización de esta clase de procesos gracias a la automatización puede reportar unos beneficios importantísimos en ahorro de costes y de tiempo.
Pero ¿qué tareas operativas son las más automatizadas en el área financiera?
Todo proceso bien definido que esté basado en tareas repetitivas es susceptible de ser automatizado. La gestión de notas de gasto y los procesos de pago de facturas son procesos documentales de gestión donde las tareas o flujos están muy bien definidos. Siempre generan tareas similares que se componen de recepción, cotejo, aprobación y pago. Por supuesto existen otros muchos procesos candidatos a ser automatizados en el área financiera como detención de fraudes, gestión de préstamos e hipotecas etc. Al final se trata de poner el foco en tareas repetitivas con un flujo de trabajo concreto.Son tareas en las que se puede limitar la intervención humana y que su digitalización, además, aporta otra serie de beneficios como el ahorro de espacio de archivado de facturas o la facilidad para seguir y trazar el estado de una factura en el proceso de pago. Muy útil para que los proveedores puedan conocer en que fase de tramitación se encuentra la factura y ahorrarnos las llamadas de seguimiento que hacen para conocer cuando será pagada su factura.
¿Qué tecnologías se usan para la automatización?
Las tareas de automatización en procesos financieros deben abarcar todo el procesamiento. Desde el modo de llegada de facturas, con canales físicos y su digitalización o a través de buzones inteligentes en los que llegan las facturas digitales e inician un disparador para comenzar el flujo de automatización.
Por tanto, una de las primeras tecnologías que deberíamos señalar es la digitalización certificada de facturas que permite eliminar el papel y acoger el formato digital como un formato totalmente válido de cara a la AEAT. En este proceso se utiliza la firma digital para dotar a la factura de una certificación digital. También se procede a una lectura OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que nos permite extraer los campos de la factura a indexar. Después intervienen flujos automatizados de aprobación donde definimos el proceso que debe pasar una factura para su aprobación. La automatización de tareas se puede lograr a través de RPA (automatización robótica de procesos) que imita el comportamiento de un usuario humano con la interfaz de un programa informático, pero ojo, no lo sustituye, ya que una máquina nunca improvisará en sus decisiones ante situaciones no previstas. Podemos mejorar, con supervisión humana, los procesos de decisión, gestión y aprobación a través de soluciones BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y aplicando tecnologías para identificar las áreas de procesos concretas que consumen más tiempo y dinero. Finalmente se puede mejorar el procedimiento en ciclos de mejora continua potenciando la extracción de información clave, su contextualización y posterior explotación a través de modelos predictivos y analíticos.
Beneficios y amortización de la inversión.
Emprender cualquier tipo de automatización debe ser considerada en términos de eficacia. Teniendo en cuanta que la automatización de los procesos operativos financieros conlleva un importante ahorro de tiempo y se consigue una mayor eficiencia del departamento financiero, es interesante acometer este tipo de proyectos en esta área. Con ellos se reduce el tiempo de gestión de facturas y su seguimiento, permite una inmediatez en la consulta de la información y la información financiera se vuelve más precisa con registros contables más exactos, mejoras en la gestión de los cobros, consultas de facturas y de todas aquellas operaciones financieras automatizadas.El análisis financiero también mejora ostensiblemente con la automatización ya que podemos obtener reportes en tiempo real de lo que está sucediendo ya que los flujos de trabajo nunca están obsoletos o desfasados ya que se suceden en el momento en el que un disparador actúa.
Por otro lado, conseguimos reducir o eliminar el error humano que puede traer consigo costes de gestión y de tiempo. Y además también obtenemos información contable precisa necesaria para auditorías de calidad que puedan obtener registros y documentación fiable que aporta toda la traza de lo que ha sucedido con los distintos documentos desde su entrada en el sistema. Con ello, reducimos ostensiblemente los riesgos de fraude.
Por todo ello la automatización de procesos financieros es una de las tareas que más ROI (retorno de la inversión) devuelve en poco tiempo puesto que devuelve importantes ganancias en la productividad de los procesos que se acometen.
Para conseguirlo recomendamos realizar un estudio previo de los procesos que se necesitan automatizar y los datos que participan en estos procesos. Necesitamos ver si estos procesos están alineados con la estrategia general de la empresa, pero también si contamos con un gobierno del dato efectivo.
En muchos procesos financieros el dato se vuelve la piedra angular para decidir si este es automatizable ya que, si este proceso implica toma de decisiones posteriores, no puede ser automatizado a partir de datos incompletos o inexactos. Debemos también estudiar el tiempo que esos procesos están llevando a su equipo a completarlos para obtener una estimación precisa de tiempos. Si no conseguimos estimarlos bien, recomendamos reducir el proceso a tratar hasta llegar a tareas medibles, como por ejemplo cuanto tiempo tarda en ingresar los datos de una factura en el sistema contable. Cuando tengamos una estimación, podremos iniciar una prueba piloto que automatice esa tarea para estimar así el retorno de la inversión en horas de manera ágil y precisa.
Pero no solo el retorno se mide en dinero y tiempo. Hay beneficios más intangibles que, sin embargo, son determinantes. Con una buena automatización de procesos nutrida con datos completos y coherentes se consigue una mejor administración de la empresa gracias a una mejor toma de decisiones que beneficiará al cliente y los empleados.
Como vemos, muchos de los procesos financieros pueden ser mejorados, pero debemos ser conscientes de que la automatización sigue exigiendo la presencia humana para ejercer su mantenimiento, supervisión y diseño.
