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Limpieza de fondos documentales

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La limpieza de los fondos documentales es una tarea muy especializada que se tiene que realizar cuando las medidas ambientales preventivas no actúan de forma correctamente y el papel de la documentación es atacado por agentes como el polvo, la humedad, los ácaros o los hongos.



En este tipo de asuntos la prevención es fundamental y la máxima “prevenir antes que curar” se vuelve ley. Para ello debemos conservar nuestra documentación en entornos óptimos donde las instalaciones minimicen la posibilidad de arruinar la integridad del fondo documental.

Los agentes más peligrosos para el deterioro de la documentación son la luz, la humedad, la temperatura, el polvo, la contaminación e incluso agentes mucho más “salvajes” como roedores o insectos. Todos ellos constituyen peligros potenciales para la seguridad de nuestra documentación. Es obvio que si custodiamos los documentos en un entorno con grandes niveles de humedad terminaremos por arruinar el papel ya que la humedad actúa sobre él reblandeciendo sus fibras y haciendo proliferar ácidos tanto del propio papel como de las tintas utilizadas en la escritura. Además la humedad favorece la aparición del gran enemigo del papel: el moho, cuyo efecto destructivo se come literalmente la celulosa. El moho es un hongo que prolifera en condiciones de temperaturas cálidas y alta humedad del aire y puede a llegar ser peligroso para las personas. Para evitarlo recomendamos controlar siempre la humedad ambiente del depósito a través de deshumidificadores y sistemas de control de humedad hasta conseguir un 45/65% de humedad relativa del aire con una temperatura media de entre 17 y 19 grados durante todo el año. Es importante que estos parámetros sean constantes para evitar que se produzcan tensiones en el papel de contracción y dilatación que pueden hacer que se vuelva quebradizo o pierda la consistencia esperada.  El moho solo germina en un ambiente favorable con unas características específicas de humedad, temperatura y aire. Si no se producen condiciones favorables, las esporas permanecen inactivas. El problema es que cuando las esporas germinan, se expanden rápidamente y hay que actuar con celeridad antes el desastre. La humedad para que el moho germine va desde el 75% de humedad relativa durante un mes o más a 21 ° C, 2 semanas al 80%, o 4 días para el 90%. También una humedad muy baja puede ser terrible ya que provocaría la pérdida de agua en la celulosa y la debilitaría peligrosamente. La circulación del aire puede ayudar a evitar que el moho germine pues el aire estancado permite que las esporas se depositen en las colecciones.

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Por otro lado, los insectos, microorganismos o incluso animales como roedores pueden ser una gran amenaza al deteriorar rápidamente la documentación. Entre los más perniciosos encontramos a los insectos xilófagos (carcoma, pececillo de plata, termitas, cucarachas…) ya que se alimentan de celulosa y almidón destrozando rápidamente la documentación. 
Para evitar este tipo de situaciones existen soluciones como las que presta Normadat para la limpieza regular de los depósitos documentales en la que se desinfectan y desinsectan los documentos y es posible custodiarlos en instalaciones que brindan todas las garantías de control de humedad, temperatura, hermetismo de accesos, sistemas de protección, instalaciones eléctricas controladas, estanterías compactas etc.
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Unos consejos para evitar el moho

  1. Deberemos mantener las áreas donde se almacenan y usan las colecciones lo más limpias posible ya que el polvo y la suciedad son fuente de esporas
  2. Propiciar una buena circulación de aire en las áreas de almacenamiento de recolección pero nunca abriendo ventanas pues alteraría las condiciones de humedad y temperatura y dejaría entrar a las esporas
  3. Debemos evitar almacenar colecciones en espacios húmedos como sótanos que propensos a sufrir inundaciones.
  4. Debemos controlar la humedad y la temperatura en los parámetros indicados y de una manera constante para que las esporas permanezcan inactivas.
  5. Cuando entre una nueva colección al fondo, es conveniente aislarla un tiempo para comprobar si viene con moho.

Si a pesar de estas recomendaciones sufren cualquier tipo de plaga, los servicios de limpieza documental pueden brindar soluciones efectivas para poder recuperar los fondos afectados.

Limpieza de fondos documentales

Hay que seguir ciertos pasos para conseguir, primero estabilizar la proliferación de agentes contaminantes, limpiarlos y, después, sellarlos para evitar un nuevo brote.

Lo primero que se suele hacer es meter los ejemplares afectados en bolsas para su traslado a una zona “limpia” que reúna las condiciones de humedad y temperatura precisas para evitar que los agentes contaminantes sigan activos. Este traslado en bolsas se hace para evitar que posibles esporas se desplacen y afecten a otros ejemplares. Una vez llegada a la “zona segura” se deben sacar inmediatamente los ejemplares para evitar crear condiciones climáticas favorables para hongos dentro de las bolsas.

A partir de aquí es muy importante trabajar con las medidas de protección adecuadas para manipular los documentos. Estas medidas se deben componer, como mínimo, de guantes desechables de nitrilo, ropa protectora y una máscara protectora N95 o N100  (esta nomenclatura significa que la mascarilla retiene al menos el 95%  o el 100%, según el caso, de las partículas de 0,3 µm o mayores y la letra N indica que no es resistente al aceite). También se debe disponer de una aspiradora de velocidad variable a baja temperatura con un filtro de alta eficiencia HEPA (High Efficiency Particulate Air) que nos permita atrapar las esporas del moho. Pero para llegar a este punto, primero se vuelve imperativo haber desactivado el ciclo activo del hongo volviendo a los valores adecuados de humedad y temperatura. Para lograrlo rápidamente en ocasiones se procede a congelar los ejemplares aunque lo óptimo es liofilizar el papel, es decir, deshidratar el papel para su conservación sometiéndolo a una rápida congelación y eliminando por sublimación el hielo posteriormente mediante un ligero calentamiento que lo hace pasar de la fase sólida al vapor de agua, evitando la fase líquida (la liofilización no es un tratamiento desinfectante pero es el método más eficaz conocido para la estabilización física, química y biológica de los archivos y bibliotecas dañados por el agua). Esto posibilita que el hongo vuelva a estado inactivo. Se puede conocer cuando un hongo está activo o inactivo ya que en fase activa se ve mucho más “esponjoso” mientras que en la fase inactiva se vuelve seco, parecido al polvo.

Cuando tenemos al hongo en estado activo es el momento de proceder a su limpieza trabajando en exteriores cuando sea posible o con filtros HEPA que atrapen las esporas y no las permita volver a los ejemplares. El aspirador no se aplica directamente sobre el papel pues podría dañarlo. En su lugar se aplica una ventana de fibra de vidrio que actúa como capa protectora desde donde se puede proceder al aspirado.

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Además de la aspiradora se puede utilizar para la limpieza cepillos suaves junto a boquillas de vacío de baja succión o bien utilizar máquinas especializadas que son capaces de emitir radiaciones gamma que elimina de manera segura todas las especies de microorganismos existentes y evita la propagación del moho.

Una vez que no existen ejemplares afectados en el fondo es un buen momento para determinar la posible causa que ha ayudado a la infección y solucionarla para evitar que se siga produciendo. Las causas más comunes son, como hemos comentado, un control inadecuado de la humedad y la temperatura, un exceso de polvo, una mala circulación del aire…

Después de haber tratado los fondos afectados y resuelto el foco del problema se deberán limpiar también los depósitos antes de devolver los ejemplares afectados al fondo para, a partir de ese momento, monitorizar el espacio afectado que evite proactivamente la aparición de nuevos focos.

En Normadat hemos evitado la destrucción de archivos y otros documentos de muchas empresas y estamos preparados para enfrentarnos a cualquier clase de desastre. Ya hemos manejado con éxito gran variedad de proyectos siguiendo estrictamente las regulaciones legales de protección de datos. Nuestros servicios de transporte seguro protegen los documentos confidenciales de cualquier acceso no autorizado y realizamos todo el trabajo en instalaciones seguras.

Así que si observas libros o documentos deteriorados, no te preocupes, aún tienes numerosas oportunidades y estrategias para volver a recuperar el control.

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