¿Cuántas veces nos hemos sobresaltado pensando que habíamos borrado un documento sin querer, o que se nos había escapado el dedo a la opción de cerrar sin haber guardado, o que el sistema hubiese fallado llevándose consigo todo el progreso de nuestro trabajo tras una pantalla en negro?
Estas situaciones de fallo humano en pérdidas de información son más habituales de lo que pudiéramos pensar y representan casi un 30% del total de posibles causas (fallos de software, problemas físicos con el hardware etc.).
El coste monetario que se puede producir tras una pérdida de información es elevado, como los problemas a los que nos podemos llegar a enfrentar tras haber cometido la negligencia.
Las cuatro fases de la pérdida de información.
- Negación.
“Borré todos mis datos. Seguramente hice una copia de seguridad en algún lado…”
Tras haber borrado todos nuestro trabajo siempre se nos viene a la cabeza el “no puede ser”. Pero si no has puesto las medidas necesarias para que el borrado de los datos nunca sea permanente, puede ser una situación irrevocable.
- Enfado
“¡Estúpido pedazo de lata! ¿Dónde están mis datos? ¡Dámelos!”
La fase que sigue a la de negación es un enfado monumental por no haber asegurado tus datos, generalmente el enfado se produce contra el ordenador en cuestión. Pero sabemos que él no tiene la culpa.
- Depresión
“¿Por qué? ¡¿Por qué a mí?!”
A todos nos puede pasar, los fallos humanos existen y se producen constantemente. Así que en esta fase nos afecta el remordimiento de no haber hecho más, el miedo de qué pasará y la tristeza por la pérdida del trabajo y los datos.
- Aceptación
“Nunca me graduaré.”
En esta última fase se acepta lo que nos ha ocurrido. Pero no debe quedar aquí, una vez aceptada la situación, debemos reconducirla para que nunca más vuelva a pasar. Y es que, frente a estas cuatro fases post apocalípticas, os presentamos otras cuatro que todo buen previsor debe tener en cuenta para evitar las temidas pérdidas de información.
Cuatro fases de una buena previsión.
Ante las fases anteriormente descritas, os proponemos cumplir con otras cuatro que os evitarán algún que otro disgusto. Partiendo de lo más personal o particular a lo más general o que afecta a toda una empresa:
- Autoguardado.
¿Sabes que Office 365 tiene una función de autoguardado que guarda los archivos cada pocos segundos? Si quieres más información sobre esto, pincha aquí. Esta función te permitirá trabajar con algo más de tranquilidad ante fallos como los antes expuestos.
- Autorecuperación.
Si tu ordenador no dispone de Office 2016, no te preocupes. También existe la opción de recuperar tus archivos. En el menú Archivo, pinchamos en opciones y le damos a Guardar. Veremos la opción de la autorecuperación y podremos seleccionar cada cuanto tiempo queremos que nos haga una copia de nuestro trabajo. Si tu paquete office es más antiguo o no dispone de esta opción, te dejamos en este enlace como recuperar un documento perdido en Word.
Hasta aquí el cómo, las maneras de guardar de manera desasistida un documento. Pero también hay que tener en cuenta el dónde. ¿Guardaremos nuestros trabajos en un entorno local o en la nube?
- Copias de seguridad físicas.
Tal y como os contábamos en un artículo anterior, al final lo más seguro es diversificar riesgos. Cada método tiene sus ventajas e inconvenientes. Si queremos guardar copias de seguridad físicas sin conectar a Internet, obtendremos seguridad ante virus y hackeos pero estaremos expuestos a pérdidas, extravíos o una mala conservación del disco que termine por corromper los archivos que contenga. Un ejemplo de esto le ocurrió al cantante Enrique Bunbury al que unos ladrones que entraron en su casa le robaron un ordenador y el disco duro donde había almacenado varias canciones de su próximo disco. No tenía copias de seguridad de sus canciones.
- Backup online.
Con este sistema lo que ganamos es inmediatez y flexibilidad de uso pero teniendo en cuenta que nuestra información no depende al 100% de nosotros mismos. En general, este sistema es bastante seguro y fiable aunque no está exento de vulnerabilidades o injerencias. En otro ejemplo, este positivo, al grupo musical Macaco perdió la maqueta de uno de sus discos por un virus en el ordenador donde estaba guardada. Gracias a que habían hecho una copia de seguridad, pudieron recuperarlo y sacarlo al mercado.
En definitiva, de lo que se trata es de tener suficiente previsión como para poner protecciones efectivas al guardado del documento desde su fase de edición teniendo presente el lugar donde esas copias de mi documento van a estar disponibles.
Cumpliendo estos cuatro puntos de previsión, se evitará, en la mayor parte de los casos, sufrir las temidas pérdidas de información.
