Descubrimos los servicios profesionales más demandados por los clientes del sector bancario y financiero en el área de la gestión documental y la seguridad de la información.
En nuestro post “¿Sabes que tu empresa es mi cliente?” hablábamos de la curiosa situación en que una empresa no sabe qué servicios o soluciones ofrece el mercado para ella. Y si bien es cierto que no tenemos que saberlo todo, cuando estamos en la dinámica del día a día de la empresa, podemos pasar por alto servicios o desconocer los beneficios y ahorros que pueden suponer para nuestra actividad. Normalmente estas cuestiones suelen tratarse desde los departamentos de compras o de operaciones, pero deben tenr una fluida comunicación con otros departamentos de su empresa (para conocer las necesidades y desarrollar mejoras que hagan más eficiente su trabajo) y con las tendencias y soluciones que ofrece el mercado. 
En cualquier caso, siempre hay lugares de encuentro para profesionales donde conocer las tendencias de los distintos sectores y las posibilidades de optimización de su área de negocio. Además, hoy en día se puede encontrar casi cualquier información en internet, y es gracias a artículos como este que estás leyendo que nos encontramos oferentes y demandantes. Por tanto, yendo al grano, vamos a destacar algunos de los servicios profesionales más demandados por el sector bancario en el ámbito de la seguridad de la información y la gestión documental.
1. Custodia de archivo
Para garantizar la adecuada protección y conservación de los documentos, se custodian en depósitos especiales. Los bancos y entidades financieras utilizan este servicio tanto para documentos internos, del día a día, que se generan en las oficinas, como para los contratos de hipotecas, créditos, avales, apertura de cuentas bancarias, etcétera, que tienen un plazo obligatorio de conservación. Uno de los principales atractivos son las instalaciones, donde caben miles de millones de documentos con un sistema de clasificación estratégico y encriptado donde solo el personal con nivel autorizado tiene acceso a la sala donde se encuentra la documentación para poder gestionarla con el cliente. La extinción de incendios por gas, los controles exhaustivos de temperatura, niveles de humedad o niveles de polvo en el ambiente garantizan la conservación de la documentación durante todo el tiempo que debe conservarse hasta que deja de tener validez legal. Es especialmente importante que entidades de crédito, de servicios de inversión, gestoras de servicios de inversión y de fondos de pensiones y las sociedades de gestión de entidades de capital riesgo, entre otras, tengan en cuenta la ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales y los plazos especiales de conservación del tipo de archivo que manejan para evitar las sanciones que impone la administración.
Algunos de los periodos mínimos de conservación de documentos vigentes a día de hoy son:
- Para contratos y acuerdos: periodo mínimo de 15 años desde la fecha de finalización de la prestación de servicios.
- Documentos relativos a derechos de propiedad intelectual o industrial: mínimo de 5 años desde el vencimiento de los correspondientes derechos, aunque es recomendable conservarlos mientras la empresa continúe su actividad.
- Obligación de llevar una administración que evidencie los pagos de dividendos y las retenciones fiscales sobre los mismos, periodo mínimo de 10 años.
2. Destrucción certificada
Muchos de esos documentos, que han de conservar por ley durante años o durante la vigencia de los mismos aunque no se utilicen operativamente, los bancos los destruyen de forma segura y cumpliendo la LOPD para que no puedan recuperarse ni recomponerse, protegiendo de este modo la privacidad de la información que contienen. 
Esta destrucción puede darse desde los propios centros de custodia o poniendo contenedores de seguridad en las oficinas, como el de la imagen, que se irán recogiendo para su expurgo cuando lo solicitan esas entidades bancarias y financieras.
A veces nos encontramos con situaciones ante las que hay que actuar: archivos que no se han consultado en 5 años y ni siquiera se sabe dónde se encuentran, los datos están desactualizados y solo cogen polvo y ocupan espacio.
Este tipo de documentos que no se consultan se denominan “archivo pasivo”, en numerosas ocasiones la conservación es de obligado cumplimiento por ley y en otros casos se da porque guardamos sin más, con la intención de organizar y expurgar en un futuro, acumulando ingentes cantidades de documentos que en muchos casos, no tienen valor.
Cuando no se encuentran rápidamente hay un problema de organización; siendo lo ideal tomar medidas para organizar y conservar el archivo, y externalizándolo si se quiere ahorrar tiempo y dinero. Esta custodia, como aconsejamos siempre, debe asegurar unas medidas de preservación adecuadas, entre otras cosas para que no cojan el polvo del que hablábamos, requiriendo cada tipo documental de medidas diferentes. Por último, queda la opción de digitalizar, cuando valga la pena, como paso previo a la destrucción o expurgo. Pero cuidado, hay mencionar que cuando abogamos por la digitalización certificada no estamos diciendo que después de digitalizar ya se puedan destruir los documentos; ojo, solo debe hacerse en los casos concretos que así estimen los expertos documentalistas.
3. Digitalización de documentos
Precisamente la obligación legal de conservarlos durante años en perfectas condiciones hace que sea más operativa la función de la banca cuando se tienen digitalizados para poder consultarlos directamente en cualquier dispositivo electrónico habilitado para ello. Se realiza una captura e indexación de datos y una puesta a disposición de los elementos de forma online para su consulta, para la realización de informes, para obtener estadísticas y contrastar datos y metadatos...
Algunas entidades de este sector que han optado por crear departamentos propios de digitalización, asumen unos costes fijos elevados y sufren la estacionalidad del sector, es decir, que en momentos de máximo volumen de digitalización no tendrán capacidad para realizar la tarea en tiempo y condiciones de calidad, mientras que en periodos de bajo volumen tendrán recursos desaprovechados, pues es un departamento que no suele realizar otras tareas al estar muy especializado.
Además los servicios de digitalización cubren un espectro muy amplio de posibilidades para la banca. En realidad digitalizar es un proceso que se aplica a diferentes servicios, que son los que se ajustan a las necesidades específicas de cada cliente. La validación de datos para certificar la integridad de la documentación se utiliza para tarjetas de crédito o firmas de contratos, por ejemplo, tanto para darlas de alta como para evitar el fraude.
4. Integración de procesos documentales
Los tres tipos de servicios destacados anteriormente son ofrecidos por separado, adaptándose a las particularidades de cada empresa (ante todo, flexibilidad). No obstante, muchos de estos grandes clientes aprovechan la generación de economías de escala y eliminan tiempo, recursos y traslados integrando todos los procesos documentales, es decir, contratándolos como un pack que se amolda a los ritmos y exigencias de cada uno. Esta integración se lleva a cabo siempre junto a una implementación con los sistemas de gestión del cliente: se analiza cómo funciona internamente, los equipos y el software utilizado, y se optimiza la gestión documental para facilitar la vida a quienes trabajan con los documentos, pues al fin y al cabo esa es la misión de Normadat. Algunos ejemplos de esta implementación pueden ser la configuración del reconocimiento óptico para el reconocimiento semiestructurado de determinados documentos (hipotecas, créditos y demás contratos), su exportación en los formatos estandarizados en la organización (PDF, xml, txt...) o la introducción de reglas específicas de validación.
Conclusión sobre la externalización en el sector bancario y financiero
Con todo esto no estamos diciendo que siempre haya que externalizar determinados procesos o que si alguna compañía tiene su propia gestión documental lo hagan mal, ni mucho menos. De hecho, una buena consultoría y unas instalaciones idóneas para la capacidad de la empresa pueden producir resultados muy buenos. Come ves, la cuestión es conocer bien los procesos internos para saber optimizarlos, bien sea internamente, con expertos que asesoren y evalúen estas actividades de negocio, o externamente con la elección de un proveedor de garantías. Si te ha quedado cualquier duda o quieres saber más, aquí dejamos el formulario de contacto a tu disposición.
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