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Entrevista en La Razón: profesionales de la gestión documental

Entrevista a D. José Galván, gerente de NORMADAT "Año tras año, los clientes nos confían su valor más importante: la información".

Normadat suma más de 15 años gestionando información de terceros, atendiendo a clientes de todos los sectores, a los que presta servicios de gestión documental y de copias de seguridad de datos. La empresa experimenta un fuerte crecimiento en ventas debido, sobre todo, a la confianza de sus clientes, a su vocación de servicio y a un marcado carácter innovador, apostando siempre por ofrecer los máximos estándares de calidad.

Custodia de documentos–¿A qué problemas se enfrentan las empresas, derivados de la documentación que generan?
–Por un lado, las empresas tienen que gestionar volúmenes de documentación y, o no tienen instalaciones suficientes o éstas tienen unos costesmuy altos. Por otro lado, gestionar un archivo supone dedicar a esta labor a personas que tienen – normalmente – otros cometidos. En tercer lugar, los problemas derivados del Reglamento sobre Protección de Datos, que exige importantes medidas de seguridad y protección para los documentos: las organizaciones o no son conscientes de estas medidas o bien no quieren ponerlas en marcha por el elevado coste que suponen. Y, por último, hay que conocer
cómo compatibilizar los documentos en papel con los electrónicos…


–¿La gestión externa de la información es la alternativa más ventajosa?

–Sí, fundamentalmente porque pones enmanos de un experto lo que para la organización es un problema. Con esto se consigue una optimización de los recursos de cada organización, una mayor eficiencia en la gestión de documentos y, por tanto, una reducción de los costes de custodia y gestión de la documentación. Hay medidas imprescindibles cuyos costes, en el caso de Normadat, se reparten entre losmás de 2.000.000 de cajas de archivo y las más de 25.000.000 de páginas que Normadat digitaliza cada año.
Si estas medidas las tuviera que poner en marcha de forma individual una organización, el coste unitario por cada caja o cada página procesada se dispararía, además de que nuestros técnicos, expertos en la gestión documental, pueden optimizar cada euro.

–¿Qué servicios ofrece Normadat como empresa especializada en este ámbito?
–Normadat presta servicios en la totalidad del proceso documental: digitalización de documentos, custodia, gestión y destrucción certificada. Y por si esto era poco, recientemente hemos incorporado una nueva línea de negocio consistente en el backup online o backup remoto de datos críticos de nuestros clientes.

–¿Ha lanzado Normadat recientemente algún nuevo servicio?
–Sí. Respondiendo a la demanda de nuestros clientes, en este año 2009 hemos lanzado elya mencionado servicio de backup remoto, dirigido a cualquier empresa o profesional que valore su información. Es un sistema muy fácil de utilizar por los usuarios, que les permite depositar en nuestros servidores la información que para ellos es fundamental para continuar
con su negocio. Unos datos que se almacenan en un bunker subterráneo de alta seguridad.
Hay otras empresas que proponen un servicio similar, pero habría que preguntarse si los datos residen – realmente – en servidores seguros depositados en espacios con lasmejores garantías (detección y extinción de incendios por gas, vigilancia permanente, circuito cerrado de televisión, muros de más de 40cm de espesor…)

–¿Qué tecnología aplica Normadat a la gestión documental?
–Digitalizamos documentos desde el año 1998 y los ponemos a disposición de los clientes a través de una página web segura certificada por Verisign.Através de esta página, los clientes pueden consultar sus documentos de manera inmediata desde cualquier lugar del mundo. Para digitalizar empleamos escáneres de alta producción, capaces de generar más de 180 imágenes por minuto, que luego son procesadas por una aplicación de optimización que mejora contrastes, corrige inclinaciones…A partir de ahí, se realiza la captura automática
de los campos mediante códigos de barras, OCR…y luego se validan contra bases de datos del cliente o aplicando, por ejemplo, dígitos de control.

–¿Ofrece Normadat el servicio de digitalización certificada?
–Sí, por supuesto. Normadat emplea una aplicación homologada por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada que, no olvidemos,permite la destrucción de los documentos originales, con el consiguiente ahorro tanto en la custodia de los documentos comoen la gestión de los mismos. Y recordemos que los documentos electrónicos generados de forma certificada tienen el mismo valor que el documento original en papel.

–¿Para qué perfil de empresas trabajan?
–Sería más difícil decir para qué perfil de empresas no trabajamos. Pensemos que cualquier organización, pública o privada, gestiona documentos, tiene información y desea que un grupo de profesionales la gestione de la mejor manera posible. Nuestros clientes pertenecen a la Administración Pública, son Bancos, Compañías de Seguros…, pero también Pymes, abogados, asesores de empresa…

–Más allá de la certificación de calidad que poseen ¿la calidad es un compromiso de mejora continua?
–Normadat siempre ha apostado por ofrecer la máxima calidad en sus servicios (certificada por Aenor). Prueba de ello es que los clientes siguen confiando en nuestra compañía año tras año y nos siguen cediendo el valor más importante: su información. Otra muestra de la máxima calidad de nuestros servicios es que colaboramos con las más prestigiosas  consultoras expertas en gestión documental.Ytodo esto se evidencia en un crecimiento continuo de nuestra facturación,
año tras año.

–¿Por qué Normadat?
–Porque somos la única empresa del sector que ofrece todos los servicios de gestión documental: el cliente no tiene que buscar una empresa para unos servicios y otra empresa para otros. El cliente tiene un único interlocutor en gestión documental.

Descargar la entrevista Profesionales de la Gestión Documental en pdf



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