La importancia de la apertura de archivos frente al Covid-19

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La mayor crisis sanitaria global de los tiempos modernos está dejando un cambio sustancial en el modo en el que la sociedad utiliza sus servicios. También sucede en los archivos que, como garantes de la memoria histórica, tienen un gran papel por desempeñar.



Muchos países en el mundo han declarado esta pandemia como la mayor crisis de emergencia sanitaria de los tiempos modernos. No es para menos. El covid-19 ha dejado un reguero de muerte que se acerca a las 800.000 víctimas en el mundo al momento de escribir estas líneas.

Todo lo que está ocurriendo hoy, las medidas que estamos tomando, los avances que se van descubriendo sobre el virus, su manera de comportarse, sus vulnerabilidades y los modos de evitar su propagación, toda esta información ha de ser preservada. Los archivos son los garantes de los derechos y de preservación de la memoria y como tal deben actuar.

Nos encontramos ante la terrible necesidad de preservar el patrimonio documental relacionado con toda la pandemia como forma de ofrecer una perspectiva histórica de las medidas adoptadas de cara a futuras generaciones. Y no solo eso, esta crisis ha demostrado la necesidad que, como sociedad, tenemos de ciertas instituciones y organismos otrora denostados. Un mayor apoyo a la sanidad y a la investigación parece indudablemente necesario hoy en día. Pero ese apoyo podría olvidarse si no preservamos adecuadamente todo lo que está sucediendo. De nuevo volvemos a la importancia capital de los archivos como método de preservación de la memoria y de constatación de los hechos. No en vano los documentos de archivo son una de las principales y más importantes fuentes para el estudio de la historia y, en consecuencia, la manera en la que queda narrada.

Custodia de Archivo

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Como sociedad necesitamos a los archivos. Por tanto, las medidas empleadas para poder utilizarlos en estos tiempos inciertos se vuelven de una importancia capital. Ya en este otro post os hablamos de las medidas que las bibliotecas adoptaron para garantizar su uso a la ciudadanía. Hay, obviamente, elementos comunes en el modo de proceder entre bibliotecas y archivos. Pero cabe recordar aquí que, mientras las bibliotecas manejan colecciones con ejemplares que tienen copias múltiples, en los archivos los documentos son muy distintos. Hablamos de cotejar documentos únicos y singulares y, por tanto, el modo de acceso varía indudablemente (solo podremos disponer de una copia del Privilegio Rodado de Alfonso X pero de muchas copias de El Señor de los Anillos).

Aunque existen múltiples protocolos y pautas dependiendo del archivo que queramos visitar, subyacen en todos ellos una puntos comunes que seguir y que fueron publicados en la Orden SND/388/2020, de 3 de mayo, por la que se establecen las condiciones para la apertura al público de determinados comercios y servicios, y la apertura de archivos, así como para la práctica del deporte profesional y federado. También nosotros, como empresa que garantiza el acceso y la seguridad a sus documentos a otras empresas, y que disponemos de instalaciones propias de custodia de archivos, hemos desarrollado nuestras propias pautas especialmente diseñadas para la documentación que manejamos y la necesidad de nuestros clientes al acceso de su información, primando la seguridad de los documentos.

Podemos resumir en cuatro los puntos clave lo publicado en el BOE:

Consultas telemáticas

Consultas

Excepto las consultas imprescindibles presenciales, el resto se realizarán telemáticamente.

Equipos informáticos

Ordenadores personales

Los usuarios no disponen de acceso a los ordenadores públicos de los archivos por lo que tendrán que utilizar sus equipos personales

Limpieza y Control de accesos

Soluciones hidroalcohólicas y control de aforo

En los archivos se dispondrá de un kit de limpieza de manos y se tomarán medidas de acceso y control de aforo en las instalaciones para evitar contagios.

Cuarentena de documentos

Aislamiento como método de evitar contagios

Cuarentena de 10 días mínimo para aquellos documentos consultados y manipulados físicamente.




A partir de estos puntos se han determinado diversas pautas para adecuarlas a los diferentes archivos (de titularidad estatal, por comunidades etc.)

Cada archivo dependiente de organismos diversos ha redactado sus propios protocolos de prevención para los trabajadores. En este sentido os dejamos con la información Protocolos de Archivos del COVID-19 que ha compartido Álvaro Rodríguez Sarmentero a través de su perfil de Twitter y que recoge a la perfección los distintos protocolos y medidas de protección de los distintos archivos del país como los métodos de entrada al archivo, salas de consulta, modos de préstamo etc.

Desde Normadat hemos diseñado y desplegado un plan de contingencia que cuenta con diversas medidas de prevención, materiales de protección y protocolos de actuación que podemos resumir en las siguientes pautas: utilizamos materiales de protección como guantes y mascarillas, empleamos un especial cuidado en la limpieza de zonas comunes de trabajo reforzando la desinfección de mesas, sillas y todo elemento de la zona susceptible de ser tocado. Mantenemos en cuarentena todos los documentos consultados físicamente.

Como vemos son medidas similares a las descritas en la Orden SND/388/2020.

El patrimonio documental de empresas y países es un recurso definitivo para documentar y ofrecer un relato veraz sobre los hechos acontecidos. En épocas como las que vivimos se vuelve más fundamental si cabe al recordarnos como la humanidad se enfrentó a este tipo de situaciones en el pasado y poder ayudarnos a superar la actual crisis que enfrentamos.

La declaración de la UNESCO “Convirtiendo la amenaza del #COVID-19 en una oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental” aborda este asunto y defiende como el patrimonio documental es un valioso recurso para preservar los registros sobre la pandemia actual y garantizar el éxito futuro en las investigaciones que están por llegar.  

 

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Los Archivos deben garantizar la conservación y mantenimiento de los documentos generados durante esta pandemia. Por tanto, la excelencia en su gestión debe ser un hecho. Además el acceso a la información de calidad evitará bulos, medias verdades y noticias falsas que no hacen más que menoscabar la confianza de la ciudadanía en la información que consumen.

La UNESCO quiere apoyar a las instituciones responsables de la memoria colectiva a través del Programa Memoria del Mundo cuya misión es facilitar la conservación, contribuir al acceso de la población a la misma y sensibilizar a la opinión pública sobre la gran importancia del patrimonio documental.

Por nuestra parte seguimos trabajando para gestionar adecuadamente la documentación y para construir infraestructuras sólidas que garanticen una buena gestión, electrónica y física, del activo más importante de nuestros días: el acceso a seguro y ágil a la información.

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