Desde hace algún tiempo el uso e implementación de las nuevas tecnologías de la información y comunicación es cada vez más común en organismos y administraciones públicas que encuentran en procesos como la digitalización y gestión de documentos un importante ahorro en tiempo y dinero además de mayor facilidad para desempeñar sus tareas.
Se abren además nuevas vías de comunicación con los ciudadanos que pueden realizar gran cantidad de trámites administrativos que antes requerían de su presencia y de la entrega física de los documentos. Ahora, gracias a la nueva gestión de los documentos e informaciones relativas a la población, es posible realizar telemáticamente trámites que van desde solicitar una cita previa, hasta rellenar una solicitud o solicitar la modificación de datos personales de forma digital.
De esta manera, las Administraciones Públicas, tal y como comentan en este artículo, están consiguiendo una mayor transparencia de cara a la ciudadanía a través de la gestión documental que pueden llevar a cabo a través de nuevas plataformas y aplicaciones que les permiten dotar a sus servicios de una "mayor calidad, eficacia y eficiencia de los servicios y recursos públicos".
La cada vez mejor relación entre los ciudadanos y los servicios telemáticos de las administraciones y organismos públicos no extraña si tenemos en cuenta que según un estudio elaborado por el Instituto Nacional de Estadística en el año 2012 los españoles interactuaron con sus aplicaciones online por encima de la media europea.
Aun siendo por aquel entonces servicios de gestión documental muy mejorables, desde su puesta en marcha el 36% de los españoles afirmaron haber descargado alguno de los formularios oficiales que estos organismos comenzaron a poner a disposición de los usuarios a través de sus diferentes plataformas.
La factura electrónica o la digitalización de documentos para ahorrar tiempo y dinero se han convertido en algunos de los procedimientos más exitosos y demandados por las AAPP. Pero otros como la elaboración de copias de seguridad de archivos históricos o la seguridad en la custodia y gestión de documentos de carácter personal, también tienen una gran acogida.
Y es que desde las Administraciones Públicas se gestionan gran cantidad de documentos relevantes como leyes, estudios y estadísticas, información geográfica, registro de la propiedad o mercantil... Informaciones que requieren tanto empresas privadas o públicas como los propios ciudadanos por lo que mantener una gestión documental sencilla y ágil es fundamental.
Empresas especializadas en este tipo de soluciones, como lleva años haciendo Normadat con una gran cantidad de entidades del sector público, trabajan en la gestión y digitalización documental de todos esos archivos y documentos, organizándola y almacenándola de una forma segura.
Las personas que entienden que la posibilidad de poder acceder a estos documentos o poder gestionar de forma rápida y ágil documentos relativos a su persona en relación con la administración aumenta la transparencia entre unos y otros y mejora la accesibilidad a la información siempre que se necesite.
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