La cantidad de notificaciones electrónicas que una gran empresa puede recibir de diferentes organismos de la Administración Pública puede ser muy alta. Tanto que puede dificultar su gestión y tramitación. ¿Este es el caso de tu compañía?
La digitalización de los procesos en las Administraciones Públicas es una medida que se agradece, porque evita el uso de una gran cantidad de papel. Un ejemplo de ello es la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En particular, los artículos 40 a 46 de dicho instrumento legal regulan las formas en que deben realizarse las notificaciones de resoluciones y actos administrativos. A excepción de pocas salvedades, este documento establece la obligación de las Administraciones Públicas de emitir notificaciones por vía telemática. E incluso, contempla la comparecencia electrónica del ciudadano objeto del acto o trámite administrativo. Esta legislación dio pie al surgimiento de las NEO o Notificaciones Electrónicas Obligatorias.
En este post trataremos cómo puedes gestionar las NEO efectivamente y ahorrar costes por multas.
¿Qué son las Notificaciones Electrónicas Obligatorias?
Toda notificación de una Administración Pública a una persona física o jurídica debe enviarse dentro de los diez días a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado. La misma debe contener el texto íntegro de la resolución. También dará la opción al interesado de indicar si pone fin o no a la vía administrativa. De igual modo debe exponer los recursos que procedan tanto en vía administrativa como judicial, el órgano ante el que han de presentarse estos y el plazo para interponerlos. Esto no afectará que el interesado ejerza, en su caso, cualquier otro recurso que estime procedente. Por lo tanto, se podrán notificar desde actuaciones y procedimientos de la Agencia Tributaria hasta multas por infracciones de tránsito, entre otros.
A los efectos, el cambio más importante que introduce la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas está contenido en su artículo 41. Este establece que las notificaciones han de practicarse “preferentemente” por medios electrónicos, siempre que el interesado resulte obligado a recibirlas por tal vía. Aunque ello no impida practicarlas por medios no electrónicos en algunos supuestos.
De modo que las Notificaciones Electrónicas Obligatorias son aquellos anuncios dispuestos en la sede electrónica de las Administraciones Públicas dirigidos a personas o entidades públicas o privadas, específicos para comunicar sobre cualquier proceso abierto por aquellas y que involucre a estos últimos.
¿Cómo se entera el interesado de las notificaciones?
En función de esto, el interesado podrá identificar un dispositivo electrónico y/o una dirección de email que servirán para enviar los avisos pero no para la práctica de notificaciones en su totalidad.
En otras palabras, lo que recibirá el interesado mediante su dispositivo o email es un aviso puramente informativo de la existencia de la notificación. A esta última sólo puede acceder en la plataforma de la Administración Pública que emite la notificación. O bien mediante el punto de acceso general de la Administración General del Estado (notificaciones.060.es), a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH). De tal manera, estará compareciendo ante el ente público por vía telemática y conociendo las Notificaciones Electrónicas Obligatorias pendientes.
De no autorizar ninguna dirección de correo electrónico o no configurar un dispositivo para recibir los avisos, el interesado debe revisar su cuenta abierta en las entidades de la Administración Pública con las que tenga relación. Por ejemplo, la Agencia Tributaria, el portal electrónico del ayuntamiento de su municipio, DGT, etc. Lo más recomendable es hacer esta revisión, como mínimo, cada diez días. Porque las Administraciones deben cursar las notificaciones dentro del mismo plazo (10 días) a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado.
¿Quiénes recibirán las Notificaciones Electrónicas Obligatorias?
En este sentido, están obligados a recibir notificaciones por vía electrónica las personas y entes comprendidos en el artículo 14 de la citada ley. Es decir:
- Personas jurídicas.
- Entidades sin personalidad jurídica.
- Autónomos que ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria, para trámites y actuaciones con las Administraciones Públicas en función de ejercer tal actividad. Esto incluye a los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
- Los representantes de los interesados que estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública.
- Empleados de las Administraciones Públicas.
Cabe destacar que cada Administración Pública tiene la facultad de establecer la obligación de relacionarse con ella por vía electrónica para procedimientos específicos. Cumplirán con esta disposición aquellos colectivos de personas físicas que por su poder adquisitivo, técnica, actividad profesional u otros aspectos, se determine que tienen acceso y disponibilidad a las herramientas necesarias para la comunicación telemática.
¿Cómo gestionar las Notificaciones Electrónicas Obligatorias?
Ciertamente, la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común marcó un hito respecto a la eficiencia de los trámites con entidades públicas. Aun así, las grandes organizaciones suelen tener dificultades para gestionar las Notificaciones Electrónicas Obligatorias debido a que no es un procedimiento normalizado. Supongamos que tu empresa cuenta con una considerable cantidad de comerciales que recorren España entera para reunirse con clientes y cerrar negociaciones. Si la mayoría lo hace en coche particular o de la empresa, probablemente algunos ni se enteren a tiempo que fueron pillados cometiendo una infracción. Quizás ni se toman la molestia de consultar el portal de la Dirección General de Tránsito con frecuencia para ver si les cursa una multa.
Por tanto, muchas grandes empresas se cargan la tarea de gestionar las NEO, tanto las propias de su actividad productiva, como las de sus empleados. Esto puede generar un caos, por lo que gran parte de estas organizaciones terminan disponiendo una partida para pagar las sanciones por incumplimiento. Si este es el caso de tu compañía es tiempo de aplicar el Servicio de Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias de Normadat.
¿Qué te ofrecemos?
- Nuestro servicio de gestión de NEO es integral. Ya que cubrimos desde la búsqueda hasta la puesta en comunicación del usuario que debe gestionar la notificación.
- Asimismo, configuramos los permisos de acceso a notificaciones con logs de acceso y uso para garantizar la seguridad y el control total.
- Contamos con un panel de control desde el que gestionamos todas las NEO que lleguen a tu compañía y administrar su trámite. De esta forma, controlamos tanto el volumen de notificaciones como la relación de usuarios receptores.
- Monitorización proactiva de todas las plataformas con las que tu empresa tenga relación. Así, garantizamos la tramitación del 100% de las NEO.
- Por si fuera poco, nuestra solución incluye integraciones con repositorios de cliente. Además, proporciona una curva de aprendizaje dada por su matriz de decisiones completamente configurable. Más aún, los usuarios dispondrán de un panel de control propio desde el que pueden solicitar cualquier acción.
- Gestionamos cualquier incidencia como la falta de datos, duplicados, etc.
- Por igual, la solución de Gestión de NEO de Normadat tiene una matriz de delegación que contempla toda la casuística en la gestión de notificaciones, incluso en ausencia (vacaciones, bajas, cambios de departamento, jubilaciones, etc.).
- Por último, pero no menos importante, puedes pagar por notificación gestionada o de forma negociada, de acuerdo a tus requerimientos.
¿A qué esperas? Escríbenos y solicita una demostración gratuita del Servicio de Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias de Normadat. Y comienza a reducir costes por pagos de multas y contrataciones de personal para gestionar las NEO.
