La digitalización de documentos, pese a la inversión inicial que requiere, se traduce en todo tipo de beneficios para las empresas, administraciones y organismos públicos que optan por poner en marcha proyectos para trabajar con su información y documentación en formato digital.
Y es que tener todos los archivos y documentos en formato digital se traduce en ahorro de gastos tan obvios como los derivados del almacenamiento (custodia/conservación) y organización de los mismos, un espacio del que no todas las empresas disponen, tiempo en la búsqueda y accesibilidad a los mismos así como todos los gastos de impresión y fotocopias.
En relación a estos últimos puntos cabe destacar, como podemos leer en esta noticia, la Junta de Andalucía ahorra un 25% en gastos de impresión y fotocopias gracias al proyecto de digitalización de documentos en el que decidió embarcarse hace algún tiempo.
Proyecto para el que tuvieron que poner una inversión inicial de alrededor de 500.000 euros en los dos últimos años en la maquinaria necesaria, además de la revisión de sus contratos con empresas suministradoras de servicios ofimáticos y de imprenta, consiguiendo desde 2012 reducir los gastos relacionados una cuarta parte.
Hablamos de inversión en maquinaria como nuevas fotocopiadoras más rápidas capaces de sacar 45 copias por minuto y con sistemas de fax incluido, veloces procesadores digitales con los que se escanean y copian elevadas cantidades de documentos en mucho menos tiempo y además se almacenan y organizan automáticamente de tal forma que incluso pueden enviarse directamente a una dirección de correo electrónico establecida.
Una modernización en la maquinaria quizás demasiado costosa para pequeñas o medianas empresas que también estén interesadas en poner en marcha un proyecto de digitalización de sus documentos, pero siempre factible si en lugar de contar con todo el procedimiento en sus propias instalaciones optan por la subcontratación de una empresa especializada en la digitalización y gestión documental así como en los procesos de escaneo y custodia de los documentos como es el caso de Normadat.
De esta manera gozarán de todos los beneficios de la digitalización y verán a medio y largo plazo el importante ahorro que supone sin necesidad de tener que adquirir en propiedad o subcontratar la maquinaria necesaria para el proyecto, tan sólo tendrán que delegar en una empresa experta y dejar en manos de la misma la gestión, mantenimiento y almacenamiento de sus documentos.
Los procesos de digitalización facilitan la gestión de miles de documentos
Al tener archivados digitalmente los documentos con diferentes nomenclaturas establecidas por la organización, se hace mucho más sencillo el acceso, administración y tratamiento de estos documentos pudiendo encontrarlos rápidamente con apenas unos parámetros de búsqueda establecidos por la empresa.Especialmente en el caso de grandes organizaciones u organismos, tener los documentos, archivos e informaciones digitalizadas en lugar de almacenadas en pilas de documentos, puede facilitar a medio y largo plazo, una vez todos esos proyectos estén finalizados, el acceso a miles de documentos a los que de otra manera sería muy complicado acceder en tan poco tiempo y con tanta facilidad para encontrar exactamente el archivo que se busca.
En relación a estos proyectos de digitalización, es también importante destacar lo fundamentales que se hacen para archivos históricos o empresas con mucha antigüedad en el mercado ya que de no iniciarlos además de no mantener un orden adecuado que facilite la gestión cuándo y cómo se necesite, corren el riesgo de que los documentos históricos puedan perderse o dañarse.
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