La automatización en los procesos administrativos

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El teletrabajo está empezando a ser visto como uno de los métodos de ahorro de costes del que pueden beneficiarse las empresas pero la automatización de procesos puede ser determinante para ahorrar miles de euros en tareas que son repetitivas y no aportan un valor diferencial. Y no solo hablamos de los procesos tecnológicos propiamente dichos, sino también de automatizar procesos de gestión administrativa.



Los procesos de gestión administrativa se enmarcan en una repetición continua y con pocas variables del recorrido que debe seguir un documento. Generalmente para la mayor parte de los trabajos administrativos y simplificándolo mucho, se trata realizar una serie de tareas recurrentes.

El flujo generalmente conlleva cumplimentar un documento (con sus campos definidos), presentarlo en la unidad administrativa correspondiente, cotejarlo para comprobar que sea correcto, “vitaminarlo” en forma de nuevos documentos adjuntos o firmas que pueden formar un expediente y enviarlo a una nueva unidad administrativa para que siga su recorrido o finalice el trámite administrativo. Es un continuo ciclo de recepción, cotejo, gestión y traslado para que el flujo continúe su rumbo hasta el archivado final. Lo que permite la automatización es realizar estos mismos procesos pero con un nivel de exactitud superior al que realizaríamos manualmente y con un índice fallos muchísimo menor.  

Las tareas administrativas podrían ser automatizadas si el flujo de trabajo está bien definido. No caeremos en una simplificación tal que parezca que la gestión documental se basa en un flujo siempre idéntico de tareas repetitivas. No es así.

Es más, hay veces que los flujos documentales requieren de auténtica especialización en este tipo de procesos. Pero, hablando en términos generales, podríamos aproximarnos bastante a la realidad del día a día si hablamos de gestionar tareas que disparan, o no, otras tareas y que finalizan en un momento concreto de tiempo tras cumplir con su propósito administrativo para volver a empezar de nuevo.

Pensemos en un proceso administrativo en el que se reciben miles de solicitudes en un breve periodo de tiempo. La recepción y cotejo de los documentos y sus adjuntos bien podría ser una tarea fácilmente automatizable si previamente definimos y acotamos las reglas de validación a las que esos documentos deben atenerse. Una vez cumplidas con esas reglas, por ejemplo, que todos los campos de un formulario estén correctamente rellenos, que los datos que en él aparecen tengan su correspondiente documento acreditativo (pensemos en un DNI, los datos de solicitante y DNI deberán coincidir al igual que debe estar en vigencia, por ejemplo), que aparezca ciertos documentos firmados etc. podríamos empezar a generar el expediente administrativo de esa solicitud y pasar al siguiente paso del flujo.

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Como ya empezaran a advertir, los siguientes pasos también podrían automatizarse siempre que las reglas de negocio, gestión y validación documental se encuentren perfectamente definidas. Y se podría continuar así escalando, paso a paso, hasta culminar con la resolución del trámite administrativo. Lo verdaderamente interesante de la automatización de procesos es que permiten liberar recursos, ofrecen resultados concisos de los procesos en forma de información filtrada y destilada, y favorecen una toma de decisiones razonada.

La gestión documental, al ser un proceso totalmente trasversal al resto de actividades de una empresa, permite la automatización de subprocesos que se repiten en el tiempo y cuyo destino final, al margen de su fundamento per se, debería ser una fácil composición del trámite administrativo y su correcto archivado una vez finalice. Esto facilitará las búsquedas llegado el caso.

Los robots tienen la habilidad tanto de manipular directorio de datos como extraer datos de archivos para ser trasladados a otros repositorios donde continuar con el flujo. Al ser la gestión documental claramente transversal a todos los procesos de una empresa se vuelve una fortaleza porque el dato es ampliamente interoperable. Se facilita que se extraigan de distintos entornos (documentos, repositorios...) para trasladarse a otros donde explotarlos, generen un circuito de evidencias una vez acabado su proceso y posteriormente, de nuevo, facilite la recuperación del dato si así conviene.

Pensemos ahora en un departamento de RRHH de una empresa que reciben diariamente decenas o incluso cientos de solicitudes. Una tarea fácilmente automatizable sería extraer los datos de todos esos candidatos, confrontarlos contra la base de datos de antiguos demandantes de empleo por saber, por ejemplo, si esa persona ya está dada de alta en las bases de datos de la empresa, después extraer los datos de la solicitud, llevarlos al ERP empresarial o a la aplicación específica con la que trabaje RRHH, coger el PDF de la solicitud de empleo o del currículo y llevarlo a una carpeta de “leídos” dentro del directorio y finalmente rellenar con todos los datos tratados una hoja Excel de control de los registros tramitados. Este proceso repetitivo, largo y tedioso puede ser encargado a la máquina y solo deberá ser supervisado por un responsable o delegar en la intervención humana si se produce algún error en alguno de los pasos, por ejemplo, que no haya sido capaz de reconocer con exactitud el nombre de un candidato. Con lo que el volumen de trabajo de tareas que no aportan ningún beneficio al core del departamento se reduce drásticamente y los trabajadores se pueden dedicar a tareas que sí generen valor como es la selección de personas para distintos puestos de trabajo. La información viajará de documentos desestructurados a repositorios documentales estructurados e interoperables que se conecten con otros repositorios y otras áreas de la empresa para favorecer una correcta toma de decisiones.

Al automatizar procesos administrativos no solo garantizamos un mayor control de la información de la que disponemos sino que la aumentamos y mejoramos la exactitud y la coherencia de los procesos al facilitar una reorientación pensada y meditada de los mismos, que deberán encajar como parte en un todo inserto en el modelado de procesos generales de la empresa.

Esto nos otorga una mayor eficiencia en los tiempos y, por tanto, en ofrecer a nuestros clientes respuestas más rápidas además de una mayor comprensión interna del funcionamiento de los servicios ofertados, lo que posibilitará más rentabilidad para la empresa, una mejor percepción de marca y una gestión mucho más efectiva.

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