Jornadas de Custodia y Archivo : Adminsitración Pública.El pasado jueves 16 de junio se celebraron las Jornadas sobre Custodia, Archivo y Gestión de Documentos que preparó la Asociación de Antiguos Alumnos del Instituto Nacional de Administración Pública de España (AEINAPE) ...
El objetivode las jornadas fue facilitar el uso de las nuevas tecnologías y la optimización de recursos de gestión en la Administración para mejorar los procesos diarios en las tramitaciones tradicionales y diarias.
En el Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) celebramos la Jornada sobre Custodia, Archivo y Gestión de documentos. La jornada fue inaugurada por Benito Ramos (en fotografía), Presidente de la Asociación de Antiguos Alumnos del INAP de España y fue clausurada por Ernesto Gutiérrez Guinea, Director ejecutivo del Diario Administración Digital (http://www.administraciondigital.es).
En la jornada se realizaron dos mesas redondas, en las que participaron reconocidos expertos en la materia. La primera Mesa trató el tema del “Marco legal y organizativo de los archivos” y la segunda Mesa “La aplicación de la tecnología a la gestión de archivos”.
Programa de las Jornadas de Archivo AEINAPE
MESA 1: EL MARCO LEGAL Y ORGANIZATIVO DE LOS ARCHIVOS
De Izquierda a derecha: En atril Severiano Hernández, Ángel Cepeda, Agnès Ponsati-Obiols, Juan Carlos Peláez, Rosana de Andrés, José Galván Sayago.
“El marco jurídico del documento administrativo” SEVERIANO HERNÁNDEZ (MCU)
Con “El marco jurídico del documento administrativo” la ponencia expuso los conceptos del documento administrativo delimitándolo de otros tipos de documentos públicos, como los procedentes de la fe notarial.
Todo este conjunto de expedientes formarían parte de lo llamado en archivística “serie documental” cuyo conjunto formaría parte de un archivo administrativo. Se analizó un cuadro de clasificación para la correcta indexación de los elementos de un archivo y su posterior recuperación.
“El sistema archivístico del Ministerio del Interior” ROSANA DE ANDRÉS (MIR)
La ponencia aplicó las categorías definidas en la ponencia anterior al caso concreto de un Departamento de la Administración General del Estado, como es “El sistema archivístico del Ministerio del Interior”.
La labor archivística tiene dos caras: la clasificación para la recuperación de la documentación retrospectiva, tanto histórica como la que permite la investigación de los archivos, y la otra, dirigida al almacenamiento de la información diaria producida por los órganos administrativos.
350km lineales de documentación hacen necesaria una buena y organizada gestión documental.
“Archivos y fondos archivísticos en el CSIC: custodiando el pasado para la ciencia, mañana” AGNÈS PONSATI-OBIOLS (CSIC)
“Archivos y fondos archivísticos en el CSIC: custodiando el pasado para la ciencia, mañana”, así se analizó la situación del patrimonio científico en el CSIC desde una doble perspectiva: archivos y fondos históricos del pasado y la documentación científica actual que constituirá los archivos de la ciencia en el futuro. Con doble objetivo social: custodia y preservación, y la máxima difusión de estos legados.
Se presentó el trabajo de puesta en valor de este legado científico realizado en los últimos 10 años en la Red de Bibliotecas del CSIC con la colaboración de los Archivos del Museo Nacional de Ciencias Naturales y del Real Jardín Botánico del CSIC.
“Custodia, digitalización y organización de archivo: soluciones de mejora” JOSÉ GALVÁN (NORMADAT, S.A.)
Con “Custodia, digitalización y organización de archivo: soluciones de mejora” José Galván, gerente de Normadat, ofreció una visión muy práctica de soluciones implementadas en la Administración Pública que han revertido en innumerables mejoras para el día a día.
En Normadat presentamos una serie de soluciones reales que se han recibido en la Administración Pública con gran interés y que han servido para facilitar el trabajo y los procesos de todos los empleados de la Administración. Casos de éxito como el de la Oficina de Transferencia Tecnológica de la Universidad Politécnica, Ayuntamiento de Tres Cantos, Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, Agencia Tributaria, Agencia Española de Cooperación Internacional o el Ayuntamiento de Madrid fueron ejemplos de estas mejoras.
Desde custodiar de forma externa el archivo para liberar espacio físico en la institución hasta gestionar íntegramente un archivo (organizar documentación, tratarla para encontrarla de una forma sencilla, prepararla para que no se deteriore con el tiempo etc..) pasando por digitalizar expedientes de cualquier tipo para que los empleados públicos realicen sus tareas diarias de una forma cómoda, eficaz y rápida.
“Destrucción de documentos y archivos” JOSÉ MARÍA BERMEJO (DCD, S.A.)
La información manejada por una empresa es considerada como uno de sus activos fundamentales y en consecuencia debe ser protegida como tal, hasta el mismo instante de su destrucción. Esta información se puede encontrar en distintos soportes (papel, magnético, electrónico) y ser de diferentes naturalezas: estratégica, información protegida por LOPD, o confidencial.
MESA 2: APLICACIÓN DE LA TECNOLOGÍA EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
De izda a dcha: José Antonio Fuertes, Mercedes Pérez, Luis de Eusebio, Miguel Ángel Amutio, Manuel Domínguez.
“El documento electrónico en el marco del ENI” MIGUEL ÁNGEL AMUTIO (MAP)
El documento, el expediente y el archivo electrónico son tres grandes piezas en el desarrollo de la administración electrónica y así queda reconocido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y en sus normas de desarrollo.
“El documento electrónico en el marco del ENI” establece según la normativa que las Administraciones Públicas han de adoptar las medidas necesarias para garantizar la interoperabilidad, recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo.
Contempla el desarrollo de normas técnicas relativas a documento electrónico, expediente electrónico, digitalización de documentos, copiado auténtico y conversión y política de gestión de documentos electrónicos, identificación de los metadatos mínimos obligatorios para su interoperabilidad, los formatos aplicables, las estructuras para su intercambio, los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos, así como las cuestiones relativas a la gestión documental.
“La gestión de los documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prácticas en las Universidades españolas” MERCEDES PÉREZ MONTES (Universidad Complutense)
Con el desarrollo de la administración electrónica, surgen nuevos efectos en el ámbito legal, informativo, organizativo, tecnológico y archivístico. La posibilidad de generar documentos electrónicos que constituyan evidencias de los distintos trámites y procedimientos administrativos sin un correspondiente en papel, ha puesto en cuestión algunos de los principios y técnicas archivísticos tradicionales.
El Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas tiene como objetivo analizar las necesidades y establecer los requisitos mínimos, tanto informáticos como archivísticos, exigibles a los programas automatizados de gestión de documentos. Se ha ocupado de la propuesta de recomendaciones y líneas básicas de actuación que contribuyan a una gestión eficiente y eficaz de los documentos electrónicos en el ámbito universitario español.
“Caso de éxito en la gestión eficiente de los archivos” JOSÉ ANTONIO FUERTES (INSHT)
La puesta en marcha de la metodología de archivo en la Secretaria General del INSHT (Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo) puede considerarse un hito importante ya en el estado de implantación en que se encuentra ahora.
“Caso de éxito en la gestión eficiente de los archivos” nos cuenta cómo el proceso de trabajo debe iniciarse con el conocimiento de esta materia. Es necesario plasmar en un escrito y de forma muy concreta el circuito de la documentación, en base a la topología anterior, y su valor jurídico y práctico, desde el archivo hasta la destrucción de documentación.
Es importante que la instrucción aporte elementos para la inevitable decisión de ¿qué destruir?. En ese sentido, la experiencia de los distintos ámbitos funcionales y la documentación que manejan, es imprescindible. El seguimiento es la base de la implantación.
“Documento y expediente electrónico” MANUEL DOMÍNGUEZ (BASE100)
“Documento y expediente electrónico” resume:
- 1 Principales características de un Gestor Documental:
- - Almacenamiento, clasificación y gestión del documento.
- - Custodia y seguridad.
- - Búsqueda y recuperación de los documentos.
- 2 Qué necesita un Documento y Expediente electrónico:
- - Autenticidad, integridad y conservación del documento electrónico.
- - Apertura, tramitación, versionado y cierre de un expediente electrónico.
- 3 Y cuál es el futuro de la gestión documental. ¿Hacia donde vamos?
- - ISO 30300 /30301
Al finalizar las Jornadas, Normadat realizó un sorteo para obsequiar a los asistentes inscritos con 5 detalles de la empresa. Las ganadoras fueron: Carlota Bustelo, Raquel Álvarez, Pilar Bercial, Raquel Sánchez y Beatriz Ortega.
Enhorabuena! Esperamos que sean de vuestro agrado y los aprovechéis al máximo.
Nos vemos en las siguientes Jornadas de Archivo!
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