Los tiempos cambian muy deprisa.
La innovación y la digitalización de los servicios han creado nuevos paradigmas en nuestra forma de vida y los distintos ámbitos en la vida de las personas se han visto afectados.
Las empresas, los empleos o los espacios de trabajo han cambiado enormemente en los últimos años y por supuesto, también las oficinas tradicionales se han visto envueltas en esta transformación. Pero, ¿cuánto hemos cambiado y por qué?
No hace tanto, las oficinas estaban ideadas alrededor de un espacio de trabajo fijo e inamovible donde el trabajador entraba a primera hora de la mañana y salía a última hora de la tarde permaneciendo en un lugar fijo durante toda la jornada. Los jefes tenían su reducto privado, cerrado y excluyente llamado “despacho”.
Ahora se camina en otra dirección, se busca que los espacios de trabajo sean atrayentes, luminosos, abiertos, que favorezcan e impulsen el bienestar de sus ocupantes.
En los últimos tiempos se ha comenzado a utilizar el término “wellness” que trata a la oficina como un todo, donde el objetivo primordial es conseguir el bienestar de sus empleados.
El mobiliario, la iluminación, la comida, la calidad del aire, la dotación de servicios como farmacias, guarderías, recepción de paquetería personal, la creación de nuevos espacios como salas de relax, sala de juegos etc. Todo esto forma parte del wellness, incluso ya existe una certificación que lo acredita.
Pero, ¿desde cuándo existe esto? Y más aún, ¿cuándo llegará esta tendencia a mi oficina?
Lo cierto es que los cambios casi nunca son radicales y no veremos de la noche a la mañana una transformación radical de nuestra empresa, más bien la vía del wellness va acercándose gracias a pequeños cambios:- eliminación de espacios compartimentados
- restructuración de mesas
- llegada de servicios que ayudan a la conciliación
- bonos y ayudas sociales
…poco a poco van llegando a las oficinas.
Las nuevas generaciones que se incorporan al mercado laboral demandan este tipo de cambios. El mismo Mercado lo demanda.
El modelo de trabajo actual, la forma de comunicarnos través de la tecnología requiere otros espacios, otras rutinas. No tiene sentido seguir utilizando las oficinas como lo hacíamos hace 50 años. Ni siquiera como lo hacíamos hace 15. La mejora e inmediatez en las comunicaciones nos acercan de una manera impensable en otros tiempos, internet nos provee de facilidades y comodidades nunca antes vistas.
Las oficinas deben acompañar a estos cambios sirviendo como espacios donde el bienestar de las personas prime facilitando la movilidad, la flexibilidad horaria y proveyendo a los trabajadores de servicios que les faciliten su estancia durante la jornada, mejorando su productividad gracias a un entorno saludable y motivador.
No solo eso, la oficina es la parte visible de la empresa, su imagen ante sus trabajadores y ante los clientes que la visiten. Las empresas están comprendiendo que se puede proyectar el espíritu empresarial a través de sus oficinas. Una oficina luminosa, provista de servicios, multifuncional, dirá muchas cosas buenas de la empresa, retendrá el talento de mejor manera que espacios antiguos, grises y anquilosados que no hayan cambiado en décadas. Es por tanto, un perfecto canalizador de la cultura empresarial más allá de las palabras o el marketing.
Algunas grandes y medianas empresas se han puesto manos a la obra y han realizado estudios pormenorizados del espacio de trabajo que les permiten prever picos en la ocupación de salas de reuniones, conocer los espacios más utilizados y los menos para ahorrar en costes como la luz o la climatización o planificar la limpieza de los espacios de manera óptima sin que interfiera en el desempeño de los trabajadores y, también, proveer servicios en función de estos datos.
Por ejemplo, cuántas máquinas de vending debe haber, cuántas taquillas inteligentes, espacios de reprografía, dónde colocarlas para su optimización…en definitiva buscan dotar a los espacios con servicios de la forma más adecuada para facilitar el bienestar de los empleados.
Pero el bienestar de los empleados no solo radica en oficinas más bonitas, con mejor luz, musgo en las paredes y aire puro. El bienestar de los empleados comienza en una verdadera conciliación de la vida familiar y laboral facilitando, siempre que sea posible, jornadas de teletrabajo, flexibilidad horaria o proporcionando servicios que pueden ayudar a dicha conciliación.
Las empresas deben buscar, en la medida de sus posibilidades, mecanismos que retengan el talento que trabaja para ellas mejorando su estancia en la oficina. Además, la conciliación de la vida familiar y laboral se puede apoyar en servicios que faciliten la vida a sus trabajadores.Por ejemplo, se puede proveer a las oficinas tradicionales de pequeños servicios como tintorería, guardería, gimnasio, plazas de garaje o la colocación de smart lockers (taquillas inteligentes) que facilitan la recepción de paquetería personal en el puesto de trabajo. En esta línea, servicios como el de valija digital de Normadat impulsan una mejora de experiencia de usuario en varios frentes. Por un lado, posibilitan un entorno más digital en el que el uso del papel vaya disminuyendo ya que gran parte de la valija diaria de una empresa se traslada desde el canal físico (papel) al digital con el consiguiente:
- ahorro de tiempos
- menor consumo de papel
- mayor trazabilidad…
Además, este mismo servicio provee al usuario de beneficios en los que se facilita la recepción de paquetería personal proveniente del ecommerce gracias a los smart lockers situados en la sede de la empresa. Gracias a esto se consiguen espacios de almacenamiento flexibles en los que la recepción de la empresa no debe hacerse cargo nunca más de este tipo de mercancías, con la consiguiente liberación de la responsabilidad que esto supone.
La promoción de ventajas, flexibilidades y servicios, además de entornos de trabajo saludables mejoran la experiencia de usuario y retienen el talento a la vez que demuestran que el foco de atención de las empresas se vuelca hacia su principal activo: sus empleados.
