La homologación y control financiero de cuentas a pagar son dos de los procesos más importantes para asegurar un buen desempeño de la compañía en la cadena de suministro.
Estos dos factores, homologación de proveedores y control en las cuentas por pagar son dos de los procesos más importantes dentro de una buena política de gestión documental en cuanto a procesos de negocio con proveedores.
Los proveedores son una parte esencial para el buen funcionamiento de cualquier organización ya que son empresas que nos proveen de productos o servicios esenciales para que nosotros podamos realizar nuestra actividad empresarial con tranquilidad. Al decidir con quienes vamos a trabajar, no solamente estamos poniendo en la balanza criterios financieros o de precios, debemos tener en cuenta que las empresas con las que trabajamos deben estar también alineadas en los objetivos y principios relacionados con el medio ambiente o la responsabilidad social de la empresa cliente.
Añadir estos criterios al proceso de evaluación de proveedores ayuda a reducir costes a través de procesos eco-sostenibles y eficientes. Obtenemos una incentivación fiscal gracias a las políticas sociales como, por ejemplo, reducciones fiscales en el impuesto de sociedades, anticipamos riesgos en el ámbito social y ecológico etc.
Con los procesos de homologación de proveedores conseguimos analizar la validez o idoneidad de los productos o servicios de otra empresa para insertarlos dentro de nuestra cadena de suministros. Son los análisis previos que se realizan antes de comenzar una relación contractual con una empresa de la que necesitamos sus productos o servicios.
El objetivo al realizar este tipo de acciones de homologación es obtener una lista fiable de proveedores a los que poder solicitar ofertas de manera recurrente teniendo la seguridad de que todos están alineados con la filosofía de la empresa cliente y sabiendo que todos ellos cuentan con los requisitos necesarios que nos permitan poder confiar en ellos para el suministro. Este proceso de homologación no debe realizarse una única vez sino que se debe repetir cada cierto tiempo para comprobar que las metas siguen alineadas entre ambas empresas, o para simplemente comprobar si hay nuevos productos o las innovaciones de los proveedores. Estos ciclos de evaluación continua harán que el conocimiento entre las empresas aumente y, por tanto, su confianza, minimizando riesgos y fricciones futuras.
El proceso de rehomologación o evaluación continua de proveedores debe ser apoyado con información extraída del pago de facturas de proveedores. En este tipo de procesos empiezan a ganar notoriedad beneficios evidentes como las negociaciones de descuentos por pronto pago.
La evaluación y homologación de proveedores son procesos que nos sirven para planificar, gestionar y resolver de manera óptima las necesidades de compra. Deberían, por tanto, ser actividades necesarias para los trabajadores del departamento financiero de cualquier organización.
Esta importancia se vislumbra en la tendencia de las grandes empresas para levantar plataformas que les permitan medir el desempeño de los proveedores con los que trabajan. Para visualizar este desempeño se ofrecen diversos cuadros de mando que muestran indicadores de todo tipo para conocer la eficacia e idoneidad de los proveedores.
Para iniciar estos ciclos de selección continua se comienza con los procesos de homologación de proveedores, sabiendo que lo que hoy es eficiente y aun coste asumible, mañana puede cambiar. Por eso la importancia de entender el proceso de homologación de manera circular y nunca lineal. De la homologación se debe pasar a la continua evaluación y uno de los indicadores más comprensible y fácil de medir puede encontrarse en la gestión documental referente a procesos con proveedores.
Las facturas de proveedores y otros documentos que acreditan su solvencia económica y social son una buena manera de empezar a comprender la relación profesional, medioambiental y ética que unen a ambas empresas.
Por eso creemos que en la homologación de proveedores deben entrar indicadores de carácter sociológico y medioambiental además del estrictamente económico.
Estos indicadores pueden ir desde el conocimiento de si un proveedor tiene políticas regladas de emisión de residuos tóxicos, si sus trabajadores ganan lo mismo en función de puestos sin importar su sexo, raza o religión, sus acuerdos con sindicatos y asociaciones, si promueven la economía de proximidad…en fin, tantos principios como deseemos. Por supuesto los principios económicos deberán tener un peso relevante. Y no solo hablamos del precio de un producto o servicio, hablamos de si poseen seguros de responsabilidad civil, si tienen toda su documentación en regla, si están al corriente de sus pagos…
Existen 5 apartados generalistas que nos sirven para dirimir si un proveedor es apto o no. Como decíamos uno de ellos es el criterio económico.
Pero además del criterio económico se tiene muy en cuenta la calidad de los productos, los tiempos de entrega, el compromiso del proveedor con lo pactado (es decir, la seriedad de la empresa para cumplir lo firmado) y los códigos de conducta del proveedor a nivel RSC o medioambiental.
Gracias a todos estos puntos podemos obtener una puntuación objetiva de las empresas con las que estamos trabajando y conseguir mejores medidores que nos permitirán reorientarnos en los futuros procesos de homologación evaluando el desempeño del proveedor periódicamente. Las empresas que trabajan con proveedores innovadores reflejan mejores indicadores de desempeño en los ámbitos como la gestión de la calidad, la responsabilidad social corporativa, el precio etc. generando, gracias a la innovación, un impacto positivo que genera un valor en estas áreas.
Los criterios de homologación también se dividen en críticos y estratégicos. Los primeros afectan directamente al negocio, es decir, si ellos no se podría continuar con la actividad empresarial, ya que si no se cumplen, no se puede comprar al proveedor. Los productos o servicios de los proveedores críticos tienen un gran impacto en el desempeño de la empresa cliente.
Los segundos, los estratégicos, tienen que ver con los planes futuros de hacia dónde se dirige la empresa, ya que estos criterios no se encuentran establecidos en la gestión actual pero se quieren incluir para evaluar a la homologación de proveedores. Un proveedor se volverá cada vez más estratégico cuando vayamos aumentando el volumen de las compras hacia éste.
Este control de los proveedores puede apoyarse eficientemente con un buen control de facturas de proveedores, automatizando en gran medida el ciclo de compras. Con un control minucioso en las facturas podremos identificar fácilmente los cambios de proveedores, las tendencias y descubrir hacia donde tiende nuestra organización.
La evaluación de proveedores es un sub proceso, generalmente de carácter anual donde el sistema informático de homologación de proveedores extrae datos referentes al registro de las compras diarias de cada pedido, albarán, factura, devolución, etc. Para lograr tal desempeño sistemas de gestión de facturas a pagar se integran muy bien en sistemas propiamente dichos de homologación de proveedores ya que les aportan mucha información contenida en las facturas emitidas por el proveedor durante el tiempo de análisis. En este proceso deben incluirse los KPI que se analizarán anualmente y compararlos con las conclusiones de años anteriores.
En el proceso de homologación se revisa documentación que refleja la actividad y todas las aristas de una empresa: la gestión del medio ambiente, el cumplimiento de la ley, la seguridad, la salud y todos aquellos riesgos susceptibles de entorpecer a la cadena de suministro o de no alinearse con las políticas de la empresa cliente. Hay tantos procesos de homologación diversos como clases de documentos que se requieren y la puntuación que cada proveedor recibe en base a unas reglas de negocio prefijadas.
En Normadat, como especialistas en la gestión documental, estamos habituados a trabajar cumpliendo con todo tipo de políticas empresariales y reglas de negocio ad hoc para cada uno de nuestros clientes. Pero además podemos nutrir esos procesos de homologación de proveedores con las tendencias encontradas en el pago de facturas, que sirven para apoyar de manera determinante todos los procesos de homologación y evaluación continua de los que hemos hablado en este artículo.
Si quieres saber cómo lo hacemos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
