Generalmente, cuando uno piensa sobre “cartería digital” se vienen a la cabeza dos conceptos totalmente opuestos entre sí. Por un lado podemos pensar en soluciones de marketing en forma de carteles publicitarios digitales. Pero el término cartería digital también hace referencia a eso de enviar cartas de toda la vida, solo que nuestro destinatario, en lugar de recibir un sobre de papel, recibirá una notificación en la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Eso también es cartería digital, el pasar del formato papel al digital en una misma transacción postal: la carta se origina en papel pero llega en formato digital al destino. A continuación te explicamos de que va todo esto.
¿Cuándo llegará ese documento?
Es una pregunta que nos hacemos en muchas ocasiones. Y la respuesta puede ser que ya haya llegado, tu no estabas y el repartidor ha dejado tu carta, con ese documento que tanto necesitas, en no se sabe muy bien dónde. Esto con un servicio de cartería digital no hubiera ocurrido.
La cartería digital surge de un proceso natural de optimización de procesos. La idea es gestionar de manera más eficiente los recorridos de la documentación física optimizando costes y reduciendo tiempos.
El servicio de cartería digital se basa en el mismo principio básico de toda la vida de “mando una carta y el otro la recibe” lo que ocurre aquí es que el proceso de la transformación digital se da en mitad del servicio, la transformación digital ocurre mientras la carta viaja, de tal forma que sale de origen en formato papel y llega al destino en formato digital.
Las ventajas que esto proporciona son múltiples:
- Mayor agilidad en la distribución
- Mayor accesibilidad, ya que no es necesario estar en tu puesto de trabajo para recibir una carta digital. Basta con un acceso a internet.
- Ahorro de tiempos
- Mayor efectividad y eficiencia
- Reducción drástica de los procesos necesarios para que una carta llegue a destino.
- Mayor control del servicio al poder descubrir estadísticas con tendencias, tipologías y volúmenes de cantidad en los envíos.
- Respeto medioambiental ya que podemos prescindir del soporte papel para centrarnos en lo importante, el contenido, la información que ese papel soportaba.
El proceso es seguro ya que la trazabilidad está garantizada y el riesgo de pérdida se reduce hasta lo anecdótico. Además la implantación en una empresa de este modelo se produce en un tiempo bastante ajustado y normalmente la empresa que decide adoptar este modo de cartería lo consigue hacer en menos de medio año.
A estas alturas de artículo el lector ya irá vislumbrando las ventajas que un servicio de estas características ofrece. Sin embargo siempre se podrá pensar que a la hora de asegurar las entregas no hay nada mejor como el firmar el albarán al repartidor. Con el método de la cartería digital esto también se produce.
El repartidor llegará al centro de estafeta de destino, allí efectuará la entrega de las cartas cuya recepción quedará firmada digitalmente por el encargado de recepcionarlas. Una vez en su poder, la gran mayoría de las cartas recibidas son susceptibles de ser abiertas y digitalizadas. El sistema reconocerá mediante OCR los destinatarios de las mismas y les hará llegar una copia digital a su bandeja de entrada del correo electrónico. Para aquellas cartas de contenido más sensible (confidenciales) que no se puedan abrir para digitalizar, lo que se hace es enviar un aviso al correo electrónico de la llegada de la carta y dónde se puede acudir a recogerla.
Con la tendencia de la cartería digital las empresas pueden empezar a recorrer el camino hacia la transformación digital de sus procesos ya que pasarán de recibir cartas a gestionar la información contenida en éstas de manera totalmente controlada y accesible desde cualquier lugar.
Se habrá comenzado el camino para conectar procesos físicos con digitales y se podrá hacerlo según las necesidades de cada empresa para llegar algún día a la completa transformación digital.
