El impacto de un incendio o una inundación pueden ser desastres devastadores para cualquier institución o empresa. ¿Cómo proceder para, superado el desastre, reconstruir toda esa información perdida? Existen unos documentos muy valiosos para restablecer el normal funcionamiento del organismo. Los llamamos “documentos esenciales”.
Un documento esencial es aquel que permite asegurar la continuidad en el funcionamiento de una institución, salvaguardando el registro documental que apoya el funcionamiento de sus actividades en caso de desastre. Son indispensables para la toma de decisiones.
No existe una ley que hable específicamente de la gestión de esta clase de documentos. Ni la Ley 39/2015 ni la Ley 40/2015 tratan específicamente de la gestión de los documentos esenciales. Debemos acudir a las Normas Técnicas de Interoperabilidad sobre la Política de Gestión de Documentos Electrónicos para conocer de qué modo se clasifican y su proceso de gestión dentro del marco ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad).
Las características que permiten la identificación de los documentos esenciales son:
- Deben ser documentos que informen de las directrices, estrategias y planificación del organismo.
- Deben recoger derechos relativos a convenios y documentos de propiedad.
- También recogen información sobre edificios y sus instalaciones.
- Dejan constancia de los últimos acuerdos y resoluciones emitidas.
- Contienen datos que salvaguardan los derechos civiles, profesionales, financieros, jurídicos u otros derechos de los individuos que se relacionan con el organismo.
- Contienen elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas.
Es decir, los documentos esenciales son aquellos que aseguran la continuidad del funcionamiento de una institución u organismo y protegen sus intereses legales y financieros.
Series documentales esenciales
Es importante poder discernir entre los documentos importantes y los documentos esenciales. Sin los esenciales una institución no podría funcionar. De acuerdo con esta premisa el grupo de trabajo de archivos municipales de Murcia publicaron un artículo en el Boletín de ANABAD en el que proponían como documentos esenciales los siguientes documentos:
- Ordenanzas fiscales del último año.
- Actas del Ayuntamiento Pleno y de la Junta de Gobierno.
- Decretos de alcaldía, ya que contienen información esencial no recogida en ningún otro documento.
- Libros registro de entrada y salida de los dos últimos años.
- Inventario de bienes actualizado.
- Los expedientes de contratación y el Plan General y/o Normas Subsidiarias de Planeamiento que se encuentren en vigor.
- Proyectos técnicos de los edificios de titularidad municipal.
- Planos de infraestructuras municipales (conducciones eléctricas, telefónicas, saneamientos, etc.).
- Expedientes sancionadores en tramitación.
- Expedientes personales de los trabajadores en activo, así como la nómina del último mes.
- Presupuesto General del Ayuntamiento.
- Series económicas relacionadas con la contabilidad del año en curso.
De estos datos se deduce que es posible que las series documentales de los órganos de gobierno deban considerarse esenciales en su integridad o, como mínimo, obtienen una gran importancia, delimitando su conservación según la norma reguladora de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local.
La copia auténtica y de seguridad
La digitalización de los planos de infraestructuras se vuelve imprescindible para asegurar el acceso a los proyectos técnicos de titularidad municipal, así como del resto de series expuestas. Esta digitalización debe basarse en los conceptos de “copias de seguridad” y de “copia auténtica”.
El modelo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos redactado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas en 2013 establece que la gestión de los documentos calificados como esenciales debe pasar por la obtención de una copia electrónica auténtica, es decir, en un proceso de digitalización realizado por un funcionario habilitado. Las copias de seguridad de los resultantes documentos digitales deberán ser conservadas en servidores que cumplan con todas las garantías de seguridad.
El número de corporaciones que deciden externalizar la custodia digital de estos documentos es significativo. Esto se produce por las garantías que las empresas especializadas ofrecen a la hora de custodiar los datos en centros de procesamiento de datos (CPD) auditados, replicados y distantes de los centros municipales.
En Normadat disponemos de un CPD situado en un bunker bajo tierra y con otros CPD secundarios distantes del principal que cumplen con todas las garantías de seguridad y nos permite disponer de la certificación ISO 27001 en Seguridad de la Información.
