Funciones y valor de la gestión documental en la empresa

La gestión documental es la gestión de la actividad y la memoria de la empresa, de sus acuerdos con otras empresas, sus normas de convivencia entre sus trabajadores, el reflejo de la actividad que realizan, sus estrategias, sus políticas y procedimientos, sus compromisos etc.

Es, por tanto, el eje central de toda la actividad empresarial, su columna vertebral y su valor debe tener una importancia capital.

No vamos a descubrir a estas alturas de la película que la gestión documental es una actividad fundamental para el desarrollo de buenas prácticas empresariales. Toda empresa debería contar con un sistema de gestión documental potente y depurado que le permita alcanzar o, al menos acercarse, a la excelencia empresarial en esta materia.

¿Para qué queremos un sistema de gestión documental?

Si aun te haces esta pregunta seguramente estés perdiendo una cantidad importante de horas mensuales en la búsqueda de documentos y otras tantas horas en su gestión.

Lo que permite un sistema de gestión documental es trabajar de manera ágil con la información que manejas. Es posible recuperar de forma fácil documentos, poder trabajar con ellos y, al terminar, mandarlos a tus compañeros para que ellos continúen con el flujo de trabajo. Aunque momentáneamente se pierda el control sobre el documento, se podrá recuperar de nuevo con la última versión, con las adaptaciones que se le hayan hecho, cambios en el documento, firmas, documentos anexos etc. y todo ello de la manera más automática y eficiente posible.

Si aun te preguntas para que necesitas un sistema de gestión documental si tienes algo “muy parecido” seguramente trabajes con repositorios simples de documentos. Estos repositorios son una de las primeras soluciones que las empresas adoptaron antes de la llegada de los gestores documentales. Son estructuras de carpetas donde se depositan los documentos. Es un conglomerado de archivos en los que el único orden lo marca la persona interesada en encontrar luego sus cosas a través de directorios de carpetas que, por cierto, en la mayoría de los casos, son creadas y nombradas por el mismo usuario.

En estos repositorios el sistema de trabajo no está normalizado, no todo el mundo guarda, accede y gestiona la información en base a las mismas reglas y parámetros. No hay una política de gestión documental en ellos.

La seguridad tampoco es precisamente el fuerte de estos repositorios, se bloquean unos y se permite el paso en otros según al grupo de usuarios al que pertenezca tu perfil. Un directorio puede ser accesible para ti y no serlo para otros departamentos dependiendo de los permisos. La información no fluye, a pesar de estar centralizada no sirve como fuente de conocimiento.

Hoy en día, con los gestores documentales, la situación es bien distinta.

¿Cuál es el objetivo de la gestión documental?

El objetivo fundamental de la gestión documental debe ser preservar, conservar y servir toda la documentación. Si no, ¿qué sentido tendría su mismo desempeño? Además de la preservación y la conservación documental, se encarga de la clasificación de los documentos y su gestión, partiendo de políticas empresariales definidas, que nos indiquen cómo debe ser la creación de documentos, cómo debemos administrarlos, quién puede acceder a ellos, cuando pueden hacerlo (qué condiciones se deben cumplir en un flujo de trabajo para que un documento sea consultado por un trabajador), cuanto tiempo estos documentos permanecen activos y cuando entran en una fase de baja consulta que nos lleve hasta su conservación temporal o permanente o, si procede, su expurgo definitivo.  

La gestión electrónica de documentos se basa en la norma ISO 15489 que proporciona una metodología corporativa y formal para establecer, mantener y auditar programas de gestión que comienzan desde el mismo momento en que se crea el documento y abarca todo su ciclo vital.

Quizá la parte que más llamativa a la hora de disfrutar de una buena gestión documental es la rápida distribución de la información que se consigue garantizando la inmediatez y agilidad de los documentos. En esta rápida distribución documental deben quedar garantizadas también la integridad, autenticidad y seguridad de la información que se maneja. Hay que prestar atención a las características que nos facilitan la interoperabilidad con otros sistemas informáticos. La continua búsqueda y mejora para establecer nuevas políticas documentales en función del estado de la técnica, las necesidades de la empresa y sus recursos para llevarlas a cabo quedan definidas en una buena política de gestión documental.

La norma ISO 15489 proporciona una metodología corporativa y formal para establecer, mantener y auditar programas de gestión documental. Click to Tweet

Se persigue principalmente conseguir búsquedas más eficientes gracias a mejores indexaciones de información, repositorios descentralizados, eficiencia en los flujos de trabajo a través de la automatización de esos flujos, el almacenamiento de datos y la trazabilidad completa de los mismos. 
Por supuesto, el valor de la gestión documental quedaría reducido si solo nos centráramos en documentación de naturaleza digital. La información debe ser gestionada en múltiples soportes sin importar si tratamos documentos físicos o digitales.

Una estrategia de transformación digital puede ir encaminada a la externalización de custodia de documentación física de baja consulta en la que índices u otros instrumentos de descripción sean suficientes para ser digitalizados y manejar, desde ellos, las consultas sin la necesidad de digitalizar uno por uno todos los documentos.

Nuevos Horizontes.

Ya hemos visto las principales funciones de la gestión documental pero estas funciones pueden ser superadas ampliamente para apoyar los flujos documentales de diversas maneras. Debemos tener en cuenta que la gestión documental es transversal a toda la organización y puede intervenir en distintos procesos empresariales para apoyarlos, mejorarlos, hacerlos más eficientes e incluso automatizarlos. Desde recrear circuitos de firmas de documentos para gestionar contratos, gestionar bases de datos de aspirantes en un departamento de recursos humanos, gestionar proyectos, proveedores y clientes, controlar que toda la documentación legal y exigible esté en regla, hacer un scoring de empresas para homologarlas, desempeñar el correcto pago a proveedores, conseguir una gestión ágil de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias, gestionar publicaciones periódicas etc.

El abanico es tan amplio que prácticamente encontramos una solución a medida de cada problema. Si hablamos de sectores, observamos que los early birds (o primeros aceptadores de la tecnología) se encuentran en el sector bancario debido a su posicionamiento, recursos y necesidades (para tramitar transferencias, contratos, consentimientos, pagarés etc.). También pueden aprovecharse enormemente de las ventajas de una buena política y soluciones de gestión documental cualquier otro sector. En el sanitario puede ayudar enormemente a la interoperabilidad de las historias clínicas o para la firma de consentimientos informados. En gestorías para trámites telemáticos de diversa índole. En automoción, industria, retail…todos pueden verse beneficiados.

Si necesitas solucionar o mejorar procesos en tu empresa, es muy posible que tu solución pase por alguno de los puntos de los que te hemos hablado hoy. Te escuchamos.