El fraude interno en las empresas consiste en que los trabajadores, gracias a su puesto o posición, realizan acciones para su beneficio económico a través de gestiones falsas y engaño. ¿Cómo podemos evitarlo?
Estos fraudes se cometen generalmente sobre unos gastos que se deberían justificar de una manera adecuada según lo que estipulen las políticas de la empresa y que, sin embargo, no lo hacen. Son gastos que se presentan fuera de plazo, que no cumplen con las políticas de la empresa o que se pasan para su aprobación sin la debida autorización. Estos casos son los más habituales cuando hablamos de fraude a la empresa ya que no son cuantías abultadas pero que, al ser cometidas por un porcentaje alto de empleados de la empresa, pueden constituir importantes montantes económicos.
Por supuesto pueden darse tipos de fraude más agresivos, con importes más abultados y que son realizados por cargos de confianza que tienen acceso al capital social y el patrimonio de la empresa, aunque estos casos se dan de manera mucho más puntual al ser constitutivos de delitos penales graves. Se observa una correlación directa entre el nivel jerárquico del defraudador y el importe defraudado, incluso en relación con el tiempo que dura el fraude.
Muchas veces el error se produce cuando se subestima la cuantía total de lo defraudado por darse en épocas de bonanza donde los márgenes son más altos y cerrar una venta no es tan complicado. En estos escenarios el fraude se puede diluir dentro de un pequeño porcentaje de los beneficios y no parece que sea demasiado importante. Pero es en estos momentos cuando más necesario nos parece tomar riendas en el asunto para implantar medidas antifraude pues serán estas épocas las más proclives para que un defraudador “meta la mano en la caja”. Un sistema de control interno evitará que potenciales defraudadores sientan que campan a sus anchas por la empresa.
Toda empresa que quiera prevenir y luchar contra el fraude debe hacerlo desde una política de gasto bien detallada y bien comunicada al resto de trabajadores. Contar, además, con mecanismos de investigación como son las auditorías y herramientas específicas para la prevención, detección y respuesta que haga reducir las tentaciones de futuros intentos de fraude. Aunque al final debemos entender que los verdaderos impulsos u obstáculos del fraude en el trabajo serán la ética y la profesionalidad de las personas con las que se trabaja. Por tanto, la lucha contra el fraude debe comenzar ya desde el mismo proceso de selección de recursos humanos.
La prevención y formación deben ser el eje transversal a toda la organización para la lucha contra el fraude interno. Máxime en empresas con una gran capilaridad que tienen cientos de oficinas que operan en varios territorios. Para este tipo de empresas es fundamental implementar mecanismos de vigilancia internos y externos que actúen en las prácticas de negocios con terceros y puedan evitar, llegado el caso, incurrir en delitos financieros. Implementar sistemas de prevención e identificación de fraude puede ser una poderosa arma, no solo para realizar las acciones a las que está destinado, sino a evitar el fraude por medio de la disuasión. La externalización de este tipo de servicios aporta un alto grado de cumplimiento de las políticas de empresa por gran parte de la plantilla, desde directivos a operarios, ya que como decíamos, el fraude en la empresa es transversal a ésta.
Los principales valedores de las políticas antifraude deben ser las personas encargadas de la alta gerencia en la empresa. Desde ese punto debe bajar a través de comunicaciones internas que busquen sensibilizar al personal. Estas comunicaciones se deben acompañar de instrumentos fiables como software de control, evaluaciones periódicas, canales seguros de denuncias, incentivos para la denuncia de corruptelas etc.
Según un informe anual que realiza Captio sobre una base de 1,4 millones de gastos de desplazamiento profesionales- De él se desprende que el fraude interno de las empresas asciende a 62.754 euros anuales de media y que el coste por trabajador alcanza los 709 euros anuales. La casuística más habitual en estos fraudes es la de pasar gastos antiguos, que no deberían ser admitidos ya por las políticas de gastos de la empresa. A este se le unen “jugadas” como la de pasar el mismo tique varias veces, superar los gastos que se pueden realizar o la edición de tickets para falsear la información que recogen. También el pasar tiques de gasto a destiempo, por ejemplo los fines de semana, es una práctica bastante habitual.
En épocas complicadas como las que vivimos, un fraude continuado puede terminar con el negocio para muchas PYMES. La identificación temprana de estas conductas ilícitas puede suponer la diferencia entre continuar en el negocio o tener que echar el cierre. Y en épocas de crisis la picaresca se dispara.
Una empresa, sea del tamaño que sea, debería siempre analizar sus costes, sus ingresos, conocer, en definitiva, los flujos de caja y como impactan en la rentabilidad de su negocio. Los costes fijos de una empresa son aquellos como las nóminas, el pago a la seguridad social, los alquileres, los pagos de transportes y logística etc. Son partidas en las que, de entrada, puedes conocer el montante final aproximado de lo que deberás pagar por un periodo de tiempo determinado. Sin embargo, existen otros gastos que dependerán totalmente de la actividad de la empresa en un momento preciso de tiempo. Estos otros gastos son los gastos por kilometraje, gastos de representación, comidas etc. Para esta serie de gastos existen dos vías de pago. Un modelo fijo en el que se deben estimar los gastos previamente y fijar una partida presupuestaria que cubra esa actividad, o ir a un modelo de justificación de gastos en el que el trabajador entrega un justificante que sirve para reclamar los gastos incurridos. En este segundo modelo se puede ocasionar fraude a la empresa por lo que, para controlar los balances de caja, es necesario controlar, revisar y poder decidir sobre todos y cada uno de los datos. Para ingresar los datos al sistema lo mejor es digitalizar todos los tickets, facturas y comprobantes. De esta manera manejaremos datos sin errores y podremos tomar decisiones basadas en información exacta y real.
Para detectar el fraude interno es necesario acudir a las supervisiones, alertas basadas en reglas de negocio, monitoreo, auditorías que permitan detectar actividad sospechosa...Al final se trata de llevar a su mínima expresión las oportunidades a las que pueda tener acceso un posible defraudador para evitar que las lleve a cabo y reducir el beneficio que pueda obtener.
Para eso es importante la rotación periódica en puestos de trabajo de control, la formación continua de la plantilla y el control automatizado de gastos de manera que salten las alertas en cuanto haya un ligero movimiento de sospecha. ¿Cómo gestionar los gastos profesionales eficientemente? A través de una detallada política de gastos determinando qué gastos serán reembolsados, hasta cuando, cual es el límite de tiempo para presentar los gastos etc.
Las partidas presupuestarias deben ser realistas y acorde a la actividad de la empresa, los límites de gasto deben ser fijados para cada tipo singular de gasto y hay que revisar todos y cada uno de los gastos con sus justificaciones. Y no revisar manualmente ya que el error humano es continuo en las actividades que realizamos. La revisión debe ser a través de aplicaciones informáticas que gestionan notas de gastos de manera automatizada y las auditan regularmente.
No debemos olvidar, por último, que el fraude puede ser cometido también con la información de la empresa y no solo con su dinero. La fuga de información intencionada a través de empleados o de software malicioso que la extraiga puede ser uno de los contrapiés más duros a los que se puede enfrentar una organización. El fraude interno puede ir acompañado por el externo para el robo de información. Por eso es conveniente invertir en seguridad, tanto física, como lógica (auditorías, cuadres de caja aleatorios, software de prevención…) y formar al personal continuamente para que sean conscientes de las consecuencias de sus actos y su responsabilidad, incluso, penal.
