“Las empresas de gestión documental estamos avanzando hacia empresas de gestión de información”, José Galván, director de Normadat.
Nacida en el año 1992, Normadat ha ido ampliando sus servicios, convirtiéndose en una empresa que ofrece servicios globales en gestión de documentación e información. Desde sus inicios, su meta ha sido la de prestar servicios en esta área que permitan a sus clientes mejorar su operativa interna a la vez que les posibilita contar con un mejor control de los costes en gestión documental. Su director, José Galván, nos amplía la importancia de este tipo de servicios.
¿Cuáles son las principales actividades que Normadat ofrece a las empresas?
La primera actividad que se puso en marcha fue la de depósito y custodia externa de documentos. Para ello montamos el archivo más moderno en su momento y que hoy, dieciocho años después de actividad, sigue siendo un referente en cuanto a instalaciones. A la custodia de documentos le siguió, en muy poco tiempo, la custodia de copias de seguridad de datos y, cómo no, la digitalización de archivos, la organización de fondos documentales… En los últimos años hemos ampliado el catálogo y nos hemos convertido en un prestador global de servicios relacionados con la gestión de documentación e información.
¿Cuál es la importancia, hoy en día, de disponer de un buen servicio de almacenamiento de documentos y su seguridad?
Todas las organizaciones son conscientes de que tienen que mantener su documentación un determinado número de años por obligaciones legales. Y no tiene sentido entregárselas a una compañía que no pueda garantizar que estos documentos no pueden conservarse en las mejores condiciones posibles. Normadat es la única empresa del sector que puede asegurar esto, ya que extingue el fuego mediante gas, mientras que el resto de compañías emplea agua como agente extintor, lo que puede causar aún peores consecuencias que el propio fuego. Por supuesto, ésta no es la única medida de protección: armarios compactos, detección de incendios, vigilancia perimetral, circuito cerrado de televisión…. convierten nuestros centros de custodia en auténticos “bunkers” de documentación. Pero los archivos no son órganos muertos, sino que los clientes solicitan los documentos de forma continua y Normadat ofrece un servicio de entrega urgente de originales en 2 horas, mientras que otras compañías tardan el doble en prestar el mismo servicio.
¿Qué diferencia a sus servicios de otros similares que encontramos en el mercado?
La gran diferencia de Normadat con respecto a otras compañías es que nosotros integramos todos los servicios generando sinergias muy interesantes para el cliente y convirtiéndonos en el único interlocutor de éste. Un posicionamiento desarrollado desde un perfil de calidad, ya que entendemos que el “producto” que manejamos, la información, sólo puede ser gestionada desde los más estrictos controles de calidad.
Otra diferencia, por supuesto, son las condiciones de seguridad de las instalaciones, de las que ya hemos hablado, y que son básicas para los clientes, ya que nos están pagando precisamente para que les custodiemos sus documentos. “Custodiar”, según la Real Academia Española de la Lengua, es “guardar con cuidado y vigilancia”, por lo que el cliente no espera que le almacenemos sus documentos, sino que quiere que los archivemos con la máximas condiciones de seguridad para que cuando los necesite los tenga en el menor tiempo posible.
¿Disponen de software o soluciones propias para desarrollar estar tareas? ¿Cuáles son los más destacados?
En cuanto a la custodia de documentación, hemos desarrollado una aplicación propia que es capaz de gestionar millones de registros conociendo su ubicación exacta, quién ha pedido un documento, qué usuarios del cliente están autorizados a consultarlo… En cuanto a las aplicaciones de digitalización, Normadat ha establecido acuerdos con las principales compañías del sector con el objetivo de elegir para cada proyecto al mejor socio tecnológico. Normadat no es una compañía “invasora” ni pretende adueñarse de los proyectos, sino que busca alianzas a largo plazo respetando en todo momento el papel de cada actor.
¿Cuáles son los servicios más demandados por las empresas en materia de almacenamiento?
Lo que los clientes quieren es una compañía que gestione con seguridad su información. Para ello buscan buenas instalaciones que cumplan con todos los requisitos que pueda determinar la Ley Orgánica de Protección de Datos, además de las especificaciones que, en materia de seguridad y protección de datos, tenga establecidas cada organización. Pero que, además, pueda llevar a cabo otros servicios de valor tecnológico más avanzado, bien directamente o bien en colaboración con otras compañías de servicios o consultoras de gestión documental.
¿Cómo ve el futuro del almacenamiento y la gestión documental?
Las empresas de “gestión documental” estamos avanzando hacia empresas de “gestión de información”. No podemos poner el acento en el soporte sobre el que está la información (tradicionalmente el papel) sino en la información en sí. De todas formas, el papel va a seguir siendo objeto de servicios durante muchos años aún, porque entendemos que su importancia irá decayendo con el paso del tiempo.
¿Y el futuro de Normadat?
Llevamos muchos años ampliando las líneas de negocio más allá de la mera custodia de documentos. Aunque creemos, no obstante, que será una actividad que no desaparecerá rápidamente porque los volúmenes de archivos en papel existentes son aún muy grandes y alguien tiene que gestionarlos. El futuro para nosotros es muy esperanzador porque creemos que gestión documental va a existir; no digo para siempre, pero sí durante los próximos años, aunque lo que cambiará será el soporte sobre el que se desarrolle la actividad. Es esperanzador también porque hemos conseguido crear una completa gama de servicios muy bien aceptados por el mercado. Y es esperanzador porque para este proyecto estamos contando con el respaldo de las mejores empresas tecnológicas y compañías consultoras del sector.
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