Las empresas que gestionan diversos tipos y cantidades de datos digitales requieren de soluciones efectivas de backup para resguardarlos.
Las mismas empresas crean copias automáticas de dichos datos que se alojan en servidores de backup de la compañía o bien en medios externos. Esta previsión permite la pronta recuperación de la información en casos de borrado accidental, daños en el sistema o ataques de ciberdelincuentes. Otra de las medidas para garantizar la integridad de los datos empresariales es la custodia de backup en almacenes físicos externos. Los mismos deben contar con una infraestructura de seguridad que no solo impida los robos o pérdidas, sino también que garantice la conservación intacta de los datos.
¿Qué son las copias de seguridad y qué es custodia de backup?
En esencia, las copias de seguridad de datos son precisamente eso: duplicados digitales de los datos que gestiona una persona o empresa. Bien sea en sus ordenadores, sistemas y dispositivos móviles de sus empleados. Dichas copias son almacenadas de forma segura en otro sistema informático, un servidor o en dispositivos idóneos. La idea es tener inmediata disponibilidad de esta información para restaurar la original en caso de pérdida de datos.
Al día de hoy, en el ámbito de las tecnologías de la información, el colapso de los sistemas, los incendios y, sobre todo, los ciberataques son riesgos que las empresas deben prever, evitar y, en último caso, minimizar sus efectos. Por tanto, hacer copias de seguridad de los datos es parte de las medidas prioritarias que debes tomar para garantizar la recuperación de los mismos. De modo que, si ocurriese un incidente como los mencionados, tendrás la tranquilidad de saber que tu información estará íntegra en otro lugar. Implementar técnicas de ciberseguridad, soluciones informáticas de copia de seguridad y el Backup como servicio (BaaS), protege tus datos ante estos eventos.
A las anteriores medidas podemos añadir el servicio de custodia de backup que ofrecen empresas especializadas como Normadat. Este consiste en el almacenamiento en espacios físicos acondicionados fuera de la empresa de datos valiosos archivados en diversos dispositivos (cintas, CD, DVD, pendrives, etc.). En otras palabras, estarán bajo la responsabilidad de un proveedor externo, quien tomará todas las precauciones para evitar el deterioro o extracción de estos datos.
Importancia de las copias de seguridad y de la custodia de backup externa
Es muy importante que no olvides que los datos forman parte de los activos más valiosos de una empresa. Perderlos como consecuencia de ciberataques o desastres te expone a la pérdida de confianza de tus clientes y a la pérdida de rentabilidad. En consecuencia, tu compañía podría ir a la quiebra. Algunas investigaciones estiman que más del 90% de las empresas que no contemplan planes de recuperación de desastres y que sufren uno en grandes proporciones, en promedio, no tardan más de un año en cerrar el negocio. Pero hay más razones que hacen imprescindible contar con copias de seguridad de datos y medidas como la custodia de backup externalizada:
- La pérdida y destrucción de datos puede crearte problemas legales y acarrearte multas. En este sentido, la legislación vigente en materia de protección de datos obliga a tomar medidas técnicas y organizativas adecuadas para evitar tales sucesos. Al respecto, el Reglamento General de Protección de Datos de la UE es muy puntual. Entre otros aspectos, insta a contar con "la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico" (artículo 32.1.c).
- Sin duda, una de las ventajas más importantes de contar con backup de datos y mecanismos de recuperación de los mismos es precisamente la seguridad. Mientras los sistemas informáticos sigan evolucionando e integrándose entre sí, crecerá la cantidad de amenazas potenciales para la información gestionada por las organizaciones. Disponer de soluciones de copia de seguridad y recuperación que ofrezcan un blindaje adecuado es crítico para proteger y preservar los datos.
Menos estrés y menos costes
Por otro lado, la facilidad de gestión también cuenta. La restauración de datos perdidos es un proceso cuya urgencia puede causar un estrés desgastante al talento humano y a los directivos. En tanto las soluciones de recuperación sean más efectivas y rápidas, el procedimiento causará menos presiones. Más aún, las soluciones de copia de seguridad y recuperación de datos reduce la sobrecarga de trabajo, lo que implica un significativo ahorro de costes.
Custodia de backup externalizada entre las soluciones de almacenamiento de copias de seguridad
Todavía hay muchas pequeñas y medianas empresas que realizan y almacenan copias de seguridad de datos dentro de la empresa. Estas copias se guardan en servidores propios, ordenadores y dispositivos de almacenamiento como cintas, pendrives, CD y DVD. Sin embargo, es pertinente resaltar que hay soluciones más seguras en el mercado que garantizan una rápida recuperación de la información en caso de emergencia. Como dijimos, existen proveedores de Backup como Servicio, que no es otra cosa que el almacenamiento de datos en servidores externos remotos. Es decir, que son una modalidad del cloud computing que convierte el almacenamiento y protección de datos en un servicio de pago por uso.
Hasta hace 10 años, solo 1% las pymes españolas empleaban el servicio de custodia de backup por empresas especializadas. Aun así, al igual que el backup remoto, es una opción que facilita el cumplimiento de la normativa de protección de datos y aseguran la continuidad del negocio.
La gestión de custodia de copias de seguridad por parte de un proveedor cualificado empieza con la recolección de cintas y otros dispositivos con la información en la empresa contratante. El proveedor emplea maletines especiales para trasladar este material hasta un centro de seguridad bajo su responsabilidad. Este almacén cuenta con medidas de apropiadas para que la información se conserve intacta en sus soportes.
Normadat proporciona el servicio de custodia de backup preferido por reconocidas organizaciones
Efectivamente, los dispositivos de seguridad de las instalaciones de Normadat incluyen recintos especiales tipo sala Faraday para soportes de backup y material sensible. En resumen, una sala o jaula de Faraday es un contenedor cuyo revestimiento está integrado por materiales conductores de electricidad, como mallas o planchas metálicas. Las mismas funcionan como un blindaje que evita los efectos de un campo eléctrico exterior. Esta es una de las medidas por las que Normadat garantiza la preservación de las copias de seguridad de datos hasta su uso o caducidad.
Por estas y otras razones, organizaciones como Renfe, La Liga de Fútbol Española, Endesa e ING, entre otros, confían en nuestros servicios. En Normadat suministramos un servicio completo de custodia de backup, resumido en la siguiente secuencia:
- Recogida en tu empresa de los backups. Allí realizamos un inventario completo de la documentación y recopilamos los datos requeridos para la fácil recuperación de cualquier cofre con soportes. Esto es posible gracias a las descripciones que tu empresa nos proporciona.
- Grabación del inventario. Con este propósito, creamos una base de datos para registrar el inventario anterior. De esta manera, garantizamos un acceso inmediato al cofre o soporte requerido, con control de los préstamos de cofres o soportes al cliente. Además de la fácil ubicación de cada uno.
- Recogida y transporte. En el momento de la contratación, establecemos con el cliente un calendario de intercambio de soportes. En este detallamos la frecuencia de los transportes (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.), el horario aproximado y la dirección de entrega.
Acceso a los soportes
Cuando tu empresa requiera un cofre o soporte, podrás solicitarlo de acuerdo a las siguientes modalidades:
- Entrega de un cofre o soporte que coincida con el próximo intercambio programado.
- Suministro de un cofre o soporte al día hábil siguiente.
- Envío de un cofre o soporte urgente en dos horas, entre las 8:00 de la mañana y las 5:00 de la tarde, en días hábiles.
- Entrega de un cofre o soporte urgente en 2 horas, durante el resto de horarios.
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